Jak pisałem tydzień temu („Co elektronizować? Dylemat dwóch „trybów” podpisu„) zasadniczą przesłanką, która powinna zachęcać do stosowania EZD w danym procesie administracyjnym jest wykorzystywanie komunikacji elektronicznej w kontaktach z klientami oraz w procesach wewnętrznych. Występują jednak jeszcze takie kategorie zadań, gdzie ciągle dominującą, a czasami wręcz jedyną formą komunikacji są pisma papierowe. Taka sytuacja sama w sobie nie jest jeszcze przesłanką, aby „skreślać” EZD, bo należy mieć na uwadze, że wprowadzenie EZD dotyczy sposobu dokumentowania akt spraw wewnątrz podmiotu, które może być elektroniczne, niezależnie od kanału komunikacji (który może być papierowy).
Prymat elektronizacji na etapie wysyłki został opisany tydzień temu. A jak należy na to spojrzeć w kontekście przesyłek wpływających? Kiedy w sprawie klasyfikowanej jako prowadzonej w EZD klient składa pismo (wniosek) papierowy należy go zeskanować w celu wprowadzenia do systemu klasy EZD, a egzemplarz papierowy odłożyć do tzw. składu chronologicznego. Na takim piśmie papierowym nie musimy już wykonywać czynności kancelaryjnych, takich jak nanoszenie znaku sprawy czy dekretacji, bo to będzie „odnotowywanie” w systemie, jako metadane. Sama czynność skanowania, też może zostać pominięta, jeżeli kierownik podmiotu wskaże dany rodzaj dokumentacji jako wyjątek od skanowania w odrębnym zarządzeniu (np. ze względu na rozmiar, treść lub objętość). Jest to jeden z obowiązków przy wprowadzaniu EZD, gdyż punkty kancelaryjne muszą wiedzieć co powinny, a czego nie powinny skanować.
Biorąc pod uwagę właśnie czynność skanowania, przepisy kancelaryjne przewidują dwa rodzaje „zbiorów” dla pism wpływających w ramach składu chronologicznego. Zbiór dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe (zeskanowano 100% pisma) i zbiór, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego (mniej niż 100% lub brak skanu). Informacja o stopniu odwzorowania cyfrowego pisma papierowego musi zostać odnotowana w systemie klasy EZD, a sam papier trafia do właściwego segregatora lub teczki w składzie chronologicznym. Jeżeli w podmiocie występuje kilka składów chronologicznych to w systemie powinien zostać wskazany właściwy skład dla każdego z pism. Należy przy tym pamiętać, że w składzie chronologicznym powinny znajdować się tylko dokumenty, które są elementem sprawy prowadzonej w EZD – gdzie JRWA wskazane jest jako EZD. Z praktyki wiem, że pracownicy mają problem ze zrozumieniem logiki działania składu chronologicznego i przed wprowadzeniem EZD należy położyć duży nacisk na przekazanie wiedzy pracownikom w tym właśnie zakresie, bo inaczej szybko skład może zmienić się w rodzaj „śmietnika” gdzie pracownicy będą „wrzucać” niekoniecznie to, co trzeba.
Przy standardowych pismach, które będą podlegać skanowaniu w 100% (o ile nie ma przesłanek wynikających z przepisów odrębnych), warto wprowadzić EZD – odejdą nam tu adnotacje na piśmie, egzemplarz ad acta. Odpowiedzi będą tylko w postaci elektronicznej, co przełoży się na oszczędności papieru, wydruku itp., a finalnie łatwiej będzie też później takie akta sprawy archiwizować (o tym szerzej napiszę w jednym z kolejnych wpisów). Całość akt sprawy jest w tutaj w systemie klasy EZD – w 100 %.
Przy niepełnych odwzorowaniach cyfrowych lub ich braku do rozpatrzenia sprawy konieczne jest posiadanie oryginału pisma, a więc praca odbywa się z dokumentacją papierową. Jeżeli podczas realizacji danego zadania większość dokumentacji wpływającej ma taką postać to wydajność realizacji zadania w EZD nie jest już taka duża. W tej sytuacji nie będziemy bowiem mieli całości akt w systemie klasy EZD – będzie ona rozproszona na system i na skład chronologiczny. I choć EZD dalej jest tu możliwe to jednak względy praktyczne powinny skłaniać do głębszej refleksji w tym temacie. Zwłaszcza w sytuacji, gdzie istniej konieczność lub ryzyko przekazywania później akt sprawy do innego organu, sądu lub archiwum państwowego – rozproszenie dokumentacji będzie tutaj utrudnieniem.
Decydując się na EZD dla danego zadania należy zatem ocenić, czy możemy skompletować całość lub zdecydowaną większość akt spraw w systemie – zwłaszcza dokumentacji wpływającej. Musimy też pamiętać, że dotyczy to wszystkich spraw realizowanych w ramach danej klasy JRWA i nie mamy tu niestety pola manewru na poziomie pojedynczej sprawy – choć osobiście, biorąc pod uwagę rozwój EZD, jestem zwolennikiem „liberalizacji” przepisów w tym zakresie.
Za tydzień o dylematach związanych z EZD i wykorzystaniem systemów dziedzinowych.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.