Jak pisałem ostatnio wprowadzenie EZD nie oznacza, że od razu wszystkie sprawy czy zdania realizujemy tylko elektronicznie, lecz przez pewien czas w podmiocie występuje okres „koegzystencji” zadań papierowych i elektronicznych. Każda organizacja musi wskazać system podstawowy oraz sama określić „proporcje” tej koegzystencji. W tym celu powinno się dokonać analizy rodzajów spraw prowadzonych w jednostce, stosowanych klas JRWA, przepisów prawa regulujących poszczególne procesy oraz sposobów dokumentowania ich realizacji. Zebranie tych danych pozwoli wytypować klasy JRWA, a tym samym zadania, które w sposób optymalny nadają się do procedowania w modelu EZD.
Optymalizacja ma tu kluczowe znaczenie, bo choć teoretycznie prawie wszystkie rodzaje spraw możemy realizować w modelu EZD, to nie wszystkie zdania procedowane w tym modelu dadzą taki sam efekt „jakościowy”. Oczywistym jest, że najbardziej korzyści z EZD odczuwalne będą przy zadaniach realizowanych głównie w postaci elektronicznej. Powinny być to zatem procesy wewnętrzne, jak i te gdzie klienci komunikują się w znacznej mierze środkami komunikacji elektronicznej. Ponieważ w dzisiejszym świecie niemal każdy dokument rozpoczyna swój byt jako dokument elektroniczny, a jednocześnie model elektronicznej komunikacji staje się dominujący, to przejście na elektroniczne procedowanie spraw zwalnia urzędników z szeregu kancelaryjnych obowiązków, takich jak przykładowo: drukowanie pism elektronicznych, nanoszenie znaku sprawy, dekretacji, podpisu, informacji o weryfikacji podpisu elektronicznego czy też sposobu wysyłki na egzemplarz papierowy.
Prowadzenie sprawy elektronicznej w systemie klasy EZD jest wtedy odczuwalnie wygodniejsze niż byłoby to w systemie papierowym.
Dobrą tego egzemplifikacją jest kwestia podpisywania pism wychodzących. Przy komunikacji elektronicznej z klientem i papierowych aktach sprawy trzeba stworzyć przynajmniej dwie wersje danego dokumentu i jeden podpisywać elektronicznie, a drugi własnoręcznie. Dla podpisującego jest to z reguły duża niedogodność, podobnie jak dla urzędników, którzy często muszą „łapać” i „pilnować” w tym zakresie swoich szefów. W modelu EZD i komunikacji elektronicznej mamy jedną wersję i jeden oryginał dokumentu, jedną postać podpisu, zero wydruku i możliwość „puszczenia szefa na zdalną”. Krótko mówiąc: znacznie mniej komplikacji!
Oczywiście często jest tak, że podczas realizacji zadania modele komunikacji z klientami mogą być różne; część chce papier, część elektronikę. Podczas moich rozmów z pracownikami o wdrożeniu EZD często słyszałem argument, że klienci dalej w znacznym stopniu preferują papier, więc to EZD im się „nie opłaca”, a szef nie chce podpisywać pism w różnych trybach. Ale i na ten zarzut do EZD są środki zaradcze. Już dziś mamy art. 39 par. 3 KPA, który zwalnia z podpisywania pism własnoręcznie dla klienta przy spełnianiu odpowiednich warunków. Czyli generujemy dokument w systemie klasy EZD, podpisujemy elektronicznie, a stronie wysyłamy wydruk. Wystarczy podpisać raz – elektronicznie. Przed nami też doręczenia elektroniczne, gdzie, co do zasady, większość pism będzie wychodzić tylko elektronicznie z podpisami elektronicznymi, więc szefowie już od podpisów elektronicznych nie uciekną. Będą mogli uciec tylko w drugą stronę – aby nie podpisywać dokumentu ad acta własnoręcznie. „Kierunek EZD” wydaje się więc oczywisty!
Na marginesie warto dodać, że widziałem też instrukcję kancelaryjną, gdzie dopuszczono sytuację, że podpisanie pism wychodzących w systemie klasy EZD zwalania z konieczności składania własnoręcznego podpisu na dokumencie ad acta w sprawie „papierowej”. Wystarczy tu uwierzytelniony wydruk z systemu klasy EZD z informacją o podpisie.
„Prymat” podpisu elektronicznego nad własnoręcznym i komunikacji elektronicznej nad papierową staje się rzeczywistością i są to koronne argumenty za realizacją zdań w EZD. Nie będzie jednak tak w każdym procesie administracyjnym i będą takie kategorie zadań, gdzie mimo możliwości pracy w EZD, bardziej praktyczny będzie jeszcze „papier”. Na co jeszcze należy zwrócić uwagę typując zdania do EZD? O tym za tydzień.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
