Pisałem ostatnio o wyjątkach i znaczeniu definiowania na poziomie klas JRWA sposobu obsługiwania różnych kategorii zadań (tradycyjny/EZD) w podmiotach publicznych. Myśląc o wprowadzeniu EZD musimy dokonać przeglądu JRWA i ocenić, które z zadań „nadają się” do prowadzenia elektronicznego, a które tymczasowo dalej wygodniej będzie prowadzić papierowo. Taki przegląd powinien zostać dokonany w oparciu o kryteria merytoryczne, a nie „odczucia i chęci” pracowników, bo tu często (niestety) mamy do czynienia z dążeniem do zachowania status quo.
Na początku często ważniejsze od liczby klas w EZD jest to, aby EZD dotyczyło jak największej liczby pracowników, aby mogli się go nauczyć i na podstawie własnych doświadczeń ukształtować „nastawienie” do EZD. Rozmawiając z pracownikami, którzy realizują zadania (sprawy) prowadzone zarówno w systemie tradycyjnym, jak i w EZD, w zdecydowanej większości wskazują oni, że preferują ten drugi, gdyż jest „przyjaźniejszy” i wymaga od nich mniej „biurokratycznych obowiązków”. Często okazuje się przy tym, że na etapie wprowadzania EZD nie byli jego entuzjastami i podejście to zmieniało się w czasie. Dlatego dobrym rozwiązaniem wydaje mi się stopniowe wprowadzenie EZD w organizacji, aby każdy mógł „odczuć i sam przekonać się” do EZD.
Takie podejście ma jednak także pewne ryzyka. Pracownicy muszą być świadomi, że nie każde zadanie będą dokumentować tak samo – muszą wiedzieć, że np. zadanie A realizuje się w „klasie tradycyjnej”, a np. zadanie B w „klasie EZD”. Tu z pomocą przychodzi często praktyka zakładania wszystkich spraw w systemie klasy EZD, który wskazuje czy zakładana sprawa jest papierowa czy elektroniczna (czerwona czy zielona jak to określają systemy rządowe).
Okres współistnienia obu rodzajów klas w organizacji z reguły trochę trwa i pracownicy muszą wiedzieć, że założenie sprawy „papierowej” w systemie teleinformatycznym nie zwalnia ich z obowiązku kompletowania akt w postaci papierowej. Wykonane prace w systemie muszą finalnie i tak mieć odzwierciedlenie w teczce aktowej – czyli drukarko, do boju! W zależności od zapisów w instrukcjach kancelaryjnych różnie może się to materializować w papierze lub na papierze (np. podpis prowadzącego sprawę zamiast podpisów dekretującego lub podpisującego pismo, wydruk raportu weryfikacji podpisów elektronicznych). Nie może być też sytuacji w drugą stronę, gdy mimo prowadzenia sprawy w modelu EZD np. papier trafia do teczek aktowych zamiast do składu chronologicznego lub drukowane są dokumenty elektroniczne.
Dobrą praktyką jest prowadzenie spraw papierowych także pomocniczo w systemie klasy EZD (aby np. generować z niego spisy czy metryki spraw dla akt papierowych), bo to ułatwia też „ogarnięcie” dokumentacji w organizacji, ale jednocześnie jest to dodatkowa praca dla urzędnika, dlatego taki okres prowadzenia spraw „dwutorowo”, nie powinien trwać zbyt długo i należy dążyć do jak najszybszego przejścia jedynie „w tryb EZD”. Jeżeli pracownicy zostali odpowiednio przygotowani do pracy w EZD i mogą liczyć na wsparcie osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie EZD, podjęcie takiej decyzji nie będzie rodziło oporu z ich strony, a wręcz przeciwnie – proces stopniowego zwiększania klas w EZD będzie postępował, jeżeli nie z inicjatywy to przynajmniej za aprobatą załogi.
A jak to jest z tym typowaniem klas JRWA (zdań) do EZD – o tym za tydzień:)
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
