18 kwietnia odbyło się kolejne spotkanie w ramach Forum Zarządzania Publicznego. Organizator – dr Marcin Sakowicz – poświęcił je tematowi zarządzania wiedzą, zapraszając uznanych wykładowców i praktyków.
Forum Zarządzania Publicznego to bardzo cenna inicjatywa KSAP, której celem jest „wspieranie efektywnego zarządzania jednostkami sektora publicznego w Polsce, m.in. poprzez: zidentyfikowanie innowacyjnych trendów w funkcjonowaniu administracji publicznej, dzielenie się doświadczeniami i wnioskami z realizowanych badań naukowych, stworzenie platformy do wymiany dobrych praktyk w zarządzaniu i funkcjonowaniu jednostek administracji publicznej”.
Sesję rozpoczęły dwie prezentacje wprowadzające. Pierwszą przygotował dr hab. prof. SGH Paweł Wyrozębski. Mnie szczególnie zainteresowała wspomniana w jej trakcie jednostka w amerykańskiej armii – Center for Army Lessons Learned – odpowiedzialna za zbieranie doświadczeń. Jednostka ta zachęca do dzielenia się doświadczeniami w celu „usunięcia luk, zwiększenia gotowości i modernizacji”. CALL gromadzi, analizuje, rozpowszechnia, integruje i archiwizuje wnioski wyciągnięte z przeszłych zdarzeń/projektów/działań. CALL prowadzi badania nad pierwotną przyczyną, definiuje trendy/tematy, koordynuje działania ze społecznością interesów, której wnioski zostały wyciągnięte, i inicjuje rozwój produktu.
W trakcie swojego wystąpienia prof. Wyrozębski zachęcał do bieżącego spisywania kolejnych doświadczeń, nabywanych w trakcie trwania projektu (zadania/zadań). Wskazywał, że jednym z wielu powodów niedzielenia się wiedzą jest niewiedza – skoro sam nie wiem, że wiem coś cennego, nie dzielę się tym z innymi. W tym kontekście pojawiło się określenie „wysp wiedzy” – silosów, które wiedzą wprawdzie dysponują, ale między którymi nie odbywa się jakakolwiek wymiana.
Z wystąpienia Pawła Wyrozębskiego najmocniej zapadło mi jednak w pamięci to, co mówił o „brokerach wiedzy”. Mówił to w kontekście konieczności stworzenia warunków do instytucjonalnej, a nie tylko oddolnej, spontanicznej praktyki dzielenia się wiedzą. W organizacjach (a już na pewno tych publicznych, w znacznym stopniu decydujących o jakości usług publicznych) powinno być tworzone stanowisko specjalisty ds. wiedzy, a być może i cała komórka ds. zarządzania wiedzą (coś co w metodyce projektowej nazwalibyśmy PMO – project management office). Stanowisko lub komórka taka sprzyjałaby zorganizowanej, ciągłej i efektywnej dyfuzji wiedzy w organizacji.
Drugą prezentację przedstawiła Aleksandra Malarz z Ministerstwa Klimatu i Środowiska. Opisywała ona przykład zarządzania zasobami wiedzy na podstawie doświadczeń Ministerstwa Klimatu i Środowiska. Pani Malarz opisywała projekt, którego celem było „stworzenie i udostepnienie bazy danych (repozytorium wiedzy) dostępnej dla pracowników Ministerstwa, w której znajdą się aktualne i kompletne informacje z obszaru m.in. opinii prawnych, dokumentów o charakterze strategicznym, opracowań, raportów i analiz itp.”.
Wartym odnotowania w tej prezentacji było spostrzeżenie, że problemem w organizacji może wcale nie być brak wiedzy, ale jej zalew (nadmiar) – przez co nie jest ona przyswajalna – a także to, że warunkiem powodzenia realizacji projektu polegającego na uruchomieniu repozytorium wiedzy (przekrojowego, a nie w ramach jednej tylko komórki) jest jego uznanie i stałe wspieranie przez dyrektora generalnego urzędu (bez sygnału z góry, na poziomie pracowniczym może nie być przekonania, że dzielenie się wiedzą jest na prawdę ważne).
Obie prezentacje dostępne są do pobrania na stronie internetowej wydarzenia. Na zachętę wklejam bardzo pouczające zestawienie z prezentacji prof. Wyrozębskiego.
W dalszej części spotkania odbył się panel dyskusyjny zatytułowany: „Jak systemowo zarządzać wiedzą w instytucjach publicznych?”. W tej części notowałem już bardzo pobieżnie, ale i z tym chciałbym się z Państwem podzielić:
- Monika Malinowska, Biuro Rzecznika Praw Pacjenta – People Innovation (konferencja, na której możemy sporo się dowiedzieć i nauczyć), Confluence (korzystają do zarządzania wiedzą)
- Prof. Wyrozębski – Potrzebne są osoby „rozporwadzające”, które orientują się przekrojowo i są w stanie szybko „przekierowywać” do właściwych miejsc
- Dr Dionizy Smoleń – Potrzebujemy świadomych liderów promujących rozwiązania z dziedziny zarządzania wiedzą
- Tomasz Ugryn, Rządowe Biuro Monitorowania Projektów – Administracja to wielki okręt na pełnym morzu, nie można pozwolić sobie na generalny jego remont, trzeba to robić „deseczka po deseczce” żeby wszystko dalej działało
- Prof. Jacek Strojny – trzeba dostrzegać ciąg: dane —> informacja —> wiedza —> decyzja
Kwietniowe spotkanie Forum Zarządzania Publicznego oceniam jak najbardziej pozytywnie. Cieszy pełna sala oraz to, że zarówno w trakcie części otwartej, jak i w trakcie późniejszych miniwarsztatów dało się wyczuć zaangażowanie przybyłych urzędników. Czy zaangażowanie to przełoży się jednak na zmianę w podejściu do zarządzania wiedzą „na miejscu”, w urzędach, w których oni pracują? Obawiam się, że to nie wystarczy – warunkiem koniecznym jest zaangażowanie i przywództwo kierownictwa każdego z urzędów. Zbyt często spotykałem się z niechętnym nastawianiem ludzi, których prosiłem o zrobienie czegoś, co wykracza poza wąskie ramy ich obowiązków służbowych (a, niestety, dzielenie się wiedzą często uznawane jest jako fanaberia i strata czasu). Tu nie ma ani miejsca, ani czasu na „promowanie”, „zachęcanie”, czy wydawanie niewiążących zaleceń z dobrymi praktykami. Kultura dzielenia się wiedzą w administracji publicznej powinna być odgórnie nakazana i egzekwowana do czasu, kiedy nawet najbardziej oporne jednostki nie zrozumieją, że dzielenie się wiedzą jest ich psim obowiązkiem. Urzędnicy rządowi należy do grona pracowników wiedzy. Wiedza ta jednak nie jest wyłącznie ich własnością, a raczej dobrem wspólnym, które powinno być optymalnie wykorzystane w każdym urzędzie dla lepszego zaspakajania potrzeb społeczeństwa.
