Co archiwizować – „oryginał” czy wytwór konwersji?

Karol Ciechoński By Karol Ciechoński
8 Min Read

Przepisy kancelaryjno-archiwalne są w aspekcie prowadzenia dokumentacji i akt sprawy zero-jednynkowe i wymagają całościowego prowadzenia danego rodzaju dokumentacji (klas JRWA) albo papierowo (model tradycyjny), albo elektroniczne (model EZD). Tymczasem rzeczywistość urzędnicza jest tutaj bardziej skomplikowana, bo dziś już praktycznie regułą jest, że administracja musi na gruncie prowadzonych spraw mierzyć się z wyzwaniem różnej postaci otrzymywanej dokumentacji. W takiej sytuacji musi dojść, co do zasady, do konwersji postaci dokumentacji poprzez jej zeskanowane (na potrzeby EZD) czy też wydrukowanie (na potrzeby papierowych akt). Mamy zatem do czynienia z dokumentem – „oryginałem”, który podlega przekształceniu do postaci zgodniej z aktami sprawy, w wyniku czego powstaje „wytwór” konwersji, który to niejako zajmuje miejsce „oryginału” i to on stanowił element akt sprawy i będzie finalnie podlegał archiwizacji.

I tutaj warto spojrzeć jak przepisy odnoszą się w takiej sytuacji właśnie do losów tego „oryginału” będącego przedmiotem konwersji. Polska administracja wchodzi w erę cyfryzacji i coraz więcej dokumentów otrzymuje w postaci elektronicznej – kiedyś głównie poprzez mail i płyty CD/DVD, dziś poprzez ePUAP, a w przyszłości poprzez e-Doręczenia. W sytuacji gdy akta mają być papierowe, taką dokumentację – o ile to możliwe – trzeba drukować. W instrukcji kancelaryjnej mamy zatem rozpisany sposób postępowania i z pocztą elektroniczną, i ePUAP, i nośnikami danych (o braku jednoznacznych wytycznych w sprawie e-Doręczeń pisałem ostatnio). Oczywiście nie w każdej z tych sytuacji mamy możliwość wydrukowania dokumentu ze względu na „zawartość” lub „wielkość” danych elektronicznych. Choć przepisy nie są tu do końca jednoznaczne, należy w takiej sytuacji przenieść dane na nośnik (o ile zostały przekazane np. poprzez ePUAP czy mail) i taki nośnik umieścić w składzie informatycznych nośników danych, w ramach którego będą podlegać archiwizacji. Tu na marginesie można dodać, że taką funkcję składu nośników może w pewnym sensie stanowić także system klasy EZD lub np. wydzielona część serwera, o ile będzie odpowiednio zabezpieczać dane. Wydaje się, że w przyszłości, gdy wszystkie podmioty publiczne będą już posiadać system klasy EZD (planowany termin obowiązku to aktualnie 2028 r.) otworzy się szansa zredefiniowania na nowo regulacji w tym zakresie. Ale skupmy się nie na tym, czego nie udało się wydrukować, ale właśnie na „oryginale” w sytuacji, gdy udało się wydrukować i nie są to dane na fizycznym nośniku danych. W przepisach brak jest regulacji określających co podmiot po takim wydrukowaniu ma uczynić z pismami na skrzynce ePUAP czy poczty elektronicznej. W zasadzie w myśl przepisów archiwalnych są one już „niepotrzebne” bo archiwizowany będzie papier i nie ma zapisów, aby w wyniku procedury brakowania czy przekazania materiałów archiwalnych wybrakować także „oryginały” danych z ePUAP czy poczty email. Mamy tu swoistą „szarą strefę” i zazwyczaj niewiele podmiotów interesuje się tymi „oryginałami”, a przecież mogą się tam znajdować dane osobowe, a nawet wrażliwe, co z punktu widzenia RODO ma doniosłe znaczenie i chyba warto, aby powstała regulacja w zakresie postępowania także z takimi „oryginałami”! Podobnie ma się tu sprawa z wysłanymi dokumentami elektronicznymi – egzemplarz ad acta ma postać papierową, a to co pozostaje na mailu czy skrzynce ePUAP znajduje się w „szarej strefie” i de facto mało kto „pilnuje” ile powinno być przechowywane.

Przepisy mówią, że jeżeli na przesyłce elektronicznej znajduje się podpis elektronicznych to na „wytworze konwersji”, czyli wydruku, umieszcza się informację o podpisie elektronicznym i dokonanej weryfikacji. Czyli teoretycznie „oryginał” nie jest potrzebny dowodowo, bo adnotacja w myśl przepisów kancelaryjnych jest wystarczająca. Coraz częściej obserwuję, że adnotacja wypierana jest przez raporty weryfikacji i jest to wystarczające dla większości polskich sądów, aby „zweryfikować” podpis dokumentu. Na obecnym etapie cyfryzacji polskiej administracji wyraźnie widać, że z punktu widzenia procesualnego dalej „wytworzony” dokument papierowy ma większą wagę niż elektroniczny „oryginał”.

O ile w zakresie modelu papierowego elektroniczne oryginały po wykonaniu konwersji nie cieszą się „atencją” przepisów kancelaryjno-archiwalnych, o tyle w modelu elektronicznym (EZD) możemy zaobserwować coś zupełnie przeciwnego z papierowymi „oryginałami”. Tutaj dokładnie uregulowano tę kwestię tworząc tzw. składy chronologiczne, które jak już pisałem wielokrotnie dla urzędników są „trudno przyswajalne” (więcej o składach tu, tu oraz tu). Tym samy każdy dokument w postaci papierowej – niezależnie od tego czy został zeskanowany w całości, częściowo lub wcale – trafia do odpowiedniego zbioru przesyłek w składzie (w pełni lub nie pełni odwzorowanych cyfrowo) i będzie podlegał archiwizacji. Mamy tutaj też zapis, że brakując dokumentację, brakuje się równolegle odpowiedniki ze składu i analogicznie przekazując materiały archiwalne przekazujemy także odpowiedniki ze składu. Czyli odmiennie niż w modelu papierowym, w modelu EZD papierowe „oryginały” podlegają odpowiednim procedurom archiwalnym i tu szarej strefy nie ma.

Ciekawe, że w nowelizacji ustawy archiwalnej jest propozycja, że po przekazaniu materiałów archiwalnych z EZD do Archiwów Państwowych dokumentacja z systemu klasy EZD ma być usunięta, bo jedynym „oryginałem” dokumentacji mają dysponować Archiwa Państwowe. Być może warto zastanowić się również nad bardziej kompleksowym rozwiązaniem kwestii pozostałych oryginałów…

W okresie przejściowym, w sytuacji rozwoju e-Doręczeń i EZD w administracji, dobrze byłoby aby ustawodawca pochylił się głębiej nad tematem zarządzania oryginalną dokumentacją elektroniczną, gdy staje się ona częścią akt papierowych. Mimo ambitnych planów pełnej elektronizacji do 2035 r. „papier” w administracji „trzyma się mocno” i wskazaną „szarą strefę” warto jakoś okiełznać.

Biorcą też pod uwagę komplikację związane z „oryginałami” dokumentów, a czasami także kłopotliwą samą konwersją (np. akt budowlanych) ciekawą opcją byłaby  eliminacji bezwzględnego wiązania postaci akt z daną klasą JRWA. Wraz z wdrożeniem systemów klasy EZD można byłoby zastosować bardziej elastyczne podejście w tym zakresie i dopuścić procedurę w pewnych sytuacjach zmiany postaci akt sprawy na poziomie danej sprawy. Sprzyjałoby to wprowadzaniu EZD w podmiotach, ale też w pewnych sytuacjach ograniczałoby potrzebę wykonywania konwersji, a tym samym dylematu „oryginału”…


Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.

Leave a comment