Już w styczniu większość administracji publicznej będzie działać w systemie e-Doręczeń. Przysłuchując się dwóm krótkim debatom sejmowym podczas nowelizacji tej ustawy, wprowadzającej okres przejściowy, dużo było o tym, że tylko 30% podmiotów, głównie po stronie samorządowej, założyło sobie adres do doręczeń elektronicznych oraz co zrobić, aby je zachęcić do „elektronizacji”. Niezmiernie ucieszyło mnie stanowisko strony rządowej, która podkreślała potrzebę wdrożenia EZD w podmiotach jako stymulatora dla „cyfryzacji” polskiej administracji. Diagnoza jest zdecydowanie słuszna, bo rozwój elektronizacji „od wewnątrz” w instytucjach publicznych jest w tym przypadku zdecydowanie konieczny, abyśmy mogli uwolnić się od papierowego oglądu świata, przynajmniej tego „urzędniczego”. Pytanie jednak czy te działania nie są podejmowane jednak trochę zbyt późno i czy nie dało się tu zrobić więcej?
Od uchwalenia ustawy o doręczenia elektronicznych do daty jej faktycznego wejścia w życie minie ponad 1500 dni i w tym okresie, wydaje mi się, trochę „przespano” ten temat.
Mam nieodparte wrażenie, że strona rządową nie do końca zdawała sobie sprawę z poziomu „elektronizacji”, a raczej jej braku, całości administracji i te 30% ją trochę zaskoczył. Usprawiedliwieniem w tej kwestii może być fakt, że nawet GUS podaje, że 86% podmiotów publicznych posiada system klasy EZD i dopiero „badania i ankiety” NASK i COI pokazały, że faktycznie jest to dużo poniżej 50%. Samo posiadanie systemu klasy EZD też zresztą jeszcze nie gwarantuje sukcesu cyfryzacyjnego, bo jest to narzędzie, którym można posługiwać się lepiej lub gorzej, wykorzystując np. tylko część jego potencjału. Ale żeby korzystać z systemu klasy EZD w pełni warunkiem koniecznym jest posiadanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych, w których w przystępny sposób opisane jest elektroniczne procedowanie z dokumentacją. Z własnego doświadczenia wiem, że dla pracowników instrukcja kancelaryjna czy Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt to trudne lektury i tutaj, zwłaszcza w kontekście „narzekań” na JST, bardzo żałuję, że nie podjęto działań nowelizacyjnych nad rozporządzeniem z 2011 r. W projekcie Strategii Cyfryzacji mamy tego zapowiedź i miejmy nadzieję, że szybko się ona zmaterializuje.
EZD potrzebuje nowego spojrzenia, bo dziś jak na dłoni widać, że tamte przepisy, pomimo swojej innowacyjności w momencie ich powstawania, mają zapisy konieczne do zrewidowania, aby EZD się dalej rozwijało.
I tutaj chciałem połączyć te dwa wątki: e-Doręczeń i przepisów kancelaryjnych. Jak dobrze pamiętam z treści instrukcji kancelaryjnej, ma ona regulować postępowanie z wszelką dokumentacją. Pytanie czy w ramach przygotowań polskiej administracji do e-Doręczeń podjęto działania aby uregulować i tę kwestię? W IK mamy zasady postępowania z mailami, z przesyłkami ePUAP, a więc naturalne jest, że powinna być regulacja też dla przesyłek z e-Doręczeń. Oczywiście część podmiotów – tych bardziej świadomych – podjęła działania w tej kwestii, ale, o ile mi wiadomo, nie było żadnej akcji informacyjnej ze strony służb archiwalnych. Wydaje mi się też, że w kontekście jednak tak dużej reformy jak wdrożenie e-Doręczeń, trzeba było zapisy z tym związane wprowadzić do Rozporządzenia z 2011 r., bo czasu, jak się niestety okazało, było aż nadto.

JST wchodzi w e-Doręczenia mając tę kwestię de facto nie uregulowaną na poziomie normatywów kancelaryjno-archiwalnych, co pokazuje, że zabrakło tu kompleksowego podejścia i działania państwa jako całości.
Wszyscy podkreślają, że e-Doręczenia to przede wszystkim wyzwanie organizacyjne, w znacznej mierze związane z obsługą dokumentacji, a tymczasem „wsparcia” merytorycznego ale i informacyjnego w tym zakresie brakuje.
Gdy przeglądam zapisy poświęcone e-Doręczeniom wprowadzane w różnych instrukcjach podmiotów to tam też mamy niejednorodność terminologiczną – raz mowa jest o przesyłkach doręczanych na adres do doręczeń elektronicznych, raz na skrzynkę doręczeń, raz mowa jest o dowodzie otrzymania, innym razem potwierdzeniu otrzymania. W przypadku akt papierowych jedne piszą o drukowaniu dowodów, a inne nie itp. Czekamy na standaryzację i może chociaż na jakieś wytyczne…
Pozostał jeszcze miesiąc, więc zachęcam wszystkie podmioty publiczne do podjęcia działań przygotowawczych do wdrożenia e-Doręczeń, ale i uregulowania wewnętrznie kwestii postępowania z dokumentację z e-Doręczeń bo taka prędzej czy później się pojawi.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.