W dzisiejszych czasach przy załatwianiu coraz większej liczby spraw urzędników wspierają systemy teleinformatyczne, określane jako tzw. dziedzinowe lub dedykowane. Mogą to być zarówno systemy rządowe, gdzie istnieje obowiązek ich wykorzystywania (np. Źródło, Centralny Rejestr Wyborców) lub systemy komercyjne, które są fakultatywne. Mamy też czasami do czynienia z sytuacją, że jakiś system nie jest obligatoryjny ale na przykład rekomendowany przez organ nadzorujący dany proces. Czasami są to systemy o charakterystyce bazy danych, gdzie tylko wprowadzane są dane z pism otrzymywanych w papierze lub poprzez inny kanał komunikacji, a czasami są to systemy, które pozwalają przyjmować i generować dokumenty elektroniczne. Systemy te pomagają zatem zrealizować mniejszy lub większy wycinek sprawy i gromadzić dokumentację to w różnym stopniu odzwierciedlającą.
W takiej sytuacji naturalnym wydaje się, że skoro mamy system to chcielibyśmy w nim prowadzić sprawy i to najlepiej elektronicznie. Niestety nie jest to takie proste. Jeżeli dany proces administracyjny nie jest wyłączony spod przepisów Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach to system teleinformatyczny, w którym chcemy go „realizować” musi spełnić wymagania leciwego już rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracyjnych z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Dzieli ono dokumenty elektroniczne na tzw. ewidencjonowane – świadczące o działalności podmiotu, i te niewidencjonowane – nieodzwerciedlające tej działalności. O ile te ostatnie nie „podlegają ochronie” i można je „procedować” w sposób przyjęty w danym podmiocie, to te pierwsze muszą już być „objęte specjalną ochroną” i – aby to osiągnąć – przetwarzane w odpowiednim środowisku – czyli w systemie teleinformatycznym spełniającym określone wymagania prawa. Wśród tych wymagań mamy takie, które często nie są realizowane przez systemy dziedzinowe, jak na przykład:
- zapewnienie odtworzenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw (czyli gromadzenie całości akt sprawy);
- wspomaganie czynności związanych z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt;
- wspomaganie i dokumentowanie procesu brakowania dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną;
- wspomaganie czynności związanych z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum państwowego (w tym generowanie tzw. paczki archiwalnej).
- pełnienie przez system funkcji archiwum zakładowego/składnicy akt.
Jest to standard dla systemów klasy EZD, a dostawcy systemów dziedzinowych zazwyczaj nie biorą tych wymagań pod uwagę – bo tworzą produkty dedykowane innym celom.
Krótko mówiąc, jeżeli system nie spełnia tych wymagań nie możemy w nim prowadzić elektronicznych akt sprawy czyli realizować procesu w modelu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD).
W związku z tym mamy tutaj dwie faktyczne alternatywy:
- realizujemy proces tradycyjnie (papierowo), a system dziedzinowy nas jedynie wspomaga – finalnie i tak wszystko musi być w papierze z odpowiednimi adnotacjami w teczkach aktowych.
- realizujemy proces w EZD integrując system dziedzinowy z systemem klasy EZD.
Jest co prawda jeszcze opcja, aby pracować w dwóch systemach jednocześnie bez integracji (i w tym klasy EZD, i w dziedzinowym), ale jest to rozwiązanie bardzo niepraktyczne.
Dlatego analizując procesy do prowadzenia w EZD należy również zwrócić uwagę na to czy mają tu zastosowanie właśnie systemy dziedzinowe oraz przeanalizować możliwości ich integracji z systemem klasy EZD jeszcze przed elektronizacją procesu. W aktualnym stanie prawnym optymalnym rozwiązaniem jest zintegrowanie wszystkich takich systemów z systemem klasy EZD, który staje się swoistym „zwornikiem” dla dokumentów elektronicznych ewidencjonowanych i elektronicznych akt spraw. W przypadku braku kompatybilności innych systemów z systemem klasy EZD, wprowadzenie EZD dla danego procesu niesie sporo ryzyk – zarówno z punktu widzenia prawidłowego zabezpieczenia dokumentacji, jak i podejścia i nastawienia samych pracowników do takiej „kulawej elektronizacji”.
Sama integracja systemów zresztą też jest często dużym wyzwaniem – ale o tym innym razem.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
