Nie było okazji wcześniej, a z racji tego, że informacja ta nie pojawiła się w Serwisie Służby Cywilnej, to warto żeby chociaż w tym miejscu ją odnotować. Ministerstwo Finansów, nota bene na prośbę szefowej służby cywilnej, w połowie lipca zorganizowało spotkanie dla dyrektorów generalnych innych resortów, w trakcie którego wymieniano doświadczenia „we wdrażaniu robotów software’owych, które przyspieszają procesy back office i wpływają na zwiększenie zaangażowania i efektywności pracy w organizacji”.
O szczegółach z przebiegu tego spotkania dowiecie się Państwo czytając wpis na stronie MF.
Do praktycznych zastosowań robotów należy weryfikacja danych z wniosków z danymi z systemów zewnętrznych, automatyczne generowanie raportów z różnych źródeł danych, przygotowanie zestawień do obwieszczeń, wprowadzanie danych do systemów IT, generowanie streszczeń i przygotowywanie projektów pism. Jedną z wielu zalet jest możliwość skalowania tych rozwiązań na wszystkie jednostki KAS, co sprzyja standaryzacji procesów i przyspieszeniu działań.
W ubiegłym roku MF poszukiwało (z powodzeniem) dwóch głównych specjalistów (dewelopera i analityka RPA) do Centrum Robotyzacji Procesów Ministerstwa Finansów, więc wygląda na to, że przy Świętokrzyskiej 12 faktycznie przykłada się dużą wagę do tego, aby pracownicy – mówiąc dosadnie – nie zajmowali się głupotami, a skupiali się na pracy merytorycznej.
Dlaczego piszę o tym spotkaniu? Nie tylko dlatego, że ciekawe jest samo automatyzowanie procesów w administracji publicznej (a jest tak bardzo ciekawe i tak bardzo ważne, że z pewnością doczeka się jeszcze wielu artykułów na Sprawnym Państwie). Warto także odnotować kolejną już, obok Forum Zarządzania Publicznego oraz Forum HR-owców, inicjatywę w korpusie służby cywilnej, która idzie w poprzek silosowej mentalności: „nasza chata z kraja”. Pisaliśmy o tym na tej stronie nie raz i byłoby świetnie, gdyby podejście wsobne, głuche na argumenty merytoryczne i praktyczne, a skupione na obronie status quo, było w administracji rządowej coraz rzadziej spotykane. Urzędnicy mają się od kogo uczyć i wcale nie muszą (a czasami wręcz nie powinny) być do tego zatrudniane komercyjne firmy. Przykładowo, w Ministerstwie Finansów dysponujemy wybitnymi ekspertami w obszarze finansów publicznych i planowania budżetowego, a w innych resortach z kolei mamy wiele osób, które w jakimś stopniu uczestniczą w procesach budżetowych, ale nie czują się w tej materii najmocniejsze. Czemu więc nie organizować spotkań, takich jak to poświęcone automatyzacji procesów, w ramach których eksperci ze Świętokrzyskiej dzieliliby się ze swoimi kolegami i koleżankami z innych ministerstw wiedzą o tych wszystkich działach, rozdziałach i paragrafach, o tej całej dyscyplinie finansów publicznych itd.?
Spotkań tego typu można byłoby organizować wiele także w innych obszarach:
- KPRM – tworzenie dobrych Ocen Skutków Regulacji
- Ministerstwo Klimatu i Środowiska – wpływ zmian klimatycznych na kształtowanie polityk publicznych
- Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – ochrona sygnalistów (choć tu akurat były ostatnio organizowane spotkania eksperckie)
No właśnie, ale do kogo powinienem zadzwonić, jeśli chcielibyśmy jako Fundacja Sprawne Państwo zaproponować takie rozwiązanie jako „nową normalność”, jako rozwiązanie systemowe, a nie okazjonalne, uzależnione od czyjejś dobrej woli? Napisaliśmy już petycję do Prezesa Rady Ministrów z propozycją, aby po każdej „istotnej zmianie dotychczas obowiązujących przepisów prawa” członkowie Rady Ministrów właściwi merytorycznie w zakresie tejże zmiany byli zobowiązani do przygotowania i przeprowadzenia spotkań informacyjnych dla organów administracji publicznej. Ale to tylko w kontekście zmian prawnych. A co z innymi tematami? Chociażby tymi niby błahymi, które wcale błahe nie są: organizacyjnymi, zamówieniowymi, zarządczymi. Który resort odpowiada za myślenie ponadresortowe?
Dominic Cummings rozpoczął swego czasu poszukiwania „dziwaków i outsiderów z nietypowymi umiejętnościami” do brytyjskiej służby cywilnej. Przydałby się bardzo, może w strukturze Kancelarii Premiera, a może w odtworzonym Urzędzie Służby Cywilnej, „Departament Myślenia Antysystemowego”. Taki, z którego za słowa „tego się nie da zrobić” albo „nie ma szans” wylatuje się z roboty. Może taka komórka podjęłaby się tego trudnego zadania, aby pozostałych urzędników skutecznie przymusić do ciągłego dzielenia się wiedzą?
