Niedawno Fundacja Sprawne Państwo skierowała do Prezesa Rady Ministrów petycję w sprawie organizacji przez członków Rady Ministrów spotkań informacyjnych dla organów administracji publicznej w przypadku istotnej zmiany dotychczas obowiązujących przepisów prawa. Petycja ma na celu rozwiązanie problemu silosowości (resortowości). „Resortowość” w znaczeniu negatywnym oznacza podział państwa na poszczególne organy („silosy”), które ze sobą nie współpracują, a czasami wręcz utrudniają realizację zakładanych celów.
W ciągu kilkunastu lat pracowałam w niejednym urzędzie. W codziennej pracy urzędnika resortowość ma także wymiar organizacyjny, proceduralny. Teoretycznie urzędnicy administracji rządowej tworzą korpus służby cywilnej. Niemniej w praktyce każdy urząd to odrębna wyspa.
Teoretycznie jedna służba cywilna
Konstytucja w art. 153 ust. 1 stanowi, że:
W celu zapewnienia zawodowego, rzetelnego, bezstronnego i politycznie neutralnego wykonywania zadań państwa, w urzędach administracji rządowej działa korpus służby cywilnej.
Moje przekonanie o jednym korpusie służby cywilnej działającym w urzędach administracji rządowej wzmacnia art. 64 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej. Przepis ten przewiduje możliwość przeniesienie urzędnika lub pracownika służby cywilnej zatrudnionego w jednym urzędzie do pracy w innym. W swojej kilkunastoletniej pracy w urzędach administracji rządowej kilkukrotnie korzystałam z dobrodziejstwa przeniesienia do pracy do innego urzędu. Zmiana pracy w drodze przeniesienia nie przerywa ciągłości pracy w służbie cywilnej. Dzięki przeniesieniu na inne stanowisko pracy można przyśpieszyć ocenę w służbie cywilnej. W ten sposób szybciej udało mi się uzyskać wyższy stopień urzędnika służby cywilnej, a więc zarabiałam więcej. Poza tym przeniesienie do innego urzędu jest szansą na awans i podwyżkę, na które w dotychczasowym miejscu pracy nie można liczyć, o rozwoju zawodowym już nie wspominając. Ogólnie rzecz biorąc, przeniesienie do pracy w innym urzędzie ma wiele plusów, ale są też pewne niespodzianki.
„A u nas robimy to inaczej„
Z mojej perspektywy pierwszą rzeczą, która uświadamiała mi, że mój nowy urząd działa inaczej od poprzedniego były kwestie kadrowe. I to te kwestie, które dotyczyły właśnie codziennego funkcjonowania pracownika. Począwszy od sposobu potwierdzania obecności, a skończywszy na zasadach składania wniosków o świadczenia pracownicze. W „scyfryzowanym” urzędzie wystarczyło przyłożenie identyfikatora na bramce, aby potwierdzić swoją obecność. W innym nie tylko musiałam podpisać się na liście obecności i podać godzinę rozpoczęcia pracy, ale także podpisać się po zakończeniu pracy i zapisać godzinę jej zakończenia. Pamiętam, jak pani z kadr zwróciła mi uwagę, że źle podpisałam się na liście. Gdy próbowałam jej wyjaśnić, że mój błąd wynikał z faktu, że w innym urzędzie musiałam podawać godzinę rozpoczęcia pracy ustaloną w określony sposób, odpowiedziała mi, że „u nas robimy to inaczej”.
Szczęściarze z pracą zdalną
Różnice w organizacji pracy w urzędach przejawiają się także w kwestii dostępności pracy zdalnej. W niektórych urzędach praca zdalna w wymiarze kilku dni w tygodniu jest standardem. W innych miejscach (poza przypadkami określonymi w przepisach) jest nieosiągalnym marzeniem pracowników. Brak jednolitych standardów w zakresie pracy zdalnej powoduje poczucie nierówności członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach niestosujących tego pandemicznego osiągnięcia. Skoro w urzędach administracji rządowej działa korpus służby cywilnej to urzędnicy go tworzący powinni mieć takie same standardy pracy.
Praca zdalna to niskokosztowy sposób na poprawę warunków pracy. Wiele urzędów od czasów pandemii stosuje pracę zdalną. Jeżeli nadal wykonują swoje zadania to wprowadzenie tej formy pracy we wszystkich urzędach nie spowoduje, że nagle państwo przestanie działać. Oczywiście pod warunkiem, że stosowane w urzędzie rozwiązania techniczne na to pozwalają.
Różnice w pozapłacowych warunkach pracy, oferowanych przez polskie ministerstwa opisał już jakiś czas temu Wojciech Kaczor. Przyjrzał się wtedy, między innymi, właśnie różnicom w zakresie stosowania pracy zdalnej.
Od papieru do… papieru
Kiedy zaczynałam swoją przygodę z administracją publiczną nikt nawet nie marzył o elektronicznym obiegu dokumentów. Jako urzędnik przygotowywałam projekt pisma, drukowałam je, a przełożony nanosił na nim odręcznie poprawki lub przybijał pieczątkę i podpisywał. Dlatego tak przełomowe było wprowadzenie w urzędzie, w którym pracowałam systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). System ten usprawnia obieg dokumentów. Dzisiaj dzięki EZD urzędnik nie musi drukować pism na etapie opracowywania projektu, a czasami w ogóle pismo ma tylko postać elektroniczną. EZD pozwala tworzyć i poprawiać pisma, podpisywać je i wysyłać, a także archiwizować wszystkie wersje dokumentów. EZD po prostu ułatwia pracę, a co najważniejsze z punktu widzenia pracownika, umożliwia pracę zdalną.
Niestety, nie we wszystkich urzędach tworzenie pism z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów jest standardem, a przynajmniej różny jest zakres spraw procedowanych elektronicznie. W rezultacie te same czynności w jednym urzędzie są wykonywane elektronicznie, a w innym papierowo. Przenosząc się z urzędu, w którym obieg dokumentów jest w pełni elektroniczny urzędnik musi się uczyć zasad działania na papierze. Tworzenie pism papierowych jest o wiele bardziej czasochłonne i droższe od EZD. Wiem, że istnieją urzędy w których papier został zupełnie wycofany z procesu tworzenia pism. Wiem, że są też takie, gdzie EZD nie jest traktowane jako podstawowe narzędzie do tworzenia dokumentacji. Tak więc nawet w tak podstawowym obszarze funkcjonowania urzędów występują istotne różnice.
„U nas KPA się nie przyjął„
Kilka lat temu od znajomego urzędnika usłyszałam, że jeden z urzędów tłumaczył się z braku zastosowania w sprawie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego faktem, że u nich „KPA się nie przyjął”.
Z perspektywy kilkunastu lat pracy w administracji mam wrażenie, że wiele rozwiązań funkcjonujących z powodzeniem w jednych urzędach nie przyjęło się w innych. Standaryzacja zasad działania instytucji publicznych jest niezbędna dla sprawnego działania państwa. Bez jednakowych standardów działania instytucji publicznych nie zapewnimy równego traktowania obywateli. Dotyczy to także równego traktowania urzędników, a więc – w wymiarze praktycznym – zapewnienia im zbliżonych warunków pracy. A przynajmniej takich, które będą ułatwiały im sprawne wykonywanie zadań państwa. W końcu państwo polskie jest jedno, tak jak i jeden jest korpus służby cywilnej.
