W administracji publicznej komunikacja odbywa się przede wszystkim pisemnie. Ma to swoje uzasadnienie, ale powoduje też niemałe problemy. Częściowo związane są one z tym, że komunikacja zawsze jest utrudniona, gdy nie widzimy ani nie słyszymy nadawcy/odbiorcy komunikatu. Częściowo problem wynika jednak ze skomplikowanego obiegu dokumentacji.

Pisma, niezależnie od ich postaci (papierowej czy elektronicznej), zazwyczaj wpływają do urzędu przez wspólne dla całego urzędu tzw. punkty kancelaryjne. Dopiero potem przekazywane są zgodnie z właściwością (dekretowane) do odpowiedniej komórki organizacyjnej, która (samodzielnie lub przy współpracy z innymi) zajmuje się daną sprawą. Jeśli gdzieś po drodze przytrafi się „słabe ogniwo”, jakość załatwienia sprawy może mocno ucierpieć. Sam obieg pism jak i załatwienie sprawy wewnątrz organizacji może być realizowane elektronicznie, ale do tego wymagane jest wdrożenie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją – EZD.
Już od najbliższego poniedziałku zaczniemy publikować kolejne wpisy Karola Ciechońskiego, eksperta do spraw e-administracji w Urzędzie Miasta Lublin, specjalisty do spraw elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) oraz do spraw kancelaryjno-archiwalnych. Pan Karol będzie sukcesywnie dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem. Będzie też wskazywał na dobre praktyki w zakresie stosowania EZD oraz na częste błędy popełniane przez użytkowników.
Zachęcamy do bieżącego śledzenia wpisów Karola Ciechońskiego. EZD jest coraz powszechniejszą praktyką w polskich urzędach, ale niekiedy sposób korzystania z tego narzędzia daleko odbiega od zasad przekazywanych w trakcie szkoleń wdrażających. Warto zatem podejść do tematu na poważnie i uczyć się od najlepszych!