Polską administrację czeka w najbliższym czasie cyfrowa transformacja. Ma ona zarówno wymiar zewnętrzny, związany z elektroniczną komunikacją z klientami (doręczenia elektroniczne, KSEF, e-usługi), jak i nie mniej ważny wymiar wewnętrzny, związany z przejściem na elektroniczną realizację procesów wewnątrz instytucji, czyli przede wszystkim na elektroniczne akta spraw.
Kierunek odchodzenia od papieru i zastępowania go rozwiązaniami cyfrowymi jest dzisiaj oczywisty, ale realizacja idzie bardzo powoli. Ciągłe odraczanie e-Doręczeń i KSEF są tutaj widoczną egzemplifikacją tego faktu, niemniej jednak, według mnie, główna przyczyna tych „opóźnień” leży właśnie w wymiarze wewnętrznym. Jeżeli pracownicy instytucji publicznych wewnątrz organizacji nie myślą i nie działają cyfrowo, to trudniej przejść na cyfryzację także w kontaktach zewnętrznych. Na dzień dzisiejszy wciąż jest jeszcze za wiele instytucji tkwiących w „papierowym matrixie”, które mając do wyboru dwie pigułki: niebieską, oznaczającą status quo i czerwoną, oznaczającą innowację – z rożnych przyczyn wybierają tą pierwszą. Te, które wybrały drugą i podjęły wyzwanie cyfryzacji łatwiej adoptują się do nowej rzeczywistości i będą beneficjentami transformacji.
Co jest zatem tą czerwoną pigułką? Co trzeba zrobić, aby odejść od papieru w wymiarze wewnętrznym? Tym czymś jest elektroniczne zarządzanie dokumentacją, czyli „słynne” EZD. Pracując w EZD pracownicy zaczynają „myśleć i działać cyfrowo”, co w dzisiejszym świecie ma kluczowe znaczenie. Istotną rolę EZD w procesie transformacji administracji dostrzega Ministerstwo Cyfryzacji, które planuje wprowadzić obowiązek posiadania systemów klasy EZD w podmiotach publicznych do 1 stycznia 2028 r. Tylko synergia cyfrowości w wymiarze wewnętrznym i zewnętrznym może wyprowadzić całą administrację z „papierowego” matrixa.
Problem „iluzji” cyfrowości
Samo wdrożenie systemu teleinformatycznego klasy EZD nie oznacza jeszcze, że działamy w EZD. Bo EZD to przede wszystkim wdrożenie organizacyjne – wprowadzenie nowego sposobu realizacji procesów i zarządzania dokumentacją wewnątrz instytucji; już nie papierowego, lecz elektronicznego. I to wdrożenie z reguły jest największym wyzwaniem dla instytucji publicznych!
Jak pokazywał raport Cyfryzacja urzędów miast z 2022 roku, spośród urzędów miast posiadających systemy klasy EZD jedynie w ok. 29% EZD było podstawowym sposobem dokumentowania spraw! Także zdecydowana większość urzędów wciąż „trzyma się” w znacznej mierze papieru mimo tego, że posiada narzędzie by to zmienić. Parafrazując słowa słynnych piosenek, czasami to ten drugi krok bywa trudniejszy, a samo posiadanie systemu wcale nie musi być lekiem na całe (papierowe) zło. Warto bowiem mieć na uwadze, że wdrożenie EZD to nie jest zagadnienie stricte informatyczne i aby zakończyło się sukcesem nie może opierać się głównie na służbach informatycznych.
Dla wielu urzędników już sam fakt pracy w systemie teleinformatycznym, w którym mogą dekretować, akceptować czy podpisywać i wysyłać elektronicznie dokumenty jest pracą w EZD. Nie zawsze tak jest i to warto sobie to uzmysłowić. Często bowiem i tak finalnie muszą „powielić” te czynności na papierze. Innym przykładem dezorientacji części pracowników w obszarze e-administracji jest przykład skanów. Nagminna praktyka komunikacji poprzez skany czyli elektroniczne „substytuty” papieru pokazuje to, że nawet próbując realizować pewne czynności elektronicznie, mentalnie często dalej tkwimy w papierze. Oba przykłady dobrze pokazują, że tym samym mamy do czynienia z iluzją cyfrowości bo zatrzymujemy się w pół drogi do celu. Działając po części elektronicznie nie eliminujemy do końca „myślenia papierowego”!
Droga do tego aby takich „nieporozumień” było mniej, a e-administracja się rozwijała, w mojej ocenie, prowadzi poprzez upowszechnienie EZD i wiedzy na czym ono polega.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na Linkedin , gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
