e-Doręczenia – materiały pomocnicze od Fundacji Sprawne Państwo

Karol Ciechoński By Karol Ciechoński
6 Min Read

Od pierwszego stycznia większość urzędów i instytucji publicznych ma obowiązek korzystania z e-Doręczeń. Początki zawsze bywają trudne, dlatego Fundacja Sprawne Państwo opracowała materiały pomocnicze, które powinny przydać się w procesie wdrażania systemu w życie.

W mediach pojawiły się sygnały, że niektóre urzędy, na przekór obowiązującym już przepisom, upierają się przy pozostaniu przy dotychczasowych kanałach komunikacji. Przyzwyczajenie jest wprawdzie drugą naturą człowieka, ale z pewnością nie stanowi to wystarczającego powodu, aby naruszać świętą zasadę organów władzy publicznej – działania zawsze „na podstawie i w granicach prawa”.

Stosowanie ustawy o doręczeniach elektronicznych polega w szczególności na doręczeniu oficjalnej korespondencji urzędowej w ramach dwóch usług – PURDE i PUH.

1. Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) – polega na wysłaniu i odebraniu korespondencji elektronicznej pomiędzy podmiotami publicznymi oraz między podmiotami publicznymi a niepublicznymi. Usługa jest realizowana przez operatora wyznaczonego. Nadawca i odbiorca otrzymują tzw. dowód otrzymania – dowód, który zawiera informację o dacie doręczenia.

2. Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH) – polega na tym, że nadawca wysyła korespondencję w postaci elektronicznej, a następnie korespondencja ta przekształcana jest w przesyłkę listową oraz dostarczana adresatowi w przewidywanym terminie. Usługa jest przeznaczona tylko dla podmiotów publicznych oraz realizowana przez operatora wyznaczonego. Nadawca otrzyma EPO, czyli Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru – dowód, który zawiera informację o dacie doręczenia bądź zwrotu przesyłki.

Na instytucje publiczne został nałożony prawny obowiązek doręczenia korespondencji w ramach tych usług, w pierwszej kolejności w ramach PURDE, co wyrażone zostało w następujących zapisach art. 4 i 7 ustawy:

Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.

Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.

Zgodnie z ustawą pracownicy instytucji publicznych muszą zatem od teraz dokonywać weryfikacji czy odbiorca posiada adres do doręczeń elektronicznych (ADE) wpisany do nowego rejestru publicznego – Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Jest to nowy obowiązek, wcześniej nie występujący w polskim prawie, od którego zależeć będzie skuteczność doręczenia korespondencji do adresata.

Dopiero w przypadku, gdy adresat nie posiada ADE zastosowanie znajduje PUH, w ramach której też realizowana jest wysyłka dokumentu w postaci elektronicznej (pdf do 15 MB).

Od realizacji e-Doręczeń przewidziano liczne wyjątki, opisane głównie w artykułach 3 i 6 ustawy. W ramach różnych procedur administracyjnych mogą występować też pewne modyfikacje modelu e-Doręczeń.

Aby ułatwić zrozumienie nowych przepisów Fundacja Sprawne Państwo przygotowała pięć schematów pomocniczych obrazujących realizację e-Doręczeń. Schematy są przeznaczone dla podmiotów stosujących e-Doręczenia w pełnym zakresie (PURDE i PUH).

Schemat nr 1 – Stosowanie ustawy o doręczeniach elektronicznych (z uwzględnieniem wyjątków od ustawy)
Schemat ukazuje możliwe wyjątki w zakresie e-Doręczeń i możliwe sposoby doręczeń. Przy stosowaniu e-Doręczeń trzeba odpowiedzieć sobie na dwa kluczowe pytania: (1) czy przesyłka wymaga potwierdzenia nadania lub odbioru oraz (2) czy przepisy szczególne zawierają regulacje w zakresie realizacji procesu doręczenia danej kategorii korespondencji. W roku 2025 możliwe jest także stosowanie wyjątku organizacyjnego na gruncie art. 147 ust. 5.
Schemat nr 2 – Doręczenie do podmiotu niepublicznego od 1 stycznia 2025 r. na gruncie ustawy o doręczeniach elektronicznych przez podmiot publiczny stosujący PUH (bez uwzględniania wyjątków)
Schemat wskazuje hierarchię doręczeń do podmiotów niepublicznych w ramach ustawy, w tym sytuacje, gdy możliwe jest zastosowanie ePUAP.
Schemat nr 3 – Doręczenie do podmiotu niepublicznego od 1 stycznia 2025 r. na gruncie ustawy o doręczeniach elektronicznych i KPA przez podmiot publiczny stosujący PUH, gdy strona nie działa poprzez pełnomocnika (bez uwzględniania wyjątków)

Schemat nr 4 – Doręczenie do podmiotu niepublicznego od 1 stycznia 2025 r. na gruncie ustawy o doręczeniach elektronicznych i KPA przez podmiot publiczny stosujący PUH, gdy strona działa poprzez pełnomocnika (bez uwzględniania wyjątków)
Schematy nr 3 i 4 obrazują modyfikację hierarchii doręczeń do podmiotów niepublicznych z uwzględnieniem przepisów KPA w dwóch wariantach – gdy odbiorcą korespondencji jest strona lub jej pełnomocnik.
Schemat nr 5 – Doręczenie do podmiotu publicznego od 1 stycznia 2025 r. na gruncie ustawy o doręczeniach elektronicznych przez podmiot publiczny stosujący PUH. (bez uwzględniania wyjątków)
Schemat dotyczy doręczeń do podmiotów publicznych, gdzie co do zasady wymiana korespondencji powinna być realizowana elektronicznie (ePUAP jest równoważny PURDE).

Mamy nadzieje, że prezentacja e-Doręczeń w postaci graficznej ułatwi wszystkim realizację nowych obowiązków. Oczywiście materiały te mają charakter wyłącznie pomocniczy względem oficjalnych poradników, opracowanych w MC. Zachęcamy do korzystania z udostępnionych przez resort materiałów oraz do zapoznania się z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania dotyczące korzystanie z e-Doręczeń.

Leave a comment