Od pierwszego stycznia większość urzędów i instytucji publicznych ma obowiązek korzystania z e-Doręczeń. Początki zawsze bywają trudne, dlatego Fundacja Sprawne Państwo opracowała materiały pomocnicze, które powinny przydać się w procesie wdrażania systemu w życie.
W mediach pojawiły się sygnały, że niektóre urzędy, na przekór obowiązującym już przepisom, upierają się przy pozostaniu przy dotychczasowych kanałach komunikacji. Przyzwyczajenie jest wprawdzie drugą naturą człowieka, ale z pewnością nie stanowi to wystarczającego powodu, aby naruszać świętą zasadę organów władzy publicznej – działania zawsze „na podstawie i w granicach prawa”.
Stosowanie ustawy o doręczeniach elektronicznych polega w szczególności na doręczeniu oficjalnej korespondencji urzędowej w ramach dwóch usług – PURDE i PUH.
1. Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE) – polega na wysłaniu i odebraniu korespondencji elektronicznej pomiędzy podmiotami publicznymi oraz między podmiotami publicznymi a niepublicznymi. Usługa jest realizowana przez operatora wyznaczonego. Nadawca i odbiorca otrzymują tzw. dowód otrzymania – dowód, który zawiera informację o dacie doręczenia.
2. Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH) – polega na tym, że nadawca wysyła korespondencję w postaci elektronicznej, a następnie korespondencja ta przekształcana jest w przesyłkę listową oraz dostarczana adresatowi w przewidywanym terminie. Usługa jest przeznaczona tylko dla podmiotów publicznych oraz realizowana przez operatora wyznaczonego. Nadawca otrzyma EPO, czyli Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru – dowód, który zawiera informację o dacie doręczenia bądź zwrotu przesyłki.
Na instytucje publiczne został nałożony prawny obowiązek doręczenia korespondencji w ramach tych usług, w pierwszej kolejności w ramach PURDE, co wyrażone zostało w następujących zapisach art. 4 i 7 ustawy:
Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych.
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.
Zgodnie z ustawą pracownicy instytucji publicznych muszą zatem od teraz dokonywać weryfikacji czy odbiorca posiada adres do doręczeń elektronicznych (ADE) wpisany do nowego rejestru publicznego – Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Jest to nowy obowiązek, wcześniej nie występujący w polskim prawie, od którego zależeć będzie skuteczność doręczenia korespondencji do adresata.
Dopiero w przypadku, gdy adresat nie posiada ADE zastosowanie znajduje PUH, w ramach której też realizowana jest wysyłka dokumentu w postaci elektronicznej (pdf do 15 MB).
Od realizacji e-Doręczeń przewidziano liczne wyjątki, opisane głównie w artykułach 3 i 6 ustawy. W ramach różnych procedur administracyjnych mogą występować też pewne modyfikacje modelu e-Doręczeń.

Aby ułatwić zrozumienie nowych przepisów Fundacja Sprawne Państwo przygotowała pięć schematów pomocniczych obrazujących realizację e-Doręczeń. Schematy są przeznaczone dla podmiotów stosujących e-Doręczenia w pełnym zakresie (PURDE i PUH).
Mamy nadzieje, że prezentacja e-Doręczeń w postaci graficznej ułatwi wszystkim realizację nowych obowiązków. Oczywiście materiały te mają charakter wyłącznie pomocniczy względem oficjalnych poradników, opracowanych w MC. Zachęcamy do korzystania z udostępnionych przez resort materiałów oraz do zapoznania się z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania dotyczące korzystanie z e-Doręczeń.