Pisałem tydzień temu jak należy współpracować między komórkami organizacyjnymi i wskazywałem korzyści jakie może nam tu dać system klasy EZD. Dziś „pociągnę” ten wątek koncentrując się generalnie na komunikacji wewnętrznej i obiegu pism wewnętrznych.
Wdrażając system klasy EZD – niezależnie od tego czy chcemy startować od razu także z samym wprowadzeniem modelu EZD w jednostce – otrzymujemy narzędzie, które otwiera nam nowe możliwości w zakresie realizacji wielu procesów wewnętrznych. To co do tej pory było realizowane na papierze i powodowało, że między wydziałami czy biurami „uwijała się” poczta wewnętrzna, w momencie wprowadzenia systemu klasy EZD może być przekazywane wyłącznie elektronicznie. Myślę, że nie muszę nikogo przekonywać, że jest to szybsze, a także bezpieczniejsze w zakresie ochrony danych, ale i ryzyk związanych z nieporozumieniami między pracownikami. System zapewni nam tu transparentność co od razu będzie prowadzić do „ucięcia” potencjalnych sporów i konfliktów, a i nie będzie trzeba niczego kwitować aby komuś coś udowodnić. Szczególne korzystne będzie to dla urzędów mających rozproszoną lokalizacyjne strukturę, gdzie nie trzeba będzie angażować gońców, kierowców i samochody służbowe. Ktoś powie, że można to też realizować elektronicznie w ramach poczty elektronicznej – w pewnym zakresie tak, ale realizując proces za pomocą email tracimy jednak pełny nadzór i transparentność procesu oraz trudniej zarządzać tu „oryginałami” elektronicznymi – do tego wątku odniosę się jeszcze na końcu tego tekstu.
Co istotne, wdrożenie wewnętrznego obiegu elektronicznego w systemie klasy EZD może odbywać się także w sytuacji, gdy dotyczy to spraw prowadzonych w modelu tradycyjnym (papierowym). Opisywałem tydzień temu, że należy dążyć do tego, aby w ramach komunikacji wewnętrznej tworzona była jedna sprawa w komórce merytorycznej. Może się to odbywać w dwóch wariantach:
- komórka merytoryczna prowadząca sprawę prosi o opinię/informację/stanowisko inną komórkę organizacyjną lub
- komórka niemerytoryczna wysyła wniosek wszczynający sprawę w komórce merytorycznej.
Co jednak warto tu zaznaczyć, w tym drugim wariancie, który z reguły ma charakter stricte wewnętrzny, należy jednak dążyć do przeniesienia procesu do dokumentowania w modelu EZD i tylko w uzasadnionych przypadkach pozostawiać go w „papierze”. Właśnie procesy wewnętrzne powinny być tymi, które są przenoszone do modelu EZD jako pierwsze! Przy pierwszym wariancie może to być bardziej problematyczne, więc tu częściej możemy się spodziewać, że komunikacja wewnętrzna dotyczyć będzie spraw prowadzonych w modelu papierowym.
Niezależnie od przyjętego modelu dla spraw, komunikacja wewnętrzna powinna być realizowana w systemie; czy to poprzez przesyłanie pism, czy też dołączanie ich do udostępnionych w systemie spraw. W zależności od sytuacji takie pisma mogą też być podpisywane podpisami elektronicznymi w ramach systemu klasy EZD, ale często też sama ścieżka akceptacyjna w systemie może być wystarczająca dla zapewnienia gwarancji „jakości” otrzymywanych dokumentów, wniosków czy danych.
Co zatem zrobić, jeżeli sprawa prowadzona jest w modelu papierowym, a otrzymujemy odpowiedź czy wniosek z innej komórki organizacyjnej w postaci elektronicznej w systemie? Oczywiście drukujemy i stosujemy tu – co do zasady – analogie związane z obsługą innych pism elektronicznych (np. z ePUAP). Jeżeli dokument był podpisany elektronicznie, trzeba pamiętać, aby umieścić informację o weryfikacji podpisu lub wydruk raportu weryfikacji.
U nas, w Urzędzie Miasta Lublin, wprowadziliśmy zasadę, że takie wydruki pism z naszego systemu klasy EZD uwierzytelniane są przez podpis pracownika merytorycznego włączającego wydruk do akt sprawy i, obowiązkowo, wydruk musi zawierać numer/identyfikator dokumentu z naszego systemu. Należy zaznaczyć, że na podobną praktykę stosowania wydruków z systemu teleinformatycznego i stawiania ich na równi z elektronicznymi „oryginałami” (po spełnieniu określonych warunków) pozwala dziś nawet KPA (art. 393) w odniesieniu do pism wysyłanych do stron postępowań.
W przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowaną pieczęcią elektroniczną albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma.
W przypadku zaistnienia jakiejś sytuacji problematycznej „oryginał” elektroniczny zawsze jest dostępny w systemie i dlatego tu też trzeba pamiętać, aby przestrzegać ważnej zasady, że dane i dokumenty zgromadzone w systemie klasy EZD dotyczące spraw prowadzonych w modelu papierowym, przechowuje się przez taki okres jak dokumentację w postaci papierowej, do której się odnoszą.
Działa to w dwie strony, czyli musimy też pamiętać, że w przypadku brakowania akt papierowych należy usunąć – co do zasady – również dokumentację z systemu (zwłaszcza gdy w grę wchodzą dane osobowe, a nie mamy możliwości ich anonimizacji). I tu jest zasadnicza przewaga systemów klasy EZD na pocztą elektroniczną, gdzie jednak trudniej jest to zrealizować.
Jak widać system klasy EZD może stanowić wartość dodaną nawet w sytuacji, gdy instytucja dalej działa papierowo w zakresie dokumentowania spraw, pozwalając m.in. „zelektronizować” obieg pism wewnątrz jednostki. Jest to oczywiście wariant bardzo minimalistyczny, bo głównym sensem wdrażania EZD jest przejście na elektroniczne prowadzenie spraw, ale nawet pracownicy, którzy „odczuwają przywiązanie” do modelu papierowego, jeżeli na początku będą wykorzystywać system tylko w tym wymiarze „komunikacyjnym”, krok po kroku przekonywać się będą ostatecznie też do modelu elektronicznego.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
