Szanowny Panie Ministrze,
serdecznie gratuluję objęcia stanowiska. Wierzę, że dobrze pokieruje Pan ministerstwem, a tym samym wydatnie przyczyni się do wzmocnienia naszej Ojczyzny i do poprawy jakości życia jej obywateli. W tak niespokojnych czasach bardzo potrzebujemy sprawnych i skutecznych liderów. W końcu niepodległość nie została nam raz na zawsze dana, a raczej zadana – musimy nieustannie walczyć o jej utrzymanie (także ze swoimi własnymi słabościami, indywidualnymi i instytucjonalnymi).
W związku z objęciem tak ważnej funkcji postanowiłem – przyznaję, że trochę wbrew hierarchicznej strukturze administracji publicznej – zwrócić się do Pana bezpośrednio. Proszę wybaczyć, jeśli uznaje Pan to za zbyt odważne, a może nawet bezczelne. Chciałbym jednak w tym krótkim liście zwrócić Pańską uwagę na podlegających Panu, a zazwyczaj „niewidzialnych”, członków korpusu służby cywilnej.
Czym jest korpus służby cywilnej? To fachowcy zatrudnieni w administracji rządowej, pracujący w swoich urzędach często od wielu lat (w ministerstwach, w urzędach centralnych i wojewódzkich, na placówkach zagranicznych, w Krajowej Administracji Skarbowej itd.). Pracują „w celu zapewnienia zawodowego, rzetelnego, bezstronnego i politycznie neutralnego wykonywania zadań państwa” (art. 153 Konstytucji RP). Są bezcenną pamięcią instytucjonalną naszego państwa. To dzięki nim, niezależnie od tego, kto aktualnie sprawuje władzę, cała maszyneria państwa polskiego nieustannie funkcjonuje i realizuje zadania w tak różnych obszarach, jak: ochrona zdrowia, publiczna edukacja, zabezpieczenie społeczne, obrona narodowa, kultura itd.
Na korpus służby cywilnej składają się zarówno „starzy wyjadacze” – ludzie, którzy mogą Panu przedstawić najdrobniejsze niuanse danego zagadnienia, posiłkując się licznymi przykładami rozwiązań stosowanych i w Polsce, i zagranicą – jak i „świeżaki” z pokolenia Y i Z: dobrze wykształceni, biegli w najnowszych technologiach, posługujący się językami obcymi. Taki mix to wielki atut. Wystarczy go zrozumieć, docenić i dobrze nim zarządzać, a zapewniam, że spokojnie zrealizuje Pan program rządu na swoim, niełatwym odcinku.
Ważna rzecz, którą warto w tym miejscu podkreślić – członkowie korpusu są politycznie neutralni. Może mi Pan wierzyć lub nie, ale naprawdę są jeszcze w Polsce ludzie, którzy chcą pracować dla dobra wspólnego, nawet jeśli ich szefem jest polityk, z którym się nie zgadzają. Może prywatnie czytają nieprzychylną Panu gazetę i oglądają nie ten serwis informacyjny co trzeba, ale potrafią wznieść się ponad partyjne podziały i w dalszym ciągu będą służyć swoją radą. Znam bardzo wielu takich ludzi.
Nabór do służby cywilnej jest otwarty i konkurencyjny, ale w 2015 r. zmienił się tryb powoływania i odwoływania tzw. wyższych stanowisk (np. dyrektorów generalnych i dyrektorów komórek organizacyjnych). Zgodnie z ustawą o służbie cywilnej osoby te muszą m.in. posiadać kompetencje kierownicze. Tu ciąży na Panu wielka odpowiedzialność, gdyż ustawa nie precyzuje sposobu weryfikacji tych kompetencji. Zatem jeżeli zaistnieje konieczność dokonania zmian na tych stanowiskach, to od Pańskich decyzji personalnych zależeć będzie jakość pracy konkretnych departamentów i ludzi w nim pracujących. Powołać można de facto każdego, ale nie każdy ma „to coś”, co sprawi, że praca będzie nie tylko wykonana, ale będzie wykonana w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
Powołanie właściwej, tj. lojalnej i jednocześnie kompetentnej osoby na stanowisko dyrektora departamentu będzie miało tym większe znaczenie, że nie będzie miał Pan czasu, aby wszystko osobiście nadzorować. Liczba spotkań, narad, konferencji i wyjazdów spowoduje, że faktyczna praca nad opracowywaniem i wdrażaniem nowych rozwiązań odbywać się będzie równolegle, a Pan – w najlepszym wypadku – zapoznawać się będzie tylko z meldunkami na koniec kolejnych etapów. Tym bardziej ważne jest, aby opierać się pokusie tzw. mikrozarządzania (tj. nieustannej obserwacji i kontroli pracy podwładnych w najdrobniejszych nawet szczegółach). Warto wypracować jasny sposób komunikowania swoich oczekiwań. Podlegający Panu dyrektorzy będą mogli wtedy rzetelnie pracować ze swoimi zespołami i przedstawiać postępy prac bez paraliżującego strachu przed gniewem zwierzchnika, który miał „coś innego” na myśli.
Jeśli mogę coś jeszcze zasugerować, to zawsze warto pamiętać o motywowaniu ludzi, którzy dla Pana pracują. Średnie wynagrodzenie w służbie cywilnej (7.419 zł w 2021 r.) jest wprawdzie wyższe niż w gospodarce narodowej (5.663 zł), ale po pierwsze, odpowiedzialność związana z opracowywaniem lub wdrażaniem rozwiązań w sektorze publicznym jest generalnie znacznie większa niż w prywatnych firmach. Po drugie, dynamika wzrostu tych wynagrodzeń jest niższa niż na rynku, co przy wysokiej inflacji oznacza stopniową obniżkę pensji urzędników. Ponadto średnia ta jest zawyżana przez wynagrodzenia dyrektorów – szeregowi pracownicy Pańskiego urzędu zarabiają dużo mniej, co nie pozostaje bez wpływu na wysoki wskaźnik odejść (ok. 13% w ministerstwach i KPRM w 2021 r.).
Motywowanie urzędników może przybierać różne formy. Oczywiście, najbardziej wymierna jest ta materialna, przejawiająca się w podwyżce wynagrodzeń (najlepiej dla tych, którzy swoją pracą najbardziej na nią zasługują). Warto jednak pamiętać, że każdy, oprócz godnej płacy, pragnie również docenienia swojego wysiłku. Cykliczne spotkania z urzędnikami, osobiste gratulacje, wiadomości e-mail wysłane do wszystkich pracowników Pana urzędu, organizacja konkursów na ulepszenie metod pracy – możliwości motywowania jest naprawdę wiele. No i najważniejsze: dobra atmosfera w pracy sprawia, że chce się pracować, nawet jeśli zarobki mogłyby być wyższe. Warto o tym pamiętać.
Kończąc, niebezpieczeństwem, przed którym chciałbym Pana przestrzec są permanentne w administracji problemy w efektywnej komunikacji. Odbywa się ona w dalszym ciągu głównie poprzez zbyt długie pisma urzędowe, które często nie oddają niuansów, a czasem wręcz utrudniają zrozumienie faktycznych intencji nadawcy. Z doświadczenia, ale też z badań naukowców wiemy, że najlepiej jest komunikować się bezpośrednio, np. w czasie spotkań roboczych, w trakcie których można szczegółowo omówić nawet najbardziej złożone kwestie i od razu wyjaśnić pojawiające się wątpliwości. Dlatego też proszę Pana, aby nie lekceważył Pan tej, zdawałoby się technicznej kwestii i dbał o to, aby podlegli Panu urzędnicy nie zadawalali się samym tylko wysyłaniem suchych komunikatów, ale by starali się zapewnić najwyższy poziom zrozumienia dla perspektywy Pańskiego urzędu. Efektywna komunikacja przełamuje silosowość i może mieć decydujące znaczenie dla skutecznej realizacji założonych celów.
Szanowny Panie Ministrze,
mam nadzieję, że mój list o przyszłych relacjach z urzędnikami Pana nie zniechęcił (więcej na ten temat napisałem tutaj). Proszę mi wierzyć: służba cywilna to wielki, a niestety wciąż niewykorzystywany w Polsce potencjał! Ma Pan teraz tę unikalną szansę, aby z pomocą członków korpusu służby cywilnej, ze świetnymi ekspertami zatrudnionymi w Pańskim resorcie, skutecznie administrować i reformować kluczowy obszar funkcjonowania naszego państwa. Powodzenia!
Z wyrazami szacunku
członek korpusu służby cywilnej
