Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej ma na celu nadanie waloru prawnego odwzorowaniom cyfrowym składającym się na akta spraw prowadzone w modelu EZD. Chodzi tu przede wszystkim o skany pism papierowych składanych do podmiotu oraz ewentualnie dokumenty wewnętrzne np. podpisywana ręcznie lista obecności. Co do zasady nie są skanowane pisma wychodzące – bo te są zachowywane w aktach sprawy jako naturalne dokumenty elektroniczne, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Tymczasem w „polskiej praktyce” e-administracji częstym zjawiskiem jest wysyłanie środkami komunikacji elektronicznej (najczęściej przez ePUAP) odwzorowań cyfrowych podpisanych dokumentów papierowych. Nie piszę tu jednak o „starszych” dokumentach, które są elementem papierowych akt spraw i po jakimś czasie trzeba przekazać do innych organów jako elektroniczna kopia – bo takie działanie jest jak najbardziej uzasadnione (oczywiście taka kopia musi być uwierzytelniona podpisem elektronicznym). Chodzi o pisma „aktualne” wysyłane do stron i klientów (np. decyzje, postanowienia) i praktykę podpisania dokumentu ad acta na papierze, zeskanowania i wysyłania ich odbiorcy w takiej postaci poprzez ePUAP. Takie postępowanie nie jest właściwe i wywołuje pewne kontrowersje, więc dziś dwa słowa o tym zagadnieniu.
Po pierwsze, takie postępowanie jest niezgodne z instrukcjami kancelaryjnymi, bo te z reguły oparte są na zapisach tej wzorcowej z 2011 r., która stwierdza w § 59 że:
1. Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.
2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:
1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;
2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).
Wynika z tego, że dokumenty wysyłane elektroniczne powinny być naturalnymi dokumentami elektronicznymi oraz że kolejność działania jest zgoła inna od często praktykowanej: najpierw podpisujmy egzemplarze elektroniczny, a dopiero potem robimy wydruk i składamy podpis odręczny na egzemplarzu ad acta! To egzemplarz papierowy ma być zgodny z elektronicznym, a nie odwrotnie!
Idźmy jednak dalej, na grunt innych przepisów. Należy podkreślić, że według polskiego, jak i unijnego prawa, odwzorowanie cyfrowe jest dokumentem elektronicznym. Czy w związku z tym zgodnie z KPA czy Ordynacją podatkową możemy komunikować się elektronicznie ze stronami postępowań za pomocą odwzorowań cyfrowych? Oba te akty prawne generalnie nie mają zapisu wprost tego zakazującego – mamy tu jednak przede wszystkim warunek, że pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje się podpisami elektronicznymi lub pieczęcią elektroniczną. Czyli taki skan musielibyśmy jeszcze raz podpisać elektronicznie (zastosowanie pieczęci elektronicznej to wciąż melodia przyszłości w polskiej administracji), aby być w zgodzie z tymi przepisami proceduralnymi. Oczywiście osoba podpisująca i data podpisu musi być zgodna z danymi występującymi na papierze.
Ale tu z kolei pojawia się kwestia zagadnienia, czy taki dokumentu jest oryginałem, czy jedynie „uwierzytelnioną” kopią. Tutaj warto przytoczyć orzeczenie NSA (II OSK 1311/22):
Skan decyzji nawet taki, który został uwierzytelniony podpisem kwalifikowanym, nie stanowi oryginału decyzji administracyjnej, którego skuteczne doręczenie stronie jest warunkiem koniecznym do uznania, że decyzja weszła do obrotu prawnego.
Sądy administracyjne stoją tu na stanowisku, że taki dokument jest kopią, a nie oryginałem pisma i otrzymujemy drugi argument, aby takiej praktyki jednak nie stosować.
Warto zaznaczyć, że dylemat „oryginalności skanu” nie zawsze jest taki oczywisty, co widać na przykładzie stanowiska Urzędu Zamówień Publicznych, który rozstrzygając kwestię możliwości złożenia oferty w postaci podpisanego skanu przyjął ciekawą interpretację, że to zależy od „kontekstu” i w tym konkretnym „kontekście” skan oferty nie jest kopią lecz oryginałem…
Podsumowując praktyka wysyłania skanów pism jest generalnie błędna i niezależnie od pewnych „kontekstowych” wyjątków odradzałbym jej stosowanie. Jej występowanie w administracji najczęściej związane z sytuacją, że urząd prowadzi akta w postaci papierowej i papier jest dla niego „elementem nadrzędnym” w procesie przygotowywanie pisma. Właściwym remedium zatem na ten problem wydaję się być wprowadzenie w podmiotach publicznych modelu EZD, a czasami nawet samego systemu klasy EZD bo to pozwala „odwrócić” tę „papierową” filozofię działania. Obserwując to, jak polska administracja radzi sobie z „cyfryzacją”, praktyka wysyłania skanów pism środkami komunikacji elektronicznej jest dowodem na to, że jeszcze dużo jest do zrobienia na drodze do „jakościowej” e-administracji. Jeżeli zmienimy sposób działania wewnątrz organizacji na zgodny z „duchem” cyfryzacji, efekty będą widoczne także w tym wymiarze zewnętrznym. Paradoksalnie więc droga ku temu, by wyeliminować wysyłanie skanów pism wiedzie przez wdrożenie modelu EZD, które polega m.in. na wprowadzeniu właśnie odwzorowań cyfrowych na szerszą skalę… choć miejmy nadzieję, że dzięki nadchodzącym e-Doręczeniom ich stopniowo także będzie coraz mniej.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
