W ciągu kilkunastu lat pracy w administracji, w różnych urzędach, co jakiś czas mam wrażenie déjà vu. Może nawet więcej niż wrażanie – mam pewność, że dana sytuacja rzeczywiście miała już kiedyś miejsce.
Urzędnicza Wikipedia
Zdarza się to, gdy kolega-urzędnik zadaje mi pytanie, które już wcześniej słyszałam. Co więcej, pytanie dotyczy analogicznej sytuacji, która miała miejsce w innym, a czasami nawet w tym samym urzędzie.
Urzędy administracji działają w tych samych, a przynajmniej zbliżonych ramach prawnych. W konsekwencji ich pracownicy muszą się mierzyć z podobnymi problemami. Zatem, czy nie mógłby wreszcie powstać wspólny dla całej administracji portal zawierający rozwiązania problemów z jakimi na co dzień mierzą się urzędnicy? Swego rodzaju „urzędnicza Wikipedia” zawierająca odpowiedzi na pytania z rożnych dziedzin. Portal, który zawierałby schematyczne przedstawienie procedur, wzory dokumentów, regulaminów stosowanych w urzędach, czy też analizy prawne i opracowania.
Problem nierównego dostępu urzędników do informacji
Krytycy tego rozwiązania mogą powiedzieć, że istnieją systemy informacji prawnej oraz strony rządowe z informacjami dla przedsiębiorców. Tak więc „urzędnicza Wikipedia” może być przez niektórych uznana za zbędną. Moim zdaniem jednak to błędne myślenie. Po pierwsze, przydatne w pracy urzędników informacje są rozproszone. Ich wyszukiwanie zajmuje czas, a – jak wiemy – czas to pieniądz. Czas urzędników to wspólny pieniądz podatników. Po drugie, z doświadczenia wiem, że nie wszystkie urzędy posiadają dostęp do systemów informacji prawnej. A nawet, jeżeli go posiadają to zakres dostępnych informacji może być różny w zależności od zakupionej przez urząd wersji programu. Dostęp urzędników do informacji w praktyce zależy często od tego, ile środków urząd przeznaczył na zakup programów informacji prawnej. Pracowałam już w urzędach, w których miałam dostęp do wszystkich dostępnych na rynku systemów. Miałam jednak również okazję pracować w instytucjach, w których pracownicy mieli ograniczony dostęp do takich programów. Zdarzyło mi się nawet prowadzić szkolenie w urzędzie, który nie zapewnił pracownikom takiego narzędzia pracy.
Różny zakres w dostępie do informacji urzędników przekłada się na różnice w ich pracy. Im więcej narzędzi ułatwiających pracę, tym szybsze i jakościowe lepsze są jej efekty. To dotyczy także kwestii związanych z organizacją pracy urzędników. Każdy urząd jest zobligowany do przyjmowania wielu dokumentów wewnętrznych. Czy nie byłoby prościej, gdyby istniała baza wzorów takich dokumentów? Każdy urząd tworzący dla siebie regulamin mógłby inspirować się tym, co zrobili inni. Tworzenie własnych regulacji w oparciu o sprawdzone i funkcjonujące rozwiązania przyśpieszyłoby procedurę ich opracowywanie. Taka baza stanowiłaby źródło odpowiedzi na często pojawiające się pytanie: czy, a jeśli tak, to jak można to zrobić?
Po co wymyślać koło na nowo?
Jeżeli inni coś zrobili i to działa, to po tracić czas na dochodzenie do tego samego rezultatu? Skoro wiemy, że koło istnieje, to po co wymyślać je na nowo? W praktyce silosowej administracji, gdzie każdy urząd to odrębna „wyspa”, urzędnicy są skazani na zadawanie tych samych pytań. A przecież czas przeznaczony na szukania udzielonych już w innych urzędach odpowiedzi można wykorzystać bardziej efektywnie.
Państwo polskie jest jedno. Może więc pora, aby jego instytucje zaczęły działać jednolicie dzięki dzieleniu się wiedzą. Jako szkoleniowiec-samouk od jakiegoś czasu z powodzeniem dzielę się z kolegami-urzędnikami wiedzą zdobytą podczas stosowania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. Z tego względu wiem, że urzędnicy oczekują konkretnych, praktycznych informacji, które mogą wykorzystać w swojej codziennej pracy. Zacznijmy więc my – urzędnicy – uczyć się od siebie na wzajem. Powstanie źródła sprawdzonych w praktyce wskazówek działania, dobrych praktyk, wzorów dokumentów zaoszczędzi nasz czas i przyczyni się do wzrostu naszej efektywności. Nie warto marnować czasu na wymyślanie koła na nowa.
Koncepcją wartą przemyślenia i być może rozwinięcia w temacie dzielenia się wiedzą jest rządowy ekstranet, o którym jakiś czas temu na łamach Sprawnego Państwa pisał Wojciech Kaczor.
