Zgodnie z przepisami prawa elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) to system, ale co bardzo ważne nie w znaczeniu informatycznym. To system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej. Czyli EZD oznacza sposób (model) działania polegający na elektronicznym procedowaniu dokumentacji w instytucji, a w szczególności na elektronicznym prowadzeniu spraw i elektronicznej archiwizacji.
EZD to mniej:
- papieru,
- teczek/segregatorów,
- szaf,
- pieczątek,
- adnotacji na papierach,
- biurokratycznej pracy dla urzędników (przede wszystkim!)
EZD to:
- elektroniczne akta spraw,
- elektroniczne rejestry,
- elektroniczne dekretacje i akceptacje,
- elektroniczne podpisy,
- elektroniczna archiwizacja,
- wydajniejsze zarządzanie kluczowymi zasobami: dokumentami i informacją w organizacji (przede wszystkim)!
Czy utożsamianie EZD z systemem teleinformatycznym jest prawidłowe?
Oczywiście do tego potrzebne jest odpowiednie narzędzie, a więc system teleinformatyczny pozwalający realizować te działania kancelaryjne. Jednak EZD i system teleinformatyczny do EZD to nie to samo! Na rynku istnieje wiele systemów teleinformatycznych pozwalających zarządzać dokumentacją, jednak nie wszystkie spełniają wymagania dla systemu za pomocą którego można realizować EZD. Stąd mamy podział na systemy do elektronicznego obiegu dokumentów – jedynie wspierające procedowanie papierowe i tzw. systemy klasy EZD. Tylko te drugie pozwalają w pełni prowadzić elektroniczne akta spraw i je archiwizować zgodnie z przepisami prawa – to główna różnica.
Pierwszym niezbędnym krokiem w kierunku EZD jest zatem posiadanie systemu klasy EZD i taki ustawowy obowiązek ma zostać wprowadzony. Wg danych Ministerstwa Cyfryzacji jedynie ok. 25% instytucji publicznych posiada takie systemy, czyli jeszcze ok. 80 tysięcy podmiotów publicznych podlegających ustawie archiwalnej czeka najbliższym czasie przedsięwzięcie wdrożenia nowego systemu teleinformatycznego. Na szczęście rząd podejmuje działania aby zapewnić środki na cyfryzację w KPO mające służyć wsparciu tego procesu, a na rynku są już dostępne darmowe – publiczne systemy klasy EZD (EZD PUW i EZD RP). Są też systemy komercyjne i do kierowników jednostek będzie należał wybór czy wolą rozwiązania bardziej uniwersalne, czy szyte na miarę.
Co jednak warto podkreślić – niezależnie od wybranego wariantu – wdrażając EZD nie należy myśleć o tym tylko i wyłącznie jako o wdrożeniu informatycznym – bo to prowadzić będzie do zatrzymanie się w pół drogi. Od początku należy o tym myśleć w kontekście organizacyjnym i procesowym wewnątrz instytucji. Wdrożenie narzędzia zawsze jest środkiem do celu, a nie celem samym w sobie. Wejście na wyższy poziom cyfrowej dojrzałości w sferze wewnętrznej wymaga zrozumienia przez pracowników administracji na czym polega EZD w praktyce, a nie tylko co i gdzie „kliknąć” w systemie. Bardzo ważna jest tu też znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych, wyznaczających podstawy dla systemów klasy EZD, bo to także ułatwia pracownikom zrozumieć „ideę” działania w systemie teleinformatycznym. Dlatego myśląc o wdrożeniu EZD należy na to spojrzeć nie tylko pod jednym stricte informatycznym kątem.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
