Ostatnio pisałem, że w zakresie elektronizacji „wewnętrznej” urzędów autorzy Strategii Cyfryzacji Państwa stawiać chcą na EZD. Dziś o tym, jakie działania mają być podjęte, aby nas do EZD doprowadzić.
Ciekawym zagadnieniem jest poruszona w dokumencie zapowiedź „standaryzacji” systemów klasy EZD. Dziś wymagania w tym zakresie ujęte są w leciwym już rozporządzeniu MSWiA z 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Ostatnio zaproponowano w projekcie nowelizacji ustawy archiwalnej przeniesienie tych wymagań do samej ustawy, przy okazji lekko je rozbudowując. Wydaję się zatem, że standard już jest – co zatem stanowić ma ową „standaryzację”? Faktem jest, że globalnie patrząc na administrację mamy tu wiele systemów klasy EZD; zwłaszcza na poziomie JST. Wykorzystywanych jest tu też wiele systemów klasy EOD, które jedynie „elektronizują” obieg, bez „elektronizacji” samej dokumentacji. Większości podmiotów trudności sprawia odróżnienie jednych od drugich i potem możemy zobaczyć tego wyniki, choćby w ankietach dotyczących stosowanie systemów klasy EZD.
Widać to też we wskaźnikach realizacji strategii, gdzie ma być monitorowany procent wdrożenia systemów klasy EZD w podmiotach publicznych i, jak pokazuje przyjęta wartość bazowa na poziomie 86 % (dane GUS), podmioty publiczne mają tu duży problem z właściwym „samookreśleniem” się w tym zakresie. Wydaje się, że „realnie” jest to wynik poniżej 50%, o czym świadczą ankiety prowadzone przez NASK i COI – bardziej dla mnie w tym zakresie wiarygodne. Standaryzacja powinna zatem służyć jednoznacznemu wskazaniu, które to systemy są faktycznie klasy EZD i dzięki temu ten „lekko naciągnięty” wynik z GUS wyprostować.
Ponieważ obok standaryzacji mowa jest o „wsparciu we wdrażaniu i utrzymaniu systemów” zasadne wydaje się też jednoznaczne wskazanie podmiotom publicznym, które to systemy temu wsparciu będą też podlegać. Jeżeli teraz celem ma być nie jakaś tam „elektronizacja”, ale konkretnie „elektronizacja” dokumentacji wewnętrznej to trzeba wyraźnie rozgraniczyć jedne systemy, od drugich.
Kolejną kwestią jest fakt, że takie systemy powinny też spełniać wymagania normatywów kancelaryjno-archiwalnych i być może do tych istniejących już standardów należy dodać jakieś „funkcjonalnie” wymagania z tego zakresu. Ponadto w projekcie strategii mamy jeszcze zapowiedź: „funkcjonalności automatycznej obsługi spraw załatwianych w ramach realizacji e-usług publicznych, w tym w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją” – więc pojawia się pytanie, co to konkretnie znaczy i czy to nie powinno być też elementem standardu dla systemu klasy EZD? W samym dokumencie tego nie znalazłem, ale na konferencji minister Gawkowski mówił o „śledzeniu realizacji sprawy w czasie rzeczywistym”. Czy powinno to być coś dodatkowego czy obligatoryjnego? Koncepcja „głębszej” standaryzacji, o ile nie będzie prowadzić do tego, że na rynku pozostanie tylko jeden system spełniający te wszystkie wymagania, jest jak najbardziej dobrym pomysłem, czekamy na szczegóły.
W projekcie strategii mamy też zapowiedź długo wyczekiwanej, zwłaszcza przez JST, „nowelizacji przepisów kancelaryjno-archiwalnych”, czyli też, jak rozumiem, nowej „standaryzacji” na tym polu. Rozporządzenie z 2011 r. narzuciło bowiem pewien „standard” i, jak rozumiem, czas dostosować go, po pierwsze, do już istniejącej rzeczywistości, gdzie widzimy jego niedomagania, a po drugie – do realizacji celu strategicznego tej nowelizacji, czyli „redukcji spraw dokumentowanych papierowo”. Oczywiście projekt zmian na tym polu powinien być objęty szerokimi konsultacjami, bo wyznaczy też standard zmian dla normatywów podmiotów niepodlegających bezpośrednio pod rozporządzenie. Jeżeli celem ma być więcej spraw elektronicznych, to po raz kolejny zaapeluję o rozważenie koncepcji umożliwienia zakładania spraw w modelu EZD dla pojedynczych spraw, niezależnie od zdefiniowanego modelu dla całej klasy JRWA. W mojej ocenie w tym duchu powinny być prowadzone przyszłe zmiany, abyśmy mogli skutecznie stymulować „elektronizację”. I tu warto zaznaczyć, że obie te „standaryzacje”: przepisów i systemów, muszą być w pełnej synergii – nowe przepisy kancelaryjno-archiwalne i wprowadzone w nich nowe rozwiązania powinny tworzyć też ramy dla wymagań dla systemów.
Mamy też zapowiedź monitoringu spraw prowadzonych papierowo i elektronicznie w podmiotach publicznych. We wskaźnikach brak jest jednak wskazanej metodologii i zastosowanego narzędzia do tego monitoringu, ale należy się spodziewać „nowego” obowiązku raportowania tych danych przez podmioty publiczne. I tu mam obawy, zwłaszcza w zakresie zagwarantowania „wiarygodności” takich danych.
Dwa kolejne działania koncentrują się na „rozwoju i upowszechnianiu bezpłatnej aplikacji EZD RP” oraz „wsparciu wdrożeniowym i migracyjnym” w tym zakresie dla podmiotów publicznych. Uważam, że bez takiego narzędzia realizacja celów strategii byłaby niewykonalna i cieszę się, że system ten zostanie „udostępniony” samorządom także w ramach usług chmurowych, bo to kluczowa zmiana dla koncepcji rozwoju EZD w Polsce. Wsparcie NASK dla podmiotów publicznych w zakresie kompleksowego wdrażania systemu, ale i rozwoju samego modelu EZD jest tutaj bardzo ważne, pytanie tylko czy będzie możliwe do realizacji na tak wielką skalę w tak krótkim jednak czasie – bez strat „jakościowych”?
Odpowiedź na te ale i wiele innych pytań powinniśmy znaleźć w zapowiedzianym nowym dokumencie: „Polityka wdrażania EZD w RP”, który zgodnie z założeniami ma wyznaczać „planowany zakres działań w obszarze cyfryzacji back-office administracji publicznej do 2030 r.” Osobiście chciałbym aby był to kompleksowy dokument, uwzględniający miejsce EZD całym „ekosystemie” administracyjnym, czyli np. także w relacjach z systemami dziedzinowymi i rządowymi. Ponoć projekt tego dokumentu już w Ministerstwie jest – czekamy na upublicznienie i mam nadzieję na konsultacje także w tym zakresie.
Zgodnie z projektem strategii opisane działania powinny doprowadzić do tego, że „komunikacja wewnątrz urzędów i pomiędzy nimi będzie uproszczona i bardziej efektywna, a praca urzędników łatwiejsza i szybsza” – oby tak się stało!
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
