Tydzień temu pisałem o paczce administracyjnej jako o brakującym elemencie e-administracyjnych puzzli i problemach z przekazywanie elektronicznych akt spraw do innych organów. Podkreślałem też wprowadzony wymóg elektronicznego uwierzytelniania odwzorowań cyfrowych w ramach paczki eADM i zaznaczałem, że były przymiarki aby wprowadzić także taki generalny obowiązek przy prowadzeniu spraw w modelu EZD.
1 października, jakby czytając mi w myślach, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego umieściło na stronie Rządowego Centrum Legislacji projekt zmian ustawy archiwalnej, którego głównym celem jest właśnie nadanie „odwzorowaniom cyfrowym wykonanym dla dokumentów tradycyjnych (sporządzonych w postaci innej niż elektroniczna) waloru prawnego, w tym wartości dowodowej równoważnej oryginałom dokumentów”. Jakby odpowiadając też na moją uwagę sprzed tygodnia o „zapominalstwie”, w uzasadnieniu do projektu czytamy, że: „zakładano, że umożliwienie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w systemie EZD za pomocą dokumentów elektronicznych nie będzie stwarzało wątpliwości, co stanowić będzie „oryginalne akta spraw”.
Wyciągając zatem wnioski – po zderzeniu tych założeń z „papierową” rzeczywistością – dalej czytamy, że celem nowej regulacji jest:
uniemożliwienie kwestionowania mocy prawnej odwzorowań cyfrowych wprowadzonych do systemu EZD. Praktyka pracy w systemach EZD wykazała bowiem, że część urzędów nie uznaje za oryginalną dokumentacji prowadzonych spraw, w których znajdują się dokumenty elektroniczne, w szczególności odwzorowania cyfrowe wykonane z dokumentacji sporządzonej w postaci innej niż elektroniczna, wpływającej do danego urzędu. Uregulowanie statusu sporządzanego odwzorowania cyfrowego pozwoli na wykorzystywanie kompletnej dokumentacji elektronicznej odzwierciadlającej załatwianie i rozstrzyganie spraw w kontaktach podmiotów stosujących systemy EZD z otoczeniem zewnętrznym, przede wszystkim z takimi jak samorządowe kolegia odwoławcze czy sądy administracyjne.
Aby osiągnąć ten postulowany stan, projekt ustawy przewiduje trzy warunki, które musi spełnić odwzorowanie cyfrowe. Przede wszystkim musi być ono opatrzone podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną organu lub jednostki organizacyjne. Ten wymóg jest zatem zgodny z wymaganiami odwzorowań paczki eADM. Kolejne dwa warunki to sposób „uwierzytelnienia” zgodny z wymaganiami instrukcji kancelaryjnej oraz konieczność wykonania, ewidencjonowania i przechowywania go w ramach systemu klasy EZD. Z punktu widzenia prowadzenia spraw w modelu EZD te dwa warunki są siłą rzeczy spełniane automatycznie, więc tylko ten pierwszy warunek jest tu nowy, choć też – jak pisałem przed tygodniem – już występującym w polskich regulacjach prawnych. Poza paczką administracyjną można jako kolejny przykład wskazać także uwierzytelnianie odwzorowań cyfrowych akt pracowniczych.
Na uwagę zasługuje przy tym ciekawa konstrukcja logiczna, że takie „uwierzytelnienie” stanowi jednocześnie potwierdzenie, że odwzorowanie spełnia także pozostałe dwa warunki. Była to odpowiedź na dylemat, jak sądy czy inne organy miałyby weryfikować czy przedstawiane im odwzorowanie cyfrowe spełnia wszystkie trzy warunki – bo tylko takie w myśl projektu jest „równoważne oryginałowi”.
Na dzień dzisiejszy opatrzenie odwzorowania cyfrowego pieczęcią czy podpisem kwalifikowanym wymagane jest przy generowaniu paczki eADM czy przekazywaniu akt w postaci elektronicznej do innych organów Według nowych założeń miałoby dotyczyć wszystkich pełnych odwzorowań cyfrowych w modelu EZD, bo poza walorem prawnym dawałoby możliwość szybszego brakowania całości składu chronologicznego. Tak jak pisałem poprzednio – na bazie moich doświadczeń idea składów chronologicznych jest trudno przyswajalna dla urzędników, więc każdy krok w kierunku szybszego pozbywania się dokumentacji papierowej uważam za korzystny.
Z punktu widzenia archiwalnego za „rewolucyjny” można uznać zapis stwierdzający, że odwzorowanie cyfrowe spełniające te trzy warunki „jest równoważne oryginałowi” do tego stopnia, że papier w składzie traci swoją kwalifikację archiwalną na rzecz postaci elektronicznej! Dotyczy to także materiałów archiwalnych! Nie musimy zatem już archiwizować takiego składu, cyklicznie usuwać odpowiedników ze składu przy brakowaniu akt elektronicznych i wreszcie przekazywać papieru ze składu do archiwów państwowych. Po de facto trzech latach taki skład chronologiczny pełnych odwzorowań cyfrowych byłby wybrakowany! Czyli z punktu widzenia archiwizacyjnego są to konkretne korzyści dla urzędników, które powinny ułatwiać też wdrażanie modelu EZD w administracji.
Założenie są zatem jak najbardziej słuszne, choć mam pewne obawy czy nie będzie jednak oporów przed takim generalnym brakowaniem zawartości składów chronologicznych. Trzy lata to niby dużo, ale co jeżeli w składzie mamy np. podpisaną własnoręcznie wieloletnią umowę? Pewne kategorie dokumentów trzeba pewnie będzie wytypować jako ”wrażliwe” i albo ich nie skanować w całości, albo wyodrębnić dla nich odrębne zbiory w ramach składu, tak aby potem tych dylematów uniknąć.
Mam nadzieje, że implementacja tej regulacji, a także rozpowszechnienie paczki eADM pozwoli polskiej administracji uwolnić się w przyszłości od papierowych oryginałów na rzecz „elektronicznych odpowiedników”. Będzie to zapewne proces i nie stanie się od razu, ale kolejne kroki trzeba stawiać nawet wtedy, jeżeli obarczone one są też pewnym ryzykiem. Trzeba też zaznaczyć, że sprawa wykorzystywania odwzorowań cyfrowych nie w każdej sytuacji jest oczywista i nie zawsze jest przejawem świadczącym o rozwoju e-administracji w Polsce. Ale o tym za tydzień.
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
