1 stycznia 2025 r., czyli po ponad 1500 dniach od uchwalenia ustawy o doręczeniach elektronicznych, zaistniał w Polsce obowiązek stosowania e-Doręczeń przez większość podmiotów publicznych. Ponieważ termin ten był wcześniej wielokrotnie przekładany przez rządzących, za sukces należy uznać sam fakt, że udało się doprowadzić do faktycznej implementacji przepisów ustawy. Z perspektywy pierwszego półrocza funkcjonowania publicznych e-Doręczeń warto dokonać krótkiego podsumowania.
Artykuł opublikowany na łamach Dziennika Gazety Prawnej.
Według danych udostępnionych przez Centralny Ośrodek Informatyki (COI), w okresie 6 miesięcy założono ponad 900 tys. adresów do doręczeń elektronicznych (ADE), w konsekwencji czego prawie potroiła się globalna liczba ADE, wynosząca aktualnie ponad 1,4 miliona (dane na 30.06.2025 r.). Największą grupę użytkowników posiadających ADE stanowią osoby fizyczne – ponad 670 tys. W ciągu pół roku nastąpił tu dwukrotny wzrost. Jeszcze bardziej, bo ponad 10-krotnie, wzrosła liczba ADE założonych przez podmioty niepubliczne – obecnie ponad 260 tys. Jest to związane z faktem, że do tej grupy zaliczane są przez COI, także podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców w KRS, mające od 1 kwietnia br. ustawowy obowiązek posiadania ADE. Wśród przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, gdzie ten obowiązek jeszcze nie zaistniał, odnotowano wzrost blisko 5-krotny – obecnie to ponad 380 tys.
W kontekście tych danych liczba ADE nadanych podmiotom publicznym nie wygląda tak imponująco, bo wynosi ok. 45 tys., z czego blisko 7 tys. założono w tym roku. Stanowi to mniej niż 55% wszystkich podmiotów publicznych. Biorąc pod uwagę, że jeszcze pod koniec 2023 r. wskaźnik ten oscylował w okolicach 30–35%, wzrost jest widoczny, ale mimo wszystko niesatysfakcjonujący. Należy też pamiętać, że w związku z wprowadzeniem okresu przejściowego część podmiotów posiadających ADE nie wykorzystuje tego kanału komunikacji w pełnym zakresie, a są też takie, które dotychczas nie aktywowały własnych ADE. Realnie zatem ten wskaźnik jest niższy i nie oddaje w pełni skali wykorzystywania e-Doręczeń przez podmioty publiczne.
Rozwojowi i szerszemu upowszechnieniu systemu e-Doręczeń nie przysłużyły się zwłaszcza problemy, które pojawiły się już na starcie usługi w styczniu. Część przesyłek godzinami, a czasami nawet dniami, „utykała” na skrzynkach ze statusem „w trakcie weryfikacji”, brakowało dowodów doręczeń i pewności, że przesyłka dotrze do adresata na czas. Poczta Polska, odpowiedzialna za realizację przesyłek „do” i „z” podmiotów publicznych, wskazywała, że problemy dotyczyły niewielkiej procentowo liczby przesyłek. Mimo to, w konsekwencji, część instytucji publicznych zdecydowała się wykorzystać „furtkę” okresu przejściowego, aby tylko w ograniczonym zakresie korzystać z usługi. Na szczęście z końcem stycznia udało się rozwiązać główne problemy i od tej pory obserwujemy stale postępującą stabilizację systemu publicznych e-Doręczeń. O ile w okresie luty–kwiecień występowały przypadki, że przesyłki elektroniczne (PURDE) realizowane były nieterminowo, o tyle w maju i czerwcu nastąpiła wyraźna poprawa. Także sam czas dostarczania przesyłek do odbiorców uległ znacznemu skróceniu, choć dla przesyłek elektronicznych (PURDE) nadanych w godzinach popołudniowych ciągle jest margines na poprawę (dziś to ok. 2–3 godziny).
Dla podmiotów publicznych najważniejsza jest jednak gwarancja, że przesyłki docierają na czas do adresata i są generowane dowody, a to – jak się wydaje – udało się osiągnąć. Potwierdzają to też dane. Według danych Poczty Polskiej, w ciągu ostatnich 6 miesięcy nadano blisko 20 milionów przesyłek, z czego zdecydowaną większość (prawie 14 milionów) stanowiła korespondencja w ramach Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). Jednocześnie zgłoszono w tym czasie niewiele ponad 100 tys. reklamacji. Wydaje się, że realna liczba reklamacji mogłaby być nieco większa, gdyby nie wymóg rozliczania każdej z przesyłek z osobna w ramach dość żmudnej procedury. Wraz ze wzrostem liczby aktywowanych ADE należy oczekiwać większej liczby przesyłek nadawanych w pełni elektronicznie w ramach PURDE, gdyż docelowo to ta usługa powinna być dominującą. Dziś PURDE w przeważającej większości dotyczy korespondencji między urzędami, a w tym roku ma ona jeszcze konkurencję w postaci platformy ePUAP.
Jedną z kluczowych kwestii związanych z e-Doręczeniami dla podmiotów publicznych od początku była sprawa ponoszonych opłat i ich rozliczania. Jeszcze w zeszłym roku jednostki samorządu terytorialnego zwracały uwagę, że opłaty za przesyłki elektroniczne w ramach PURDE (6,52 zł brutto) są zbyt wysokie, zwłaszcza jeżeli zestawi się je z kosztami podobnych przesyłek elektronicznych w ramach komercyjnej usługi Poczty Polskiej e-Polecony, przeznaczonej dla podmiotów niepublicznych (2,2 zł brutto). Polityka cenowa Poczty Polskiej spotkała się tu z szeroką krytyką i wezwaniami skierowanymi do Urzędu Komunikacji Elektronicznej o ściślejszą weryfikację uzgadnianych stawek. Wydaje się, że niższe ceny w większym stopniu zachęcałyby podmioty publiczne do stosowania e-Doręczeń. Niestety, pojawiające się postulaty i projekty, aby koszt obsługi przesyłek był ponoszony bezpośrednio z budżetu państwa, nie spotkały się z akceptacją rządu. Tym samym podmioty publiczne obciążone są też obowiązkiem realizacji rozliczeń z Pocztą Polską. Ponieważ nie wszystkie przesyłki podlegają opłacie, a Poczta Polska nie udostępnia szczegółowego zestawienia przesyłek odpłatnych, to na „barkach” instytucji publicznych spoczywa obowiązek weryfikacji danych z faktur. Brak na poziomie skrzynki odpowiednich mechanizmów umożliwiających wyszukanie takich przesyłek oraz fakt, że dane z faktur niejednokrotnie nie zgadzają się z danymi z innych raportów udostępnianych przez operatora wyznaczonego, powoduje, że nie jest to proste zadanie. Znacznym ułatwieniem w tym zakresie jest posiadanie integracji z systemami klasy EZD, gdyż te często efektywniej pozwalają nadzorować i weryfikować zrealizowane przesyłki.
Wśród podmiotów publicznych stosujących e-Doręczenia możemy wskazać te, które realizują je w ramach integracji z systemami klasy EZD, oraz takie, które obsługują je bezpośrednio z poziomu skrzynek na gov.pl. Posiadanie integracji ma istotne znaczenie nie tylko w kontekście wyżej opisanych rozliczeń, ale także determinuje sposób realizacji usługi. Obsługa skrzynki i przesyłek bezpośrednio na stronie gov.pl oraz wyszukiwanie tam klientów w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) są dość uciążliwe dla pracowników. Brak jest możliwości sortowania przesyłek po statusach doręczenia, konieczne jest częste logowanie czy uzupełnianie danych ręcznie. Dodatkowo część pracowników nie chce uwierzytelniać się do serwisu gov.pl z wykorzystaniem własnych (prywatnych) środków identyfikacji elektronicznej (np. profilu zaufanego). W tej sytuacji wyzwaniem jest także dostosowanie procesu przygotowania przesyłek do wysyłki w ramach nowej usługi. Często pojawia się konieczność przeorganizowania pracy jednostki, aby zapewnić pracownikom możliwość przeszukiwania BAE, podpisywania pism czy pobierania dowodów. W tym celu tworzone są nawet specjalne procedury wewnętrzne. Niestety, na skrzynce brak funkcjonalności, która umożliwia dostęp do BAE bez jednoczesnego przyznawania dostępu do wysłanych przesyłek. Stąd pojawia się dylemat: czy nadawać dostęp do zasobów skrzynki oraz BAE większej grupie pracowników, czy go ograniczać, organizując specjalną procedurę odpytywania BAE przez zawężone grono pracowników. Przy systemach klasy EZD nie ma tych problemów: tu każdy pracownik ma dostęp do BAE i tylko przynależnych mu przesyłek. Pism kierownicy nie muszą już podpisywać na „pulpicie” i wysyłać mailem do pracowników w celu wysyłki na e-Doręczenia – wszystko to mogą realizować łatwiej i szybciej w systemie. Finalnie podmioty, które wprowadziły EZD, nie muszą też drukować nadawanej elektronicznie korespondencji, gdy prowadzą elektroniczne akta spraw (tzw. sprawy elektroniczne). Brak stosowania EZD skutkuje swoistym paradoksem, że mimo elektronizacji procesu wysyłki pracownicy w dalszym ciągu muszą gromadzić przesyłki w postaci papierowej (papierowe akta spraw).
Obowiązkiem podmiotów publicznych jest zabezpieczanie i przechowywanie oryginalnej dokumentacji z e-Doręczeń i tutaj warto wspomnieć o nowej usłudze Poczty Polskiej „e-Archiwum”. Pozwala ona, w ramach dodatkowej odpłatności, zwiększyć przestrzeń przechowywania dokumentacji na skrzynce o 10 lub 50 GB. Ustawowo gwarantowana pojemność skrzynki dla podmiotów publicznych to 30 GB. Większe JST od dawna wskazywały potrzebę zwiększenia tego limitu skrzynki, gdyż wolumen nadawanych przesyłek szybko może ten limit przekroczyć, zwłaszcza przy okazji generowania masowych przesyłek (np. podczas wymiaru podatków). Przekroczenie limitu skutkuje zaś brakiem możliwości nadawania nowych przesyłek, a to wymusza konieczność „pobrania” przesyłek z zasobów skrzynki. Znów, najbardziej efektywnym rozwiązaniem tego problemu jest integracja z systemem klasy EZD, który automatycznie pobiera przesyłki, zwalniając przestrzeń skrzynki. W innym wypadku trzeba pobierać przesyłki na własną infrastrukturę informatyczną lub właśnie skorzystać z nowej odpłatnej usługi operatora wyznaczonego. Warto podkreślić, że usługa ta nie zwalnia podmiotów publicznych z konieczności wykonywania archiwizacji tej dokumentacji zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
W ciągu ostatnich 6 miesięcy w systemie publicznych e-Doręczeń wprowadzono też szereg zmian funkcjonalnych i rozwojowych. Jedną z nich jest dodanie mechanizmu składania podpisów elektronicznych na skrzynce e-Doręczeń. Pierwotnie mechanizm podpisywania wiadomości i załączników nie był przewidywany, ale został wdrożony na wniosek instytucji publicznych. Jeszcze w ubiegłym roku dodano funkcjonalność podpisu zaufanego, a następnie dodano możliwość podpisywania załączników także podpisami: osobistym i kwalifikowanym. Mechanizm podpisu na e-Doręczeniach (gov.pl) różni się jednak od tego znanego z ePUAP. Tu nie ma możliwości opatrzenia jednym podpisem grupy dokumentów, co jest dobrą wiadomością w kontekście utartej już linii orzeczniczej sądów administracyjnych kwestionujących taki tryb podpisu. Także w kontekście przesyłania poprzez e-Doręczenia przesyłek w trybach KPA czy Ordynacji podatkowej jest to ważna funkcjonalność dla klientów polskiej administracji.
Inną, szczególnie ważną z perspektywy ochrony danych osobowych, zmianą było usunięcie z dowodów technicznych numerów PESEL nadawcy korespondencji oraz urzędników odbierających na skrzynce przesyłki z e-Doręczeń. Sprawa ta wywołała duże kontrowersje i w konsekwencji, w marcu tego roku, PESEL został zastąpiony nowym identyfikatorem. Był to istotny krok w stronę stabilizowania publicznych e-Doręczeń, gdyż obawy związane z ujawnianiem PESEL-u były wśród pracowników administracji powszechne. Po początkowych problemach e-Doręczenia publiczne działają dziś w sposób stabilny. Ze względu na trwający okres przejściowy trudno jednoznacznie ocenić skalę ich absorpcji w instytucjach publicznych. Niewątpliwie te instytucje, które przygotowywały się na tę komunikacyjną rewolucję od dłuższego czasu, są w stanie efektywnie je realizować, w szczególności wykorzystując integrację z systemami klasy EZD. Dla mniejszych jednostek skala wyzwania jest większa i pewnie dopiero w dłuższym horyzoncie czasu okaże się, jak sobie z tym poradziły. Do pełnego upowszechnienia się usługi potrzebne są działania informacyjne wśród obywateli, bo dziś ciągle jeszcze wiele osób nie słyszało o e-Doręczeniach lub nie ma do nich zaufania. Brak jest też powszechnej wiedzy, że dla podmiotów niepublicznych usługę, poza Pocztą Polską, mogą świadczyć także inni dostawcy – tzw. kwalifikowani dostawcy (KDU). Jeszcze w tym roku ma pojawić się ustawa nowelizacyjna, która powinna przynieść szereg pożądanych zmian w doręczeniach elektronicznych. Miejmy nadzieję, że zachęcą one kolejne grupy podmiotów – publicznych i niepublicznych – do wejścia w system oraz ułatwią realizację samych e-Doręczeń.
