W zeszłym tygodniu zaprezentowany został projekt Strategii Cyfryzacji Państwa do roku 2035. Słuchając wystąpienia wicepremiera Krzysztofa Gawkowskiego omawiającego ten dokument bardzo ucieszyłem się, gdy już w początkowej części swojej godzinnej wypowiedzi poruszył on temat EZD. Zapowiedział on „wprowadzenie obowiązku zarządzania dokumentami za pomocą cyfrowych systemów EZD” i w konsekwencji „wyeliminowanie papieru z urzędów”.
W ramach cyklu „EZD – klucz do cyfrowej administracji” czy na LinkedIn pisałem już wielokrotnie, że bez elektronizacji „wewnętrznej”, administracja nie będzie w pełni efektywnie działać w wymiarze zewnętrznym (e-usługowym) oraz, że tylko synergia cyfryzacji obu tych wymiarów zapewni nam wyrwanie się z „papierowego matrixa”.
Stąd też nie może dziwić moja pozytywna reakcja na słowa Ministra Cyfryzacji zaznaczającego, że będzie to jeden z celów i priorytetów na najbliższą dekadę.
Jakie zatem perspektywy dla rozwoju EZD niesie nam projekt Strategii?
Pośród czterech obszarów horyzontalnych znajdziemy w nim obszar „Państwo” dla którego wskazano następujące obszary działania:
- E-usługi publiczne (działanie 2.1)
- Cyfryzacja procesów administracyjnych i postępowań sądowych (działanie 2.2)
- Systemy i rejestry (działanie 2.3)
- Cyfrowa tożsamość (działanie 2.4)
- Chmura obliczeniowa (działanie 2.5)
- Otwarte dane i wymiana danych (działanie 2.6)
EZD znalazło swoje miejsce w pkt. 2.2, w ramach którego wyodrębniono cel nr 1: Procesy back-office w administracji publicznej są prowadzone cyfrowo.
Już przy diagnozie tego punktu jest podkreślone, że:
aż 63 proc. instytucji publicznych wciąż funkcjonuje w oparciu o papierowy obieg dokumentów, a w obszarze cyfrowej transformacji instytucji publicznych widać wiele wyzwań.
W ramach realizacji tego celu nacisk postawiony jest właśnie na EZD o czym świadczy to, że 5 z 7 działań mających prowadzić to jego realizacji dotyczy stricte EZD.
Już pierwsze opisane działanie zapowiada nam tu rewolucję, bo mowa jest o wprowadzeniu
obowiązku wdrożenia elektronicznego zarządzania dokumentacją przez podmioty publiczne przy użyciu systemów teleinformatycznych klasy EZD.
W poprzednich latach były przymiarki do wprowadzenia obowiązku wdrożenia systemów klasy EZD w administracji na gruncie nowelizacji tzw. ustawy archiwalnej i miało to dotyczyć roku 2026. Dziś w projekcie zmiany prawa archiwalnego takich zapisów nie ma, ale „mówi się”, że obowiązek będzie wprowadzony w innym akcie prawnym i będzie to rok 2028.
Posiadanie odpowiedniego systemu teleinformatycznego, czyli narzędzia, jest warunkiem niezbędnym do prowadzenia dokumentacji w pełni elektronicznie, ale nie oznacza to automatycznie, że dany podmiot będzie działał w modelu EZD. W projekcie strategii czytamy zatem o zrobieniu kroku jeszcze dalej – o obowiązku wdrożenia modelu EZD. Pytanie, które od razu mi się nasuwa – czy mowa jest o wprowadzeniu modelu EZD jako tzw. systemu podstawowego, z pozostawieniem możliwości prowadzenia jednak części spraw dalej papierowo, czy szerzej ma to oznaczać prowadzenie wszystkich spraw w podmiotach elektronicznie do 2035?
Biorąc pod uwagę, że wśród ambitnych celów na 2035 mamy: „100% spraw prowadzonych przez podmioty realizujące zadania publiczne załatwiana jest elektronicznie”, można by sądzić, że mowa jest raczej o tym drugim, choć „załatwianie” a „prowadzenie” spraw elektronicznie to też nie do końca to samo.
Zerknijmy zatem na koniec projektu, do wskaźników. Tutaj mamy:
Odsetek spraw w realizowanych elektronicznie przez podmioty realizujące działania publiczne w stosunku do wszystkich spraw.
Jako, że za 10 lat wynosić on ma 100%, to znów skłaniałbym się jednak do odpowiedzi nr 2, a to byłaby już zapowiedź rewolucji przez duże „R”. Jednak ze względu na fakt, że dziś nie znamy „metodologii” wyliczania tego wskaźnika należy mieć na uwadze, że ostatecznie może być to interpretowane różnie. Dobrze byłoby chyba ten zapis uszczegółowić. (Choć – z perspektywy MC – może właśnie lepiej zostawić to niedookreślone do końca, aby finalnie móc ogłosić sukces w zależności od rozwoju sytuacji…).
Przyjmując jednak, że mowa jest o „elektronizacji” wszystkich spraw w administracji – a tylko tak chyba możemy zrealizować takie zapowiedzi z konferencji jak choćby „wyeliminowanie papieru z urzędów” czy „możliwość śledzenia realizacji statusu sprawy w trybie rzeczywistym” – to jestem zdecydowanym zwolennikiem takiego rozwiązania. Już dziś zdecydowana większość spraw może być realizowana w modelu EZD, ale brak „wiedzy i narzędzi” a potem „wolność wyboru” i „siła przyzwyczajenia” sprawiają, że dalej jest dokumentowana papierowo. Żeby udało się temu wszystkiemu zaradzić powinna być wypracowana ścieżka dojścia do „pełnego EZD” w administracji. Stąd też w projekcie zapisane są kolejne działania mające służyć realizacji celu „wdrażania EZD”, które układają się w pewną spójną całość, ale o tym już za tydzień. Wydaje się, że kierunek został wyznaczony, teraz jak do niego dotrzeć…
Nazywam się Karol Ciechoński i od blisko 10 lat uczestniczę w procesie wdrażania i rozwijania EZD w Urzędzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku głównego specjalisty ds. e-administracji. Prowadzę także szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Doręczenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-usługi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ciągu kilku najbliższych tygodni chciałbym się z Państwem podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem w tym obszarze na łamach strony internetowej Sprawnego Państwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany doświadczeń. Zachęcam również do śledzenia mojej aktywności na LinkedIn, gdzie zabieram głos w sprawach dotyczących e-administracji.
