„Nie wyważaj otwartych drzwi!”. „Ale odkrył Amerykę…”. „Najlepiej uczyć się na cudzych błędach”. W języku polskim funkcjonuje wiele określeń wykorzystywanych w sytuacjach, w których lepiej najpierw spytać niż działać zupełnie samodzielnie. Dzieląc się wiedzą działamy mądrzej, szybciej i skuteczniej. Jest tak i w życiu prywatnym, i w tym zawodowym. Ile to już razy, w trakcie mojej pracy w administracji publicznej, słyszałem żeby koniecznie skontaktować się z „panem Kazimierzem”, który ma wypróbowany sposób na rozliczenie delegacji służbowej, albo żeby koniecznie napisać do „pani Sylwii”, bo ona jedyna potrafi wytłumaczyć zawiłości budżetu zadaniowego?
Kontakt bezpośredni – osobisty, telefoniczny, mailowy – jest oczywiście jak najbardziej wskazany. Dowiadujemy się dzięki temu tego, co nas interesuje, a jednocześnie nawiązujemy relacje, które w przyszłości mogą pomóc w rozwiązywaniu kolejnych problemów. Kontakt taki ma jednak ten mankament, że jest ograniczony tylko do dwóch osób. Ja pytam, „pan Kazimierz” odpowiada – wiedza została pomnożona, ale tylko „razy dwa”. Tymczasem moje pytanie, a jeszcze bardziej odpowiedź „pana Kazimierza”, mogą być wartościowe dla wielu innych urzędników z mojego i nie tylko mojego urzędu. Czy nie warto byłoby więc zastanowić się nad takim kanałem komunikacji, który zapewniłby możliwość dzielenia się wiedzą na skalę znacznie szerszą niż „jeden na jednego”?
INTRANET
Taką funkcję w ramach jednej organizacji (jednego urzędu) spełnia zazwyczaj intranet. Jest to – zgodnie z definicją ustawową – niepubliczna sieć telekomunikacyjna, do której dostęp może być uzyskiwany z punktów dostępu usytuowanych w jednej strukturze organizacyjnej lub organizacji. W urzędowych intranetach znajdują się zazwyczaj takie informacje jak: książka adresowa, zbiór wewnętrznych procedur i regulacji, regulaminy organizacyjne, formularze pracownicze, aktualności, czasami menu stołówki zakładowej itd. Gdzieniegdzie w intranecie znaleźć też można „bazę wiedzy” – czasami odnoszącą się bardziej do tego „co” w danym urzędzie jest realizowane, a czasami bardziej „jak”, czyli do procedur obowiązujących w określonych obszarach działalności urzędu. Więcej o zaletach wykorzystywania intranetu w komunikacji wewnętrznej można przeczytać w Serwisie Służby Cywilnej.
Różne intranety już w swoim życiu widziałem. Niektóre były prowadzone z większym zapałem i regularnie aktualizowane, inne bardziej niż zadbany magazyn, w którym każdy może znaleźć to, co go w danym momencie najbardziej interesuje, przypominały zawalony rupieciami strych, do którego nikt nie zagląda. To chyba kwestia priorytetów. Będę się upierał, że podstawową rolą dyrektora generalnego i komórek kadrowych jest zapewnienie sprawnego funkcjonowania i ciągłości pracy urzędu. Przez to rozumiem w pierwszej kolejności zapewnienie warunków do skutecznej komunikacji i do dzielenia się wiedzą. A jaki jest lepszy sposób na zachowanie drożnego przepływu informacji i wiedzy niż taka właśnie platforma?
EKSTRANET
Ekstranet – zgodnie z brzmieniem tej samej ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych – jest „niepubliczną sieć telekomunikacyjną, do której dostęp może być uzyskiwany z punktów dostępu usytuowanych w więcej niż jednej strukturze organizacyjnej lub organizacji„. Różni się więc od intranetu wyłącznie zasięgiem. Podczas gdy ten pierwszy jest siecią wewnętrzną, ekstranet rozciąga się na więcej niż jedną organizację. Liczba jednostek wpiętych do ekstranetu może być różna, więc zakładam, że kilkunastu- lub nawet kilkudziesięcio-elementowe sieci są jak najbardziej realne do zaprojektowania i wdrożenia.
I tu właśnie dochodzimy do meritum: administracja rządowa w Polsce potrzebuje ekstranetu jak kania dżdżu! A już zdecydowanie potrzebują go wszystkie ministerstwa łącznie z KPRM (razem 17 jednostek), a w dalszej kolejności np. też wszystkie urzędy wojewódzkie oraz jednostki rządowej administracji w terenie. Dlaczego? Ponieważ wiele funkcji realizowanych przez te urzędy ma charakter horyzontalny, wykraczający poza sztywne, merytoryczne lub geograficzne, ramy każdego z nich osobno.
Przykładem nich będzie kwestia zamówień publicznych. Dotyczy ona wszystkich jednostek sektora finansów publicznych. Uregulowana jest bardzo skomplikowanym systemem aktów prawnych (samo tylko Prawo zamówień publicznych ma – bagatela – 623 artykuły). W urzędach pracują zazwyczaj całe zespoły, których jedynym zadaniem jest poprawne przeprowadzanie postępowań o zamówienie różnych towarów i usług. Czy nie dobrym pomysłem byłoby więc utworzenie wspólnego, wirtualnego miejsca, w którym urzędnicy zajmujący się zamówieniami mogliby na bieżąco dzielić się wiedzą, dobrymi praktykami lub wątpliwościami? Gdzie – np. pod patronatem Urzędu Zamówień Publicznych – rozwiązywane byłyby zagadnienia, które podejmowane na własną rękę, bez szerszych konsultacji, mogłyby narazić wielu urzędników na liczne nieprzyjemności i odpowiedzialność zawodową?
NISKO ZAWIESZONY OWOC
Zamówienia publiczne to tylko przykład. Tematów, które mogłyby być współdzielone w takim właśnie ministerialnym ekstranecie jest bardzo wiele (sprawy kadrowe, budżetowe, komunikacyjne, informatyczne itd.). Trzeba tylko uruchomić jedną wspólną platformę – rządowy ekstranet – a następnie na bieżąco zarządzać zgromadzonymi na niej treściami. Korzyści z udostępnienia takiego ekstranetu byłby natychmiastowe:
- Dzielenie się wiedzą – w służbie cywilnej jest bardzo wielu fantastycznych ekspertów, którzy zawsze chętnie dzielą się przydatnymi informacjami. Umożliwienie im robienia tego na znacznie większą skalę da im dodatkową satysfakcję bycia autorytetem w swojej dziedzinie, a wszystkim innym – szansę na uzyskanie pomocy praktyków w trudnych zagadnieniach.
- Integracja urzędników rządowych wokół określonych specjalizacji – korpus służby cywilnej został powołany do realizacji bardzo zróżnicowanych zadań państwa. Ekstranet wspomógłby utworzenie „korpusów specjalistycznych”, które dodatkowo zwiększałyby poziom profesjonalizmu rządowych urzędników. O korzyściach płynących z takich sub-korpusów pisało kiedyś Stowarzyszenie Absolwentów Krajowej Szkoły Administracji Publicznej w swoich rekomendacjach z 2016 r.
- Budowanie szybkich, drożnych kanałów komunikacji – praca administracji opiera się na słowie pisanym. Na temat sprawności procesu obiegu dokumentów w jej strukturach można byłoby dużo mówić. Ekstranet z pewnością udrożniłby obieg informacji i wiedzy dzięki intuicyjnemu sposobowi zamieszczania nowych treści.
- Przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu – część urzędników nie liczy już na znaczące, należne im podwyżki wynagrodzenia, a raczej na godne warunki pracy i docenienie ich codziennej pracy. Ekstranet mógłby pełnić funkcję narzędzia zarządzania godnościowego. „Podziel się swoją wiedzą i doświadczeniem z innymi, wytłumacz, pokieruj. Przyczyniaj się do lepszego działania państwa także na innych niż twój odcinkach”. Nie przekona to wszystkich świetnych ekspertów przed odejściem ze służby cywilnej, ale jakaś ich część może uzna, że warto dać szansę takiemu „pozafinansowemu czynnikowi motywującemu”.
- Zwiększenie szansy na budowanie ścieżek kariery w służbie cywilnej – „korpusy specjalistyczne” to także szansa na bardziej kontrolowaną wewnętrzną fluktuację kadr w administracji rządowej. Urzędy, świadome tego who is who w poszczególnych dziedzinach, zaczęłyby może bardziej starać się o zatrzymanie swoich ekspertów na pokładzie lub, z drugiej strony, starać się „podkraść” ekspertów z innych jednostek, oferując im atrakcyjniejsze warunki pracy.
- OGRANICZANIE RESORTOWOŚCI – czyli najważniejsze na koniec. Polska administracja jest ciągle zbyt mocno okopana w sztywnych silosach, z wątłymi liniami komunikacyjnymi pomiędzy tymi strukturami. Ekstranet jest szansą na „otworzenie okien” w urzędach i konstruktywne dzielenie się dobrymi praktykami. To także szansa na stopniowe poszerzanie horyzontów przez urzędników, którzy nie pojmują swojej pracy wyłącznie przez pryzmat sto lat temu opracowanego zakresu obowiązków, a raczej jako pracę dla dobra wspólnego, która to praca wymaga ciągłego aktualizowania wiedzy w wielu dziedzinach.
To wszystko jest możliwe do osiągnięcia stosunkowo niewielkim kosztem. Niepotrzebne jest tworzenie nowej jednostki, rozpisywanie wielkich przetargów itp. Potrzeba na pewno zielonego światła i silnego wsparcia politycznej „góry” (tak żeby cała inicjatywa nie upadła przy okazji pierwszej lepszej rekonstrukcji rządu). A potem już wszystko powinno pójść z górki. Trzeba tylko: (1) wykorzystać potencjał informatyków zatrudnionych w pionie cyfryzacji KPRM albo w Centrum GovTech, (2) zaangażować kogoś z Rządowego Biura Monitorowania Projektów, (3) do zespołu projektowego dołączyć chętnych, być może doświadczonych już w obsłudze ministerialnych intranetów urzędników pionów kadrowo-komunikacyjnych oraz kilka urzędniczych autorytetów z różnych branż, (4) ustalić reguły działania i… (5) do roboty! Spragnieni efektywnej komunikacji członkowie korpusu służby cywilnej czekają na ekstranet, nawet jeśli część z nich jeszcze nie wie czym jest ekstranet. Dajmy im go!
