Podróże kształcą. Szczególnie te, których celem są ważne seminaria poświęcone istotnym zagadnieniom z obszaru funkcjonowania państwa. I chociaż Fundacja Sprawne Państwo specjalizuje się w tematyce administracji rządowej, to losy i działalność tej samorządowej są jej również bliskie – wszak i jedna, i druga realizują zadania tego samego państwa.
26 i 27 maja w Świdnicy zorganizowane zostało seminarium pt. Samorząd gotowy na przyszłość. Procesy pod kontrolą 2025. W programie znalazły się tematy, które nigdy nie powinny schodzić z pola widzenia tych, którzy w administracji publicznej pracują i którym zależy na jej sprawnym i skutecznym działaniu.
- – Zarządzanie procesowe
- – Automatyzacja procesów
- – Kontrola zarządcza
- – Sztuczna inteligencja
Niestety, względy osobiste sprawiły, że byłem w stanie uczestniczyć w raptem dwóch z ośmiu sesji tego seminarium, ale zapewniam, że warto było pokonać ponad 600 km na trasie Kraków-Świdnica i z powrotem, aby posłuchać o niesamowitych możliwościach rozwojowych stojących przed polską administracją.
Po pierwsze: zinwentaryzuj i zmapuj swoje procesy
Sesja pierwsza poświęcona została zarządzaniu procesowemu na przykładzie projektu realizowanego w Urzędzie Miejskim w Świdnicy. Biuro Cyfryzacji Miasta (o jakże pięknym motcie – Tworzymy cyfrową Świdnicę – innowacyjnie, skutecznie, dla Ciebie!) podjęło się ogromnego zadania polegającego na identyfikacji oraz na zmapowaniu wszystkich procesów realizowanych w miejskim samorządzie oraz na budowie Architektury Informacyjnej Miasta. Po co? Aby sprawniej obsługiwać mieszkańców, zapewnić lepszą organizację wewnętrzną oraz aby – docelowo – zautomatyzować procesy, które zautomatyzować się da i których automatyzacja przyniesie jeszcze większe korzyści dla urzędu i dla mieszkańców Świdnicy.
Na ten moment nie dysponuję danymi, które prezentowane były w poniedziałek przez pracowników BCM, ale zapewniam, że robiły wrażenie. Pokazywały benedyktyński wysiłek (po części z pomocą studentów Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego), którego efektem ma być praca urzędników o znacznie wyższej jakości i przy niższych nakładach budżetowych.
Cieszy fakt, że odpowiedzialna za to zadanie Magda Pietrzyk – Kierownik BCM – deklaruje daleko posuniętą otwartość i chęć do dzielenia się zarówno wynikami pracy jej zespołu, jak i doświadczeniami zdobytymi w trakcie tej pracy. 1020 miast w Polsce to 1020 urzędów miejskich. Gdyby temu w Świdnicy udało się pomyślnie zakończyć ten projekt, a następnie w przystępny sposób opisać, krok po kroku, co należy wykonać i czego się wystrzegać – jestem pewny, że jakość pracy urzędników w wielu innych miastach mogłaby się znacząco poprawić.
(Dzielenie się wiedzą – mam wrażenie, że to wciąż, w powszechnym odczuciu, ekstrawagancja. Obyśmy doczekali dnia, w którym dzielenie się wiedzą między urzędami i urzędnikami będzie oczywistą oczywistością).
Po drugie: zautomatyzuj procesy
Drugą, i jak się niestety okazało – ostatnią, sesją, w jakiej mogłem wziąć udział była ta poświęcona automatyzacji procesów. Czym jest „zrobotyzowana automatyzacja procesów” (ang. robotic process automation, RPA)? Jak podaje polska Wikipedia, jest to:
technologia automatyzacji powtarzalnych procesów biznesowych, z wykorzystaniem programów komputerowych – robotów symulujących pracę człowieka.
O ile temat mapowania procesów w administracji publicznej pojawia się już od wielu lat (z jakim skutkiem – bez komentarza), o tyle automatyzacja procesów to temat stosunkowy nowy. Dr inż. Janusz Sasak ze wspomnianego już Instytutu Spraw Publicznych UJ (Kierownik Laboratorium Modelowania i Robotycznej Automatyzacji Procesów) przedstawił przykłady zastosowania RPA w administracji. Są to takie zadania jak przykładowo:
- – automatyczne przetwarzania faktur,
- – obsługa zgłoszeń serwisowych i maili,
- – generowanie cyklicznych raportów.
Ważne, aby były to procesy: powtarzalne, opisane określonymi regułami, stabilne, z możliwie niewielką liczbą wyjątków i możliwie wysokim stopniem digitalizacji. Nie są to chyba przesadnie wygórowane kryteria, biorąc pod uwagę coraz dalej idącą informatyzację działania administracji publicznej w Polsce i stopniowe odchodzenie od dokumentacji papierowej.
Jakie korzyści płynąć mogą ze zautomatyzowanych procesów?
- 1. Lepsza jakość obsługi.
- 2. Zwiększona efektywność operacyjna.
- 3. Poprawa morale zespołów (eliminacja monotonnych zadań).
- 4. Lepsza jakość danych i raportowania.
Przyznaję, że słuchałem tego wszystkiego trochę, jak dzieci słuchają bajek o wspaniałych, magicznych krainach… Bo ile to już razy, pracując w jednym czy innym ministerstwie („Wow! Pracujesz w ministerstwie?!”), sam wykonywałem jałową „dłubaninę”, którą równie dobrze wykonywać mógł absolwent pierwszej lepszej szkoły podstawowej? Ile razy widziałem, jak cenny czas urzędników (cenny, bo opłacany ze środków publicznych, z pieniędzy podatników) marnotrawiony jest na „przeklepywanie” danych z jednego miejsca do drugiego? Jaką sensację wywołuje niekiedy pokazanie kolegom w pracy jak działa korespondencja seryjna w wordzie i jak szybko można pobrać w ten sposób dane z pliku xls (zamiast przepisywać je mozolnie fragment po fragmencie)?
Zrobotyzowana automatyzacja procesów – przynajmniej jeśli dobrze ją rozumiem – to eliminacja czynności urągających urzędnikowi państwa polskiego. To narzędzie uwalniające ludzi od pracy trywialnej, której nie powinny wykonywać osoby z wyższym wykształceniem, będące doświadczonymi ekspertami w swoich dziedzinach.
Warto zauważyć, że RPA to nie jest jakaś zupełna nowość w polskiej administracji. Stosują ją już w Urzędzie Miasta Łodzi (niedawno za projekt „Robot – pracownik urzędu” otrzymali nagrodę specjalną Ministra Cyfryzacji Skrzydła IT w Administracji 2025). W administracji rządowej natomiast sporo osiągnęło już w tym zakresie Ministerstwo Finansów (mają nawet swoje wyodrębnione Centrum Robotyzacji Procesów).
Co jednak z innymi ministerstwami? Co z innymi działami administracji rządowej? Co z innymi urzędami administracji samorządowej i państwowej? Czyżby tam nie pracowano na danych? Czyżby tam nie należało szukać takich metod działania, aby uzyskiwać „najlepsze efekty z danych nakładów”?
Wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. (art. 44 ustawy o finansach publicznych)
Po trzecie: maszeruj albo giń!
Na tym skończyła się moja przygoda z tym, przyznacie sami, świetnym świdnickim wydarzeniem. Dwie sesje, obiad i siedem godzin za kierownicą to jednak nie wszystko, czego doświadczyłem tego dnia. Udało mi się spotkać i porozmawiać ze świetnymi urzędnikami, którym autentycznie zależy na tym, czym się zajmują. Mam tu na myśli zarówno tych z Urzędu Miejskiego w Świdnicy, urzędników z innych urzędów samorządowych, ale i na przykład tych z Departamentu Projektów i Strategii Ministerstwa Cyfryzacji, który to departament wysłał trójkę swoich pracowników „na przeszpiegi”, aby posłuchali i porozmawiali z ludźmi już dziś realizującymi ambitne zadania informatyzacyjne w samorządach.
Ogólne wnioski poseminaryjne? W dalszym ciągu tkwimy po uszy w silosach. Zarówno pod względem zarządczym (zarządzanie procesowe, kontrola zarządcza), jak i pod względem wykorzystywania nowych (najnowszych) technologii (RPA). Samorządy, przynajmniej niektóre, walczą, jak mogą. Próbują różnymi metodami zapewnić swoim mieszkańcom jak najwyższy poziom usług przy coraz bardziej napiętych budżetach (nawiasem mówiąc: czy słyszeliście już o SMUP-ie – Systemie Monitorowania Usług Publicznych?). W administracji rządowej i państwowej też można wskazać kilka „jaskółek”, organizacyjnych i technologicznych, które zwiększają profesjonalizm działania instytucji publicznych.
No właśnie, szkoda wielka, że takich rozwiązań trzeba wypatrywać, że success stories są uzależnione od odważnych i ambitnych jednostek, które mają to szczęście, że trafiły na mądrych przełożonych roztaczających parasol ochronny dla ich aktywności. „SYSTEM” jest ciągle na „nie”. „SYSTEM” zasadniczo ciągnie w dół. No ale o walce z systemem śpiewali już różni wielcy artyści, więc trudno tu o oryginalność…
Wydarzenie takie jak to, w Świdnicy pozwoliło mi osobiście spojrzeć nieco dalej, wychylić głowę z wieży, w której sam jestem uwięziony. Tak na dobrą sprawę po raz pierwszy bezpośrednio poczułem tę mityczną „służbę publiczną”, znacznie szerszą niż służba cywilna – koszula znacznie bliższa ciału FSP. Takich wydarzeń powinno być z pewnością o wiele więcej, a osiągnięcia zaprezentowane w ich trakcie powinny być motorem przemian instytucji publicznych w Polsce. Czas na tolerowanie bylejakości w sektorze publicznym szybko się kończy.
