Dzięki uprzejmości Katarzyny Dudzik (naczelniczki Wydziału Etyki Służby Cywilnej i Współpracy Międzynarodowej w Departamencie Służby Cywilnej KPRM) i Dagmira Długosza (doradcy ds. etyki w KPRM) przekazujemy informacje dotyczące niezwykle cennej, choć nadal niezbyt rozpowszechnionej w służbie cywilnej funkcji doradcy ds. etyki. Chcemy pokazać, że administracja publiczna to nie tylko biurokratyczna struktura; to konkretni ludzie, którzy wykonują wartościową pracę. Dzięki nim państwo działa lepiej i sprawniej – w interesie obywali.
W Serwisie Służby Cywilnej można przeczytać, że do zadań Szefa Służby Cywilnej należy budowa i promocja kultury uczciwości w urzędzie oraz wzmacnianie etosu służby cywilnej. Co należy rozumieć pod tym pojęciem?
Kultura uczciwości to kultura organizacji oparta o precyzyjnie określone wartości. Podstawowe zostały wskazane w art. 153 ust. 1 Konstytucji1 i doprecyzowane w ustawie o służbie cywilnej2 oraz w zarządzeniu dotyczącym zasad służby cywilnej i zasad etyki korpusu3. W praktyce kultura organizacji oparta na wartościach to jest kultura organizacji, która wspiera przestrzeganie wartości wśród pracowników oraz ułatwia przestrzeganie zasad etyki i kierowanie się nimi, w pracy i poza nią. Taka organizacja ma określone procedury, zasady postępowania, którymi się kieruje. Kluczowe jest też podejście kadry kierowniczej i zarządzającej do przestrzegania zasad. Jest wiele aspektów składających się na kulturę uczciwości, bo kultura uczciwości jest czymś głębszym niż tylko procedurami, które łatwo zmienić.
W polskiej służbie cywilnej to pojęcie zaczęło zyskiwać na popularności w 2017 roku, gdy Rada Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju przyjęła rekomendację dotyczącą uczciwości w służbie publicznej, jej promocję w naszym kraju rozpoczął Departament Służby Cywilnej (DSC). To ten dokument stał się inspiracją do zainicjowania prac zespołu doradców ds. etyki w służbie cywilnej, którzy pełnią funkcję w KPRM, ministerstwach urzędach centralnych i urzędach wojewódzkich. Rekomendacja była też inspiracją dla Szefa Służby Cywilnej, aby wydać zalecenie dyrektorom generalnym/kierownikom urzędów w zakresie promowania kultury uczciwości.
Szef Służby Cywilnej w 2020 r. wydał zalecenia w sprawie standardów pracy doradcy ds. etyki, które dotyczą m.in. sposobu powołania doradcy ds. etyki. W jaki sposób zalecenia są realizowane w KPRM?
W KPRM wybór doradcy ds. etyki odbywa się w wyborach powszechnych, w których mogą brać udział wszyscy pracownicy. W pierwszym kroku pracownicy mogą zgłaszać osoby, które uważają za godne pełnienia tej funkcji, do których mają zaufanie. Piętnastu pracowników, którzy otrzymali największą liczbę głosów i wyrazili zgodę na pełnienie funkcji doradcy, przechodzi do drugiego etapu głosowania. Obecnie 5 osób, które otrzymuje największą liczbę głosów dyrektor generalny powołuje do pełnienia tej funkcji.
Co dokładnie robi doradca ds. etyki? Proszę podać przykłady podejmowanych działań.
Doradca i doradczyni (bo większość z nich to kobiety) wspiera dyrektora generalnego/kierownika urzędu w budowaniu kultury opartej na wartościach. To jest podstawowy cel funkcji doradcy. Realizuje go w pierwszej kolejności doradzając pracownikom w sytuacjach etycznie wątpliwych lub trudnych. Porada doradcy nie ma charakteru opinii prawnej. Pracownik może z niej skorzystać, ale nie musi. Ostatecznie to pracownik podejmuje decyzje i ponosi jej konsekwencje. Doradca jest osobą, do której pracownicy mogą przyjść i po prostu omówić jakąś trudna dla nich sprawę. Czasami ich problemy dotyczą trudności we właściwym rozumieniu obowiązków czy zasad, a czasami relacji międzyludzkich, czasami pierwsza rozmowa kończy sprawę. Pracownicy potrzebują usłyszeć opinię osoby, która często jest dla nich autorytetem i której ufają. Doradca może wskazać różne akty prawne, pomocne w rozwiązaniu problemu. W przypadku, gdy problem dotyczy relacji z przełożonym, doradca może przedstawić perspektywę drugiej strony. Czasami to wystarczy, aby rozwiązać problem. Zdarza się również, że pracownicy przychodzą z pytaniem o możliwości działania w związku z określonym problemem. Pytają, czy wypada np. napisać do dyrektora generalnego albo umówić się z nim na spotkanie. Często pracownicy oczekują, aby doradca stanął po ich stronie, podzielił ich punkt widzenia. Jednak rolą doradcy jest spojrzenie na trudną sytuację w sposób obiektywny, pokazanie szerszej perspektywy, również z punktu widzenia współpracowników czy przełożonego. Większość pracowników, którzy zgłaszają się o poradę do doradcy, prosi o dyskrecję. Ale zdarza się, że pracownik prosi doradcę o udział w jego rozmowie z dyrektorem generalnym, czy w rozmowie oceniającej.
Doradzanie pracownikom w sytuacji etycznie wątpliwej lub trudnej jest najważniejszym zadaniem doradcy, ale nie jedynym. Zgodnie ze standardami pracy doradcy, do zadań osoby, która pełni tę funkcję, należy promowanie kultury uczciwości i identyfikowanie obszarów do usprawnień, w tym prowadzenie wśród pracowników anonimowej samooceny kultury uczciwości w urzędzie, ale również reagowanie, gdy jego zdaniem dzieje się coś niepokojącego. Jeżeli doradca wie albo uważa, że jest wysoce prawdopodobne, że w jakiejś komórce organizacyjnej dochodzi do nieprawidłowości, to informuje o tym dyrektora generalnego, oczywiście przy zachowaniu zasad pełnienia funkcji doradcy, w szczególności zasady poufności.
Dagmir Długosz: Chciałbym uzupełnić naszą odpowiedź, że w moim przypadku zdarzało mi się czasami za zgodą pracownika zadzwonić do jego przełożonego, aby z nim porozmawiać odnośnie możliwości rozwiązania problemu. Jednak z doświadczenia wiem, że nie każdy przełożony może być z tego zadowolony. Dlatego trzeba być bardzo rozważnym w ewentualnym działaniu. Czasami jak mam dobry kontakt z pracownikiem to dzwonię do niego, aby zapytać się, czy jego problem został rozwiązany.
Katarzyna Dudzik: Pan Dagmir ma długoletnie doświadczenie i dużą wiedzę. Natomiast rolą doradcy jest przede wszystkim doradzanie. Podczas spotkań z nowymi doradcami odradzam takiego kontaktu po to, aby pracownik nie uznał tego za nadmierne zainteresowanie, czy wręcz ingerowanie. Zachęcam do budowania relacji z pracownikiem, ale nie wchodzenia w te relacje.
W jakich sprawach pracownicy zwracają się do doradcy ds. etyki?
Dagmir Długosz: Jest wiele takich kwestii. Do mnie pracownicy zwracali się w sprawach dotyczących relacji międzyludzkich, konfliktów w pracy. Jednak nie zawsze.
Katarzyna Dudzik: Zgadzam się, takich kwestii bywa wiele. Z ostatniej ankiety, którą przeprowadziliśmy wśród członków zespołu doradców wynika, że najczęściej tematem rozmów są kwestie przyjmowania upominków, dodatkowego zatrudnienia czy zarobkowania, i relacji międzyludzkich. Pracownicy pytają czy mogą przyjąć gadżety promocyjne albo zaproszenie na konferencję otrzymane od firm, z którymi ich departament współpracuje. Chcą wyjaśnić wątpliwości co do tego, czy podjęcie dodatkowego zajęcia zarobkowego będzie zgodne z obowiązującymi nas zasadami. Czy dana działalność niezarobkowa, którą pracownik chciałby się zająć po pracy, nie będzie sprzeczna z obowiązkami członka korpusu, nie podważy zaufania do służby cywilnej. Nieraz wątpliwości pracowników dotyczą możliwej aktywności w internecie czy szerzej, właściwego rozumienia zasady neutralności politycznej.
Kto najczęściej korzysta z pomocy doradcy ds. etyki? Jak często?
To nie są częste sytuacje4. Z pomocy doradcy korzystają zarówno kobiety i mężczyźni, niezależnie od zajmowanego stanowiska. Choć mamy wrażenie, że osoby zajmujące stanowiska kierownicze chętniej zwracają się z prośbą o poradę do doradcy, który zajmuje podobne, kierownicze stanowisko. Nie jest to jednak zasadą. Oczywiście zdarza się, że o poradę doradcy pyta dyrektor generalny czy kierownik urzędu.
Jakie są efekty powołania doradcy ds. etyki w KPRM? Czy są jakieś przykłady sukcesów?
Myślę, że sukcesem w pewnym sensie jest to, że ta funkcja doradcy się zakorzeniła w KPRM i że pracownicy w sytuacji dla nich trudnej, niejasnej, zgłaszają się do osób, które tę funkcję pełnią. Zgłaszają się często przed podjęciem działania, co pozwala pracownikom uniknąć nieumyślnego łamania obowiązków i zasad. Dlatego już w trackie szkoleń z etyki w ramach służby przygotowawczej czy szkoleń wewnętrznych, zachęcamy wszystkich pracowników do kontaktu z doradcami. Podczas szkolenia informujemy, że mamy zespół doradców, którzy posiadają wiedzę i kompetencje, żeby w sytuacji problemowej, czy jakiejkolwiek wątpliwości, udzielić wsparcia z zachowaniem poufności.
Promujemy funkcję doradcy, żeby zapewnić pracownikom komfort podejmowania działań z przekonaniem, że działają w sposób zgodny z przepisami, w trosce o wizerunek urzędu i szerzej – profesjonalnej, ale też bezstronnej i politycznie neutralnej służby cywilnej. Wreszcie sukcesem jest możliwość udzielenia pomocy w trudnej etycznie sytuacji przy zachowaniu poufności i anonimowości. To jest w ogóle istota funkcji doradcy.
Czy doradca ds. etyki otrzymuje z tego tytułu wynagrodzenie?
Zadania, które pracownik realizuje jako doradca, są zadaniami dodatkowymi w stosunku do tych, które wprost wynikają z opisu stanowiska pracy. To naprawdę duże obciążenie, bo doradca nie tylko doradza, ale często również promuje zasady, prowadzi szkolenia wewnętrzne, prowadzi anonimową samoocenę, proponuje działania doskonalące. Stąd motywowanie pozafinansowe czy finansowe takich pracowników jest jak najbardziej zasadne. Aktualna wersja standardów przewiduje możliwość wypłacenia doradcy dodatku zadaniowego bądź nagrody z funduszu nagród. Niemniej jest to zawsze decyzja dyrektora generalnego / kierownika konkretnego urzędu. Dlatego w niektórych przypadkach już w zarządzaniu DG dot. doradcy ds. etyki znajdziemy zapis o tym, że osoba, która wykonuje zadania doradcy nie otrzymuje z tego tytułu żadnego dodatku. Fakt pełnienia funkcji nie jest też uwzględniany w ocenie okresowej, np. przy ocenie zaangażowania pracownika. Dlatego w ramach trwających prac nad aktualizacją standardów pracy doradcy, pojawiły się propozycje położenia nieco większego nacisku na możliwość motywowania pozafinansowego, ale i finansowego doradców.
Jakie są koszty powołania doradcy ds. etyki dla urzędu?
W praktyce największym wyzwaniem bywa zapewnienie odpowiednich warunków do udzielania porady w poufności – najczęściej doradca nie pracuje jednak sam w pokoju, a trudno sobie wyobrazić, żeby doradca doradzał pracownikowi w obecności jeszcze innej osoby. Dyrektorzy generalni / kierownicy urzędów różnie radzą sobie z tym wyzwaniem lokalowym. W przypadku, gdy w danym urzędzie nie ma fizycznej możliwości, żeby doradca siedział sam w pokoju, rozwiązaniem bywa np. udostępnianie doradcy wolnego pokoju, np. pokoju do obsługi klientów czy sali konferencyjnej.
Jeżeli dyrektor generalny / kierownik urzędu podejmuje decyzję o powołaniu doradcy, nie może to być rozwiązanie tymczasowe. Doradca powinien dysponować odpowiednimi warunkami do realizacji powierzonych mu zadań. Powinien mieć również możliwość rozwoju wiedzy i kompetencji niezbędnych dla osoby, która pełni funkcję doradcy ds. etyki. Przy tej okazji dodam, że DSC, w ramach Programu Dzielenia się Wiedzą, oferuje członkom korpusu możliwość udziału w otwartych webinarach na tematy ważne z punktu widzenia rozwoju doradcy, w tym z zakresu zasad pełnienia funkcji doradcy czy etyki w służbie cywilnej. Doradcy mogą też korzystać z materiałów informacyjno-promocyjnych, a także programów szkoleniowych nt. etyki i przeciwdziałania konfliktowi interesów5 dla trenerów wewnętrznych, które publikujemy w Serwisie Służby Cywilnej.
Jakie mogą państwo wskazać korzyści dla pracowników urzędów wynikające z obecności doradcy w ich urzędzie?
Dla pracowników największą korzyścią jest to, że nie są zostawieni „sami sobie” w sytuacji dla nich trudnej. Ważne, że mogą liczyć na poufność, pomoc kogoś, kto cieszy się autorytetem, komu ufają. Między innymi dlatego tak ważne jest, aby doradca był wybierany w bezpośrednich, powszechnych i tajnych wyborach przez samych pracowników. W rezultacie pracownik działa z przekonaniem, że przestrzega zasad, nie narusza obowiązków członka korpusu.
W przypadku, gdy problemem jest konflikt między pracownikami, korzyścią może być poprawa atmosfery pracy, jakość pracy. Doradcy pomagają bowiem w problemach, które często wynikają po prostu ze złej komunikacji. Dzięki temu, że w urzędzie został powołany doradca ds. etyki, a więc osoba obiektywna i bezstronna, wiele problemów, które tak naprawdę nie są problemem, a tylko pewnym nieporozumieniem, można rozwiązać na wczesnym etapie.
A czy są jakieś korzyści dla kierowników urzędów, które mogłyby zachęcić ich do powołania doradców ds. etyki?
Doradca ds. etyki pełni funkcję zaufanego pracownika, który wspiera zarówno kierownictwo, jak i pozostałych pracowników w rozwiązywaniu dylematów etycznych. To pomaga w budowaniu kultury uczciwości i przestrzeganiu wysokich standardów etycznych w urzędzie. Bo tam gdzie poprawia się właściwe rozumienie zasad, jest mniej nieprawidłowości, nie ma „skandali”. Dzięki temu wizerunek urzędu i samego kierownika jest lepszy. Powołanie takiego doradcy jest wyrazem i dowodem dbałości kierownika urzędu o kulturę uczciwości w organizacji, co pozytywnie wpływa na atmosferę pracy oraz wiarygodność instytucji. Jeżeli lider organizacji decyduje się na powołanie doradcy, to znaczy, że mu zależy na tym, aby organizacja funkcjonowała zgodnie z zasadami, z przepisami prawa, żeby realizowała działania w sposób jak najlepszy, profesjonalny, zgodny z wartościami służby cywilnej. Innymi słowy – korzyści dla kierownictwa to zaufanie pracowników poprzez zapewnienie im wsparcia w trudnych sytuacjach etycznych, poprawa kultury organizacyjnej i uczciwości w urzędzie. Przy tej okazji warto jednak zaznaczyć, że nie w każdym urzędzie służby cywilnej powołanie doradcy jest optymalnym sposobem realizacji obligatoryjnego standardu zarządzania zasobami ludzkimi jakim jest „kultura uczciwości”6. W urzędach zatrudniających kilku członków korpusu, jak niektóre urzędy powiatowej administracji zespolonej, lepszym rozwiązaniem mogą okazać się inne, alternatywne mechanizmy wsparcia pracowników. Ważne, aby każdy członek korpusu miał realne wsparcie w sytuacji etycznie wątpliwej lub trudnej.
Pani Katarzyno, na jaką pomoc ze strony DSC mogą liczyć urzędy zainteresowane powołaniem funkcji doradcy ds. etyki, a także sami doradcy?
W ramach Programu Dzielenia się Wiedzą prowadzimy otwarte webinary nt. zasad powołania i sposobów pełnienia funkcji doradcy ds. etyki. Te spotkania kierujemy przede wszystkim dla nowych doradców, ale również dla kierowników/ przedstawicieli kierowników urzędów, którzy jeszcze nie zdecydowali się na powołanie doradcy. W trackie odpowiadamy na pytania, wyjaśniamy wątpliwości i dzielimy się doświadczeniem. Takie spotkania organizujemy co kwartał. Najbliższe spotkanie planujemy 10 września.
W ramach tego samego Programu zapewniamy otwarte webinay z zakresu etyki. Szkolenia „Etyka w pracy urzędnika” organizujemy dla wszystkich członków korpusu również raz na kwartał. Najbliższe takie szkolenia planujemy 24 września.
Stale rozbudowujemy zakładkę Serwisu Służby Cywilnej „Etyka w urzędzie”. Tu publikujemy m.in. informacje z prac zespołu doradców, zalecenia Szefa Służby Cywilnej, przykłady dobrych praktyk, odpowiedzi na często zadawane pytania i materiały promocyjne do pobrania, tj. kwestionariusz anonimowej samooceny uczciwości organizacji, wygaszacze ekranu, plakaty, ulotki, kalendarze itp. Są to materiały, które mogą ułatwić doradcy promowanie zasad służby cywilnej i zasad etyki korpusu w urzędzie.
Panie Dagmirze, co daje Panu pełnienie funkcji doradcy ds. etyki?
Generalnie lubię współpracować z ludźmi i im pomagać. Ta tematyka też mnie interesuje, więc mam z tego osobistą satysfakcję. Na pewno jest satysfakcja z pomocy, ale też z tego, że jestem wskazywany przez pracowników do udziału w wyborach. Traktuje to jako wyróżnienie. Myślę, że skoro już mnie wskazano to może warto poczynić ten wysiłek. Pełnienie roli doradcy nie przeszkadza mi w innych zadaniach służbowych. Chcę mieć dalej kontakt z tą tematyką służby cywilnej, której poświęciłem też kilka lat życia. Generalnie dla mnie to jest możliwość rozwoju zawodowego w interesującym mnie obszarze, a także ta rola ma wymiar społeczny, mogę pomagać. Mam już 57 lat i jeszcze trochę pracy przede mną, ale znowu nie aż tak długo. W większym stopniu patrzę na swój rozwój w kategoriach może trochę takiego jakby mentora niż żebym się musiał jakoś na siłę bardzo rozwijać, a to jest dla mnie w tej funkcji akurat zaletą.
Katarzyna Dudzik – pełni funkcję naczelnika Wydziału Etyki Służby Cywilnej i Współpracy Międzynarodowej w Departamencie Służby Cywilnej KPRM. W latach 2017–2021 była członkinią pierwszego zespołu doradców etycznych w KPRM. Od niemal dziesięciu lat koordynuje działania związane z etyką w służbie cywilnej, w tym pracę zespołu doradców ds. etyki, działających w urzędach kierowanych przez dyrektorów generalnych oraz kierowników urzędów centralnych. Jest absolwentką Wydziału Ekonomii Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie (dawniej Akademii Ekonomicznej), gdzie ukończyła specjalizację Gospodarka i Administracja Publiczna. Ukończyła również XIII promocję Krajowej Szkoły Administracji Publicznej oraz studia podyplomowe na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego. Prywatnie – szczęśliwa mężatka i mama trzech wspaniałych córek.
Dagmir Długosz – w administracji rządowej pracuje od 1995 r., gdzie pełnił funkcje kierownicze, doradcze i eksperckie, brał udział w projektach dot. centrum rządu, zarządzania publicznego, partycypacji i dialogu społecznego, organizacji pozarządowych, służby cywilnej, polityki publicznych. Obecnie pracuje w KPRM w Departamencie Polityk Publicznych i Programowania Prac Rządu, gdzie m.in. koordynuje międzynarodowy projekt „Centrum rządu w czasach złożoności”. Absolwent nauk politycznych (Uniwersytet Śląski), KSAP, studiów europejskich UW oraz polityki miejskiej SGH. Publikuje, ostatnio: (2023, wyd. KSAP): Efekt Synergii. Minipodręcznik maxipraktyk. Dobre praktyki zarządzania instytucją w administracji publicznej.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat funkcji doradcy ds. etyki:
- – odwiedź zakładkę w Serwisie Służby Cywilnej poświęconą tej tematyce – „Etyka w urzędzie”
- – napisz e-mail na adres: etyka@kprm.gov.pl
- – zadzwoń: 22 694 66 64
- 1. Art. 153 ust. 1 Konstytucji „W celu zapewnienia zawodowego, rzetelnego, bezstronnego i politycznie neutralnego wykonywania zadań państwa, w urzędach administracji rządowej działa korpus służby cywilnej.” ↩︎
- 2. Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2024 r., poz. 409 z późn. zm.) ↩︎
- 3. Zarządzenie Nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2011 r. w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej (M.P. 2011 nr 93 poz. 953) ↩︎
- 4. Dagmir Długosz w ciągu około 10 lat pełnienia funkcji doradcy ds. etyki doradzał w ponad 20 przypadkach. ↩︎
- 5. Jako załączniki do zalecenia w zakresie promowania kultury uczciwości (LINK) ↩︎
- 6. Zgodnie z Zarządzeniem Szefa Służby Cywilnej w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej dyrektor generalny urzędu wspiera pracowników w trudnych lub niejasnych sytuacjach, które budzą ich wątpliwości etyczne (np. opracowuje i upowszechnia odpowiednie procedury lub tworzy w urzędzie funkcję doradcy do spraw etyki i zapewnia mu odpowiednie warunki pracy). Więcej na ten temat TUTAJ ↩︎
