{"id":6467,"date":"2026-01-28T12:43:54","date_gmt":"2026-01-28T11:43:54","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=6467"},"modified":"2026-01-28T12:43:55","modified_gmt":"2026-01-28T11:43:55","slug":"ksef-w-administracji-wyzwania-zwiazane-z-obsluga-e-faktur","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2026\/01\/28\/ksef-w-administracji-wyzwania-zwiazane-z-obsluga-e-faktur\/","title":{"rendered":"KSeF w administracji \u2013 wyzwania zwi\u0105zane z obs\u0142ug\u0105 e-faktur"},"content":{"rendered":"\n<p><strong>Od 1 lutego br. polsk\u0105 administracj\u0119 czeka kolejne wyzwanie zwi\u0105zane z wprowadzeniem nowego cyfrowego rozwi\u0105zania jakim jest KSeF. Po \u201erewolucji e-Dor\u0119czeniowej\u201d, czas na zamiany w zakresie zarz\u0105dzania fakturami.<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>Wi\u0119kszo\u015b\u0107 materia\u0142\u00f3w dotycz\u0105cych KSeF (Krajowy System e-Faktur) skierowana jest do przedsi\u0119biorc\u00f3w, natomiast informacje omawiaj\u0105ce ten temat z perspektywy podmiotu publicznego prezentowane s\u0105 w mniejszym zakresie. Tymczasem zapewne w ostatnim czasie w niejednej instytucji publicznej pojawi\u0142y si\u0119 pytania i w\u0105tpliwo\u015bci zwi\u0105zane z obs\u0142ug\u0105 faktur po 1 lutego.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>&#8211; Czy faktury mog\u0105 by\u0107 obs\u0142ugiwane tylko w postaci elektronicznej?<\/li>\n\n\n\n<li>&#8211; Czy nale\u017cy pobiera\u0107 je z KSeF?<\/li>\n\n\n\n<li>&#8211; Czy mo\u017cna je drukowa\u0107, czy nale\u017cy przechowywa\u0107 tylko w KSeF?<\/li>\n\n\n\n<li>&#8211; Co z opisem faktur i ich archiwizacj\u0105?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>To przyk\u0142adowe pytania pojawiaj\u0105ce w zwi\u0105zku z now\u0105 postaci\u0105 faktury \u2013 faktur\u0105 ustrukturyzowan\u0105 z KSeF (dalej e-faktura).<\/p>\n\n\n\n<p>Aby jednak odpowiedzie\u0107 ca\u0142o\u015bciowo na tego typu pytania nale\u017cy pami\u0119ta\u0107, \u017ce instytucje publiczne dzia\u0142aj\u0105 na podstawie i w granicach prawa. Analizuj\u0105c obs\u0142ug\u0119 e-faktur trzeba mie\u0107 na uwadze szerszy katalog regulacji, ani\u017celi ustawa o VAT czy te\u017c ustawa o rachunkowo\u015bci, kt\u00f3re wprost zawieraj\u0105 przepisy w zakresie KSeF. Niezale\u017cnie od swej postaci faktura jest dokumentem i z tego powodu podlega przepisom kancelaryjno-archiwalnym (ustawa archiwalna). Ponadto jest dowodem ksi\u0119gowym potwierdzaj\u0105cym wydatkowanie \u015brodk\u00f3w publicznych i z tego powodu trzeba mie\u0107 na uwadze zapisy ustawy o finansach publicznych.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Uzyskanie dost\u0119pu do KSeF<\/h2>\n\n\n\n<p>Kluczow\u0105 dat\u0105 z punktu widzenia podmiot\u00f3w publicznych b\u0119dzie 1 lutego br. Od tej daty instytucje publiczne mog\u0105 si\u0119 spodziewa\u0107, \u017ce cz\u0119\u015b\u0107 faktur (w pierwszym okresie zapewne jednak jeszcze nie tak du\u017ca, bo 2026 r. to okres przej\u015bciowy) b\u0119d\u0105 otrzymywa\u0107 nowym kana\u0142em, a mianowicie na swoje \u201ekonta\u201d w KSeF. W obiegu publicznym ju\u017c teraz cz\u0119\u015b\u0107 \u201edu\u017cych\u201d przedsi\u0119biorc\u00f3w deklaruje, \u017ce faktury swoim klientom b\u0119dzie wystawia\u0107 w ten w\u0142a\u015bnie spos\u00f3b. Podstawowym zatem obowi\u0105zkiem instytucji publicznych jest zabezpieczenie sobie mo\u017cliwo\u015bci dost\u0119pu do tych e-faktur. Co warto podkre\u015bli\u0107, nie b\u0119dziemy mieli tu do czynienia z czynno\u015bci\u0105 zak\u0142adania konta KSeF, jak i czynno\u015bci\u0105 \u201edor\u0119czenia\u201d e-faktury. W przypadku np. e-Dor\u0119cze\u0144 trzeba by\u0142o wnioskowa\u0107 o adres do dor\u0119cze\u0144 elektronicznych (ADE) i dopiero po jego aktywacji mo\u017cna by\u0142o dor\u0119cza\u0107 przesy\u0142ki na to ADE (konto). Brak aktywnego ADE uniemo\u017cliwia\u0142 wysy\u0142k\u0119 pism. W przypadku KSEF \u201ekonta\u201d s\u0105 zak\u0142adane niejako automatycznie, a swoistym \u201eadresem elektronicznym\u201d jest NIP podatnika. Zaniechanie w zakresie dost\u0119pu do KSeF ze strony instytucji publicznej mo\u017ce zatem skutkowa\u0107 sytuacj\u0105 braku dost\u0119pu do wystawionych przez przedsi\u0119biorc\u00f3w e-faktur. Przedsi\u0119biorcy bowiem ju\u017c od 1 lutego b\u0119d\u0105 mieli mo\u017cliwo\u015b\u0107 wystawiania e-faktur na NIP ka\u017cdego podmiotu b\u0119d\u0105cego podatnikiem VAT. W odr\u00f3\u017cnieniu od e-Dor\u0119cze\u0144 podmiot publiczny nie b\u0119dzie te\u017c dysponowa\u0142 \u017cadnym dowodem dor\u0119czenia mu e-faktury w KSeF. Sam fakt nadania numeru KSeF i data jej pojawiania na \u201ekoncie\u201d KSeF jest wystarczaj\u0105cy.<\/p>\n\n\n\n<p>W celu zapewnienia sobie dost\u0119pu do KSeF nale\u017cy w wi\u0119kszo\u015bci przypadk\u00f3w z\u0142o\u017cy\u0107 (za co odpowiada kierownik jednostki) do urz\u0119d\u00f3w skarbowych wniosek w postaci formularza ZAW-FA, wskazuj\u0105c w nim dane osobowe pracownika uprawnionego do korzystania z KSeF (administratora). Podobnie jak w e-Dor\u0119czeniach, ju\u017c w ramach systemu KSeF taka osoba mo\u017ce nada\u0107 kolejne uprawnienia innym pracownikom. Wyj\u0105tkiem od tej regu\u0142y b\u0119dzie sytuacja, gdy podmiot dysponuje piecz\u0119ci\u0105 kwalifikowan\u0105 i wtedy automatycznie, za jej pomoc\u0105, mo\u017ce otrzyma\u0107 dost\u0119p do swojego konta KSeF (bez formularza <a href=\"https:\/\/www.podatki.gov.pl\/media\/0pqh102d\/zaw-fa-02-08.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">ZAW-FA<\/a>). Bardziej skomplikowana sytuacja b\u0119dzie dotyczy\u0107 jednostek samorz\u0105du terytorialnego (JST) i ich jednostek podleg\u0142ych, dzia\u0142aj\u0105cych w ramach tzw. centralizacji VAT. Tu najpierw organ JST zg\u0142asza do urz\u0119du skarbowego swoje jednostki podleg\u0142e obj\u0119te t\u0105 centralizacj\u0105, a nast\u0119pnie sk\u0142ada ZAW-FA \u2013 nie robi\u0105 ju\u017c tego kierownicy jednostek podleg\u0142ych. Jednostki te dzia\u0142aj\u0105 wtedy w ramach KSeF jako tzw. podmiot trzeci i otrzymuj\u0105 uprawnienia do KSeF od organu JST.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Narz\u0119dzia do obs\u0142ugi e-faktur<\/h2>\n\n\n\n<p>W zakresie obs\u0142ugi e-faktur w KSeF istnieje mo\u017cliwo\u015b\u0107 obs\u0142ugi ich z wykorzystaniem bezp\u0142atnych narz\u0119dzi udost\u0119pnionych przez Ministerstwo Finans\u00f3w: <a href=\"https:\/\/ksef.podatki.gov.pl\/bezplatne-narzedzia-ksef-20\/aplikacja-podatnika-ksef-20-wersja-testowa\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Aplikacja podatnika KSeF<\/a> i <a href=\"https:\/\/ksef.podatki.gov.pl\/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia\/aplikacja-mobilna-ksef\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Aplikacja mobilna KSeF<\/a>. Istnieje r\u00f3wnie\u017c mo\u017cliwo\u015b\u0107 zintegrowania si\u0119 z systemem finansowo-ksi\u0119gowym czy te\u017c systemem klasy EZD. W przypadku integracji trzeba wygenerowa\u0107 odpowiedni certyfikat, umo\u017cliwiaj\u0105cy komunikacj\u0119 z KSeF. O ile w przypadku integracji z e-Dor\u0119czeniami systemy integruj\u0105ce si\u0119 \u201epobiera\u0142y i usuwa\u0142y\u201d dokumenty ze skrzynki, w przypadku KSeF systemy integruj\u0105ce si\u0119 mog\u0105 pobra\u0107 e-faktury, ale r\u00f3wnocze\u015bnie ich nie usuwaj\u0105 \u2013 s\u0105 one dost\u0119pne w KSeF przez 10 lat.<\/p>\n\n\n\n<p>W zale\u017cno\u015bci od wykorzystywanego narz\u0119dzia pracownicy w r\u00f3\u017cny spos\u00f3b mog\u0105 otrzyma\u0107 dost\u0119p do KSeF i\/lub e-faktur. W przypadku aplikacji ministerialnych po otrzymaniu odpowiednich uprawnie\u0144 od administratora (np. przegl\u0105danie faktur, wystawianie faktur) oraz po wskazaniu numeru NIP jednostki b\u0119d\u0105 mogli uwierzytelni\u0107 si\u0119 przede wszystkim profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym czy te\u017c omawian\u0105 piecz\u0119ci\u0105 kwalifikowan\u0105 jednostki. W przysz\u0142o\u015bci zrealizowana ma by\u0107 integracja z w\u0119z\u0142em krajowym, daj\u0105ca mo\u017cliwo\u015b\u0107 wykorzystania te\u017c aplikacji mObywatel (profil mObywatel) czy dowodu osobistego z warstw\u0105 elektroniczn\u0105 (profil osobisty). Po zalogowaniu si\u0119 pracownik mo\u017ce przegl\u0105da\u0107 listy dost\u0119pnych e-faktur (system zapewnia wizualizacj\u0119) oraz wystawia\u0107 e-faktury zgodne ze standardem faktury ustrukturyzowanej (tzw. schema FA(3)).<\/p>\n\n\n\n<p>W przypadku integracji pracownicy nie musz\u0105 \u201elogowa\u0107\u201d si\u0119 do KSeF i mie\u0107 w nim nadawanych uprawnie\u0144 &#8211; e-faktury s\u0105 dla nich dost\u0119pne z poziomu danego systemu (np. EZD) i tu te\u017c powinien by\u0107 definiowany dost\u0119p do e-faktur. Przy planowaniu integracji nale\u017cy okre\u015bli\u0107, ilu system\u00f3w b\u0119dzie to dotyczy\u0107 (czy EZD, czy system finansowo-ksi\u0119gowy, czy te\u017c inne).<\/p>\n\n\n\n<p>W procesie obs\u0142ugi nale\u017cy uwzgl\u0119dni\u0107 r\u00f3wnie\u017c fakt, \u017ce korzystanie z KSeF przy u\u017cyciu rozwi\u0105za\u0144 ministerialnych nie zapewnia powiadomie\u0144 na email, \u017ce e-faktura pojawi\u0142a si\u0119 w KSeF. Jest to kolejna r\u00f3\u017cnica w por\u00f3wnaniu z e-Dor\u0119czeniami. Do KSeF nale\u017cy si\u0119 cyklicznie logowa\u0107 i weryfikowa\u0107 sytuacj\u0119 przyrostu e-faktur od ostatniego logowania. Dlatego znacznie wygodniejsza jest tu obs\u0142uga za pomoc\u0105 integracji, kt\u00f3re pozwalaj\u0105 pobiera\u0107 nowe faktury w odpowiednich interwa\u0142ach czasu do innych system\u00f3w (np. EZD) \u2013 w takiej sytuacji powiadomienia nie s\u0105 potrzebne lub mog\u0105 by\u0107 realizowane z poziomu takiego systemu.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Obs\u0142uga e-faktury a przepisy<\/h2>\n\n\n\n<p>W materia\u0142ach promuj\u0105cych KSeF prezentowana jest informacja o braku konieczno\u015bci przechowywania e-faktur we w\u0142asnym zakresie \u2013 tj. poza KSeF. Co do zasady KSeF ma by\u0107 wystarczaj\u0105cy, gdy\u017c przechowuje je przez okres 10 lat. W ustawie o rachunkowo\u015bci i ustawie o VAT s\u0105 zapisy przewiduj\u0105ce konieczno\u015b\u0107 przechowywania e-faktur poza KSeF tylko w sytuacji, gdy terminu przedawnienia zobowi\u0105zania podatkowego przekracza 10 lat. I to jest jedna strona medalu, w przypadku przedsi\u0119biorc\u00f3w prawdziwa, ale ju\u017c niekoniecznie w przypadku instytucji publicznych. Tutaj jest jeszcze druga strona medalu, gdy\u017c ww. przepisy nie znosz\u0105 innych regulacji.<\/p>\n\n\n\n<p>W podmiotach publicznych przepisy <a href=\"https:\/\/isap.sejm.gov.pl\/isap.nsf\/DocDetails.xsp?id=wdu20091571240\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">ustawy o finansach publicznych<\/a> przewiduj\u0105 obowi\u0105zek dokonania przez G\u0142\u00f3wnego Ksi\u0119gowego kontroli w zakresie zgodno\u015bci operacji gospodarczej i finansowej z planem finansowym oraz kontroli kompletno\u015bci i rzetelno\u015bci dokument\u00f3w jej dotycz\u0105cych. Przejawem tego s\u0105 przepisy wewn\u0119trzne w podmiotach publicznych przewiduj\u0105ce dokonanie tzw. kontroli merytorycznej oraz kontroli formalno-rachunkowej, powszechnie okre\u015blane jako \u201eopisanie faktury\u201d. Ustawa o rachunkowo\u015bci m\u00f3wi te\u017c zreszt\u0105 o potrzebie potwierdzenia uj\u0119cia dowodu ksi\u0119gowego w ksi\u0119gach rachunkowych poprzez jego podpisanie (tzw. dekretacja). Wykonanie tych operacji z poziomu KSeF jest niemo\u017cliwe.<\/p>\n\n\n\n<p>Tak\u017ce przepisy <a href=\"https:\/\/isap.sejm.gov.pl\/isap.nsf\/DocDetails.xsp?id=wdu19830380173\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">ustawy archiwalnej<\/a> nie zwalniaj\u0105 z obowi\u0105zku zarejestrowania e-faktury, zaklasyfikowania, zakwalifikowania, a\u017c wreszcie archiwizacji. P\u00f3ki co nie ma wy\u0142\u0105cze\u0144 ustawodawcy w tym zakresie. Na ubieg\u0142orocznej konferencji <a href=\"https:\/\/fzd.administracjapubliczna.pl\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">IX Forum Zarz\u0105dzania Dokumentacj\u0105 w Urz\u0119dzie<\/a> przedstawicielka Naczelnej Dyrekcji Archiw\u00f3w Pa\u0144stwowych potwierdzi\u0142a fakt, \u017ce faktury z KSeF musz\u0105 by\u0107 zarz\u0105dzane w systemach klasy EZD lub \u2013 w przypadku ich braku \u2013 drukowane. Pad\u0142a te\u017c deklaracja o jakiej\u015b formie dostosowania przepis\u00f3w kancelaryjnych do KSeF, aby drukowa\u0107 nie trzeba by\u0142o, ale do tej pory nie pojawi\u0142y si\u0119 takie regulacje, cho\u0107by w postaci projektu.<\/p>\n\n\n\n<p>Tym samy podmioty posiadaj\u0105ce systemy klasy EZD powinny w ramach integracji pobiera\u0107 e-faktury z KSeF i obs\u0142ugiwa\u0107 je w tym systemie \u2013 od rejestracji po archiwizacj\u0119, \u0142\u0105cznie z zapewnieniem elektronicznego opisu i akceptacji e-faktury. Podmioty nieposiadaj\u0105ce system\u00f3w klasy EZD powinny za\u015b drukowa\u0107 wizualizacj\u0119 e-faktury (plik pdf) i post\u0119powa\u0107 tu dalej \u201epo staremu\u201d. Z tej perspektywy wida\u0107, \u017ce po raz kolejny nie do ko\u0144ca uda\u0142a si\u0119 ca\u0142o\u015bciowa cyfryzacja tego procesu &#8211; zn\u00f3w okazuje si\u0119, \u017ce bez EZD w administracji ca\u0142a nasza cyfryzacja jest troch\u0119 \u201ekulawa\u201d.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"689\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/image-25-1024x689.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-6476\"\/><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Wizualizacja e-faktury<\/h2>\n\n\n\n<p>Ministerstwo Finans\u00f3w ostatnio zacz\u0119\u0142o podkre\u015bla\u0107, \u017ce dla cel\u00f3w innych ni\u017c podatkowe (rozlicznie VAT) mo\u017cliwe jest pos\u0142ugiwanie si\u0119 wizualizacj\u0105 e-faktury pod warunkiem, \u017ce zawiera ona numer KSeF oraz kod QR pozwalaj\u0105cy na dost\u0119p do \u201eorygina\u0142u\u201d w KSeF. Jako podstaw\u0119 prawn\u0105 Ministerstwo wskazuje art. 106gb ust 5 i 5a ustawy o VAT. Tym samym, je\u017celi jest potrzeba u\u017cycia e-faktury poza KSeF \u2013 przekazania e-faktury do innego organu lub opisania e-faktury (te\u017c np. w zwi\u0105zku z rozliczaniem dotacji unijnej) \u2013 mo\u017ce dotyczy\u0107 to wizualizacji przy spe\u0142nieniu opisanych warunk\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n<p>Przy obs\u0142udze e-faktur z KSeF nale\u017cy by\u0107 czujnym w sytuacji, gdy kontrahenci b\u0119d\u0105 przekazywa\u0107 takie wizualizacje (z kodem QR i numerem KSeF) dodatkowo innymi kana\u0142ami (np. poczt\u0105 lub e-mailem). Co do zasady podstaw\u0105 do liczenia termin\u00f3w jest data otrzymania e-faktury w KSeF, a nie data otrzymania wizualizacji innym kana\u0142em. Od tej zasady jest jeden ustawowy wyj\u0105tek odnosz\u0105cy si\u0119 to trybu awaryjnego, w kt\u00f3rym faktura mo\u017ce by\u0107 dor\u0119czana zar\u00f3wno innym kana\u0142em (w odr\u00f3\u017cnieniu od zwyk\u0142ej, wizualizacja b\u0119dzie zawiera\u0142a wtedy 2 kody QR) jak i w KSeF. W zale\u017cno\u015bci od tego, kt\u00f3re zdarzenie nast\u0105pi wcze\u015bniej, od tej daty b\u0119d\u0105 bieg\u0142y terminy w zakresie \u201edor\u0119czenia\u201d faktury.<\/p>\n\n\n\n<p>Od wizualizacji e-faktury nale\u017cy te\u017c odr\u00f3\u017cni\u0107 tzw. potwierdzenie transakcji \u2013 jest to fakultatywne rozwi\u0105zanie biznesowe zaproponowane przez Ministerstwo Finans\u00f3w dla sytuacji, gdy przedsi\u0119biorca b\u0119dzie wystawia\u0142 e-faktur\u0119 w trybie offline (z op\u00f3\u017anieniem wprowadzi j\u0105 do KSeF), a klient b\u0119dzie oczekiwa\u0142 potwierdzenia, \u017ce dokument znajdzie si\u0119 w KSeF. Ma to dzia\u0142a\u0107 na zasadzie analogii do potwierdze\u0144 dla transakcji kart\u0105 \u2013 nie jest obowi\u0105zkowe, ale mo\u017ce by\u0107 przydatne, aby np. pracownik mia\u0142 jaki\u015b dow\u00f3d wykonania operacji finansowej. Nale\u017cy jednak pami\u0119ta\u0107, \u017ce taki dokument nie jest faktur\u0105, a terminy biegn\u0105 zgodnie z danymi w KSeF.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Kwestia za\u0142\u0105cznik\u00f3w i korekty e-faktury<\/h2>\n\n\n\n<p>Przy obs\u0142udze e-faktur nale\u017cy uwzgl\u0119dni\u0107 fakt, \u017ce KSeF nie b\u0119dzie umo\u017cliwia\u0142 przekazywania standardowych za\u0142\u0105cznik\u00f3w do faktury (np. plik\u00f3w pdf, jpg dotycz\u0105cych protoko\u0142\u00f3w, specyfikacji itp.). Te musz\u0105 by\u0107 przekazywane innymi kana\u0142ami (np. poprzez e-mail lub poczt\u0119). Ministerstwo zaproponowa\u0142o mechanizm umo\u017cliwiaj\u0105cy dodanie pewnego bloku danych w ramach struktury xml e-faktury, ale to rozwi\u0105zania b\u0119dzie s\u0142u\u017cy\u0107 g\u0142\u00f3wnie dostawcom medi\u00f3w, aby zawarli tam szczeg\u00f3\u0142owe informacje na temat danego rozliczania (np. r\u00f3\u017cne taryfy, r\u00f3\u017cne punkty poboru itp.). Tym samym dokumenty potrzebne do \u201erozliczania\u201d e-faktury mog\u0105 by\u0107 dostarczane innym kana\u0142em, w innym czasie ni\u017c sama e-faktura. Dobr\u0105 praktyk\u0105 jest uregulowanie kwestii sposobu przekazywania takich za\u0142\u0105cznik\u00f3w w zapisach um\u00f3w z kontrahentami i okre\u015blenie wewn\u0119trznych mechanizm\u00f3w \u201ekompiluj\u0105cych\u201d tak\u0105 \u201erozporoszon\u0105\u201d dokumentacj\u0119 w jedn\u0105 ca\u0142o\u015b\u0107.<\/p>\n\n\n\n<p>W przypadku wystawienia e-faktury w KSeF brak jest mechanizm\u00f3w jej anulowania lub usuni\u0119cia, a tak\u017ce brak jest mo\u017cliwo\u015bci wystawienia noty koryguj\u0105cej. W przypadku pomy\u0142ki, nawet drobnej, nale\u017cy wystawi\u0107 faktur\u0119 koryguj\u0105c\u0105 podaj\u0105c numer KSeF faktury korygowanej. Ta sama zasada dotyczy pomy\u0142ki przy wystawieniu e-faktury niew\u0142a\u015bciwemu odbiorcy (pomy\u0142ka przy wskazywaniu NIP). W takiej sytuacji trzeba wykona\u0107 korekt\u0119 e-faktury do zera dla tego odbiorcy z b\u0142\u0119dnym NIP, a nast\u0119pnie przygotowa\u0107 now\u0105 e-faktur\u0119 ju\u017c na w\u0142a\u015bciwy NIP nabywcy. W przypadku otrzymania e-faktury z b\u0142\u0119dami, trzeba b\u0119dzie poinformowa\u0107 sprzedawc\u0119 o zaistnia\u0142ej sytuacji, aby m\u00f3g\u0142 przygotowa\u0107 tak\u0105 korekt\u0119. B\u0142\u0119dna e-faktura nie b\u0119dzie usuwana z konta KSeF, ale mo\u017cna np. jej nie pobiera\u0107 w ramach integracji do swoich system\u00f3w (o ile integracja to umo\u017cliwia). W przypadku pojawianie si\u0119 w KSeF podejrzanych e-faktur ma zosta\u0107 przygotowany mechanizm zg\u0142aszania ich administracji skarbowej.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Dylematy JST<\/h2>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"alignright size-large is-resized\"><img loading=\"lazy\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"768\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/wp-content\/uploads\/2026\/01\/image-27-1024x768.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-6478\" style=\"width:315px;height:auto\"\/><\/figure><\/div>\n\n\n<p>W przypadku JST i ich jednostek podleg\u0142ych obj\u0119tych centralizacj\u0105 VAT du\u017cym wyzwaniem w zwi\u0105zku z KSeF, b\u0119dzie kwestia identyfikacji e-faktur dostarczanych na NIP danej JST. Istnieje du\u017ce ryzyko, \u017ce sekcja \u201epodmiot trzeci\u201d nie zawsze b\u0119dzie wype\u0142niana przez wystawc\u00f3w e-faktur, a w zawi\u0105zku tym w ramach rozwi\u0105za\u0144 poza KSeF-owych trzeba b\u0119dzie zapewni\u0107 \u201erozdzia\u0142 i przypisanie\u201d takich e-faktur na w\u0142a\u015bciwe jednostki. Stanowi to znaczne utrudnienie w zakresie organizacji integracji KSeF z systemami klasy EZD czy te\u017c finansowo-ksi\u0119gowymi. Trzeba tu przewidzie\u0107 dodatkowe mechanizmy integracyjne z KSeF, obs\u0142uguj\u0105ce proces selekcji e-faktur, a potem ich przekazania do w\u0142a\u015bciwych jednostek. Tak\u017ce w sytuacji funkcjonowania centr\u00f3w us\u0142ug wsp\u00f3lnych zapewniaj\u0105cych obs\u0142ug\u0119 w zakresie finansowo-ksi\u0119gowym, trzeba przewidzie\u0107 mechanizmy w jaki spos\u00f3b Centrum Us\u0142ug Wsp\u00f3lnych ma mie\u0107 udost\u0119pniane e-faktury: czy poprzez nadanie uprawnie\u0144 do KSeF, w ramach rozwi\u0105za\u0144 integracyjnych, czy poprzez przekazywanie ich e-Dor\u0119czeniami lub poczt\u0105.<\/p>\n\n\n\n<p>Wprowadzenie KSeF to wyzwanie nie tylko informatyczne, nie tylko ksi\u0119gowe, ale przede wszystkim organizacyjne i procesowe. Wprowadzaj\u0105c rozwi\u0105zania wewn\u0119trzne zwi\u0105zane z obs\u0142ug\u0105 e-faktur nale\u017cy wzi\u0105\u0107 po uwag\u0119 wiele czynnik\u00f3w, z kt\u00f3rych cz\u0119\u015b\u0107 najistotniejszych zosta\u0142o wskazane w tym tek\u015bcie. Nale\u017cy pami\u0119ta\u0107, \u017ce okres 2026 r. b\u0119dzie \u201eokresem przej\u015bciowym\u201d, gdzie ustawodawca nie przewiduje kar za niestosowanie nowych regulacji, co powoduje, \u017ce w dalszym ci\u0105gu znaczna cze\u015b\u0107 faktur mo\u017ce by\u0107 jeszcze wystawiana (a tym samym \u2013 dostarczana) na dotychczasowych zasadach. W zakresie odbioru faktur nabywca nie ponosi konsekwencji niew\u0142a\u015bciwego dzia\u0142ania wystawcy faktury. Dopiero od 2027 r. KSeF ma sta\u0107 si\u0119 podstawowym narz\u0119dziem w zakresie wystawiania i dostarczania faktur, a rozpoczynaj\u0105cy si\u0119 od 1 lutego \u201eokres przej\u015bciowy\u201d jest istotnym etapem na drodze do pe\u0142nej cyfryzacji procesu fakturowania.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Od 1 lutego br. polsk\u0105 administracj\u0119 czeka kolejne wyzwanie zwi\u0105zane z wprowadzeniem nowego cyfrowego rozwi\u0105zania jakim jest KSeF. Po \u201erewolucji e-Dor\u0119czeniowej\u201d, czas na zamiany w zakresie zarz\u0105dzania fakturami. Wi\u0119kszo\u015b\u0107 materia\u0142\u00f3w [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":6468,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[120,98,96,55,172,171,170,41],"class_list":["post-6467","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-cyfryzacja","tag-e-administracja","tag-ezd","tag-instytucje-publiczne","tag-kas","tag-krajowa-administracja-skarbowa","tag-ksef","tag-ministerstwo-finansow"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6467","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=6467"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6467\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":6479,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6467\/revisions\/6479"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/6468"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=6467"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=6467"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=6467"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}