{"id":6115,"date":"2025-07-01T12:38:36","date_gmt":"2025-07-01T10:38:36","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=6115"},"modified":"2025-07-01T12:38:36","modified_gmt":"2025-07-01T10:38:36","slug":"ezd-w-administracji-jak-prowadzic-elektroniczna-dokumentacje","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2025\/07\/01\/ezd-w-administracji-jak-prowadzic-elektroniczna-dokumentacje\/","title":{"rendered":"EZD w administracji \u2013 jak prowadzi\u0107 elektroniczn\u0105 dokumentacj\u0119?"},"content":{"rendered":"\n

Rozszyfrowanie skr\u00f3tu EZD nie budzi w\u015br\u00f3d pracownik\u00f3w administracji problem\u00f3w \u2013 to elektroniczne zarz\u0105dzanie dokumentacj\u0105. Okre\u015blenie jednak, na czym ono polega, powoduje wiele nieporozumie\u0144.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Artyku\u0142 opublikowany na \u0142amach dodatku do Rzeczpospolitej \u2013 Tygodnika Urz\u0119dnik\u00f3w<\/a>.<\/em><\/p>\n\n\n\n

Akronim EZD w ostatnim czasie staje si\u0119 coraz bardziej popularny w instytucjach publicznych. Skr\u00f3t ten jest cz\u0119sto odmieniany przez wszystkie przypadki, zw\u0142aszcza w kontek\u015bcie budowania e-administracji. Rozwi\u0105zanie to jest traktowane jako odpowied\u017a na wyzwania, kt\u00f3re przed instytucjami publicznymi stawia post\u0119puj\u0105ca cyfryzacja. Zw\u0142aszcza Ministerstwo Cyfryzacji w swoich d\u0142ugoterminowych planach wi\u0105\u017ce du\u017ce nadzieje z wprowadzeniem EZD w podmiotach publicznych.<\/p>\n\n\n\n

Czy EZD to jeden system teleinformatyczny?<\/h2>\n\n\n\n

Najcz\u0119\u015bciej EZD uto\u017csamiane jest z systemem teleinformatycznym, kt\u00f3ry pozwala zarz\u0105dza\u0107 dokumentacj\u0105 w postaci elektronicznej. Czasami panuje wr\u0119cz przekonanie, \u017ce jest jeden taki system \u2013 jedno EZD dla ca\u0142ej administracji. Tymczasem takich system\u00f3w na rynku funkcjonuje wiele i \u0142\u0105cznie okre\u015blane s\u0105 one jako systemy klasy EZD.<\/p>\n\n\n\n

Jak wskazuje GUS, 75 proc. wykorzystywanych w administracji publicznej system\u00f3w klasy EZD w 2024 r. to systemy komercyjne, a znacznie mniej rozpowszechnione s\u0105 systemy pa\u0144stwowe. Tym samym nie ma jednego systemu EZD \u2013 pracownicy r\u00f3\u017cnych instytucji korzystaj\u0105 z r\u00f3\u017cnych rozwi\u0105za\u0144, a konkurencja na tym rynku daje mo\u017cliwo\u015b\u0107 dostosowania system\u00f3w klasy EZD do potrzeb i specyfiki danego podmiotu.<\/p>\n\n\n\n

Jaka jest r\u00f3\u017cnica mi\u0119dzy EOD a EZD?<\/h2>\n\n\n\n

Kolejne nieporozumienie, kt\u00f3re si\u0119 pojawia, dotyczy uznania danego systemu teleinformatycznego za system klasy EZD. W administracji wykorzystywane s\u0105 r\u00f3wnie\u017c systemy do elektronicznego obiegu dokument\u00f3w (tzw. systemy EOD), mylnie uto\u017csamiane z EZD. Zasadnicza r\u00f3\u017cnica mi\u0119dzy tymi systemami sprowadza si\u0119 do tego, \u017ce EOD pozwala \u201ezelektronizowa\u0107\u201d jedynie obieg pism \u2013 utrzymuj\u0105c papierowe akta spraw, a dopiero system EZD pozwala stosowa\u0107 elektroniczne akta spraw i \u2013 co najwa\u017cniejsze \u2013 w tej postaci je archiwizowa\u0107! Mimo \u017ce w przepisach archiwalnych zosta\u0142y okre\u015blone szczeg\u00f3\u0142owo wymagania dla system\u00f3w klasy EZD, cz\u0119\u015b\u0107 instytucji publicznych ma problem z odr\u00f3\u017cnieniem jednych od drugich.<\/p>\n\n\n\n

Czy posiadanie systemu EZD jest r\u00f3wnorz\u0119dne z prowadzeniem spraw elektronicznie?<\/h2>\n\n\n\n

Samo spojrzenie na EZD przez pryzmat systemu teleinformatycznego, kt\u00f3re jest dzi\u015b dominuj\u0105ce, stanowi te\u017c pewne uproszczenie i nie daje pe\u0142nego obrazu, na czym w\u0142a\u015bciwie polega EZD. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach okre\u015bla EZD faktycznie jako system, ale nie w znaczeniu teleinformatycznym \u2013 to system wykonywania czynno\u015bci kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu za\u0142atwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego spe\u0142niaj\u0105cego okre\u015blone wymagania. Tym samym nale\u017cy odr\u00f3\u017cni\u0107 narz\u0119dzie s\u0142u\u017c\u0105ce realizacji EZD (czyli system teleinformatyczny) od samego EZD, kt\u00f3re nale\u017cy uto\u017csamia\u0107 z elektronicznym modelem pracy z dokumentami.<\/p>\n\n\n\n

Skupianie si\u0119 jedynie na narz\u0119dziu przy EZD to tak, jakby na w\u0119dkarstwo patrze\u0107 jedynie z perspektywy w\u0119dki. Samo posiadanie systemu klasy EZD, a czasami nawet \u201eklikanie w nim\u201d i zak\u0142adanie spraw przez pracownik\u00f3w, nie oznacza jeszcze automatycznie, \u017ce podmiot pracuje w EZD \u2013 w znaczeniu: prowadzi sprawy elektronicznie. Aby to si\u0119 sta\u0142o, musi by\u0107 spe\u0142niony szereg innych wymaga\u0144 \u2013 od woli i ch\u0119ci, aby dzia\u0142a\u0107 elektronicznie, po know-how, jak to robi\u0107 w\u0142a\u015bciwie.<\/p>\n\n\n\n

Z tej perspektywy pojawiaj\u0105 si\u0119 problemy w jednoznacznym okre\u015bleniu, w jakim zakresie w polskiej administracji \u201erealizowane\u201d jest EZD. Opieranie si\u0119 jedynie na wska\u017aniku posiadania systemu klasy EZD nie daje tu obiektywnego obrazu rzeczywisto\u015bci (wed\u0142ug metodologii GUS \u2013 ok. 85 proc. administracji publicznej). Dlatego w badaniach statystycznych GUS wykorzystywany jest jeszcze inny miernik \u2013 \u201eEZD jako podstawowy spos\u00f3b dokumentowania przebiegu za\u0142atwiania i rozstrzygania spraw\u201d \u2013 i tu ten wynik jest poni\u017cej 40 proc. Na skutek specyfiki polskich regulacji ten wska\u017anik te\u017c jednak nie oddaje pe\u0142nej z\u0142o\u017cono\u015bci tej problematyki. Zgodnie z przepisami kancelaryjnymi ka\u017cda instytucja publiczna okre\u015bla bowiem spos\u00f3b dokumentowania spraw na poziomie ka\u017cdej z klas jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA), czyli de facto dla ka\u017cdego z rodzaj\u00f3w realizowanych zada\u0144 odr\u0119bnie. To dokumentowanie mo\u017ce by\u0107 papierowe (system tradycyjny) lub elektroniczne (EZD w\u0142a\u015bnie). Co prawda ka\u017cdy podmiot publiczny musi okre\u015bli\u0107 aktem wewn\u0119trznym (np. zarz\u0105dzeniem), kt\u00f3ry z tych dw\u00f3ch sposob\u00f3w dokumentowania jest u niego podstawowy, niemniej jednak mo\u017ce te\u017c wskazywa\u0107 tzw. wyj\u0105tki dla klas JRWA, kt\u00f3re b\u0119d\u0105 dokumentowane inaczej. Tym samym np. informacja publiczna czy sprawozdawczo\u015b\u0107 mo\u017ce by\u0107 dokumentowana w EZD, a np. bud\u017cet ju\u017c papierowo. Nawet tam, gdzie jest system klasy EZD, gdzie, co wi\u0119cej, wprowadzono EZD jako system podstawowy, s\u0105 w dalszym ci\u0105gu zadania \u2013 sprawy (jako wyj\u0105tki) dokumentowane papierowo, a nie w EZD. Dla nich system klasy EZD stanowi narz\u0119dzie wspomagaj\u0105ce i ostatecznie wszystko musi by\u0107 drukowane do papierowych teczek i w ten spos\u00f3b archiwizowane.<\/p>\n\n\n\n

Oczywi\u015bcie dzia\u0142a to r\u00f3wnie\u017c w drug\u0105 stron\u0119 \u2013 s\u0105 instytucje, kt\u00f3re jako system podstawowy utrzymuj\u0105 papier, ale posiadaj\u0105 wyj\u0105tki w EZD. Tym samym obraz nie jest tu czarno-bia\u0142y i trudno uchwyci\u0107 realn\u0105 skal\u0119, ile EZD jest w administracji. Co wi\u0119cej, czasami podmioty, kt\u00f3re maj\u0105 system podstawowy papierowy, maj\u0105 wi\u0119cej zada\u0144 (klas JRWA) wskazanych jako wyj\u0105tki w EZD od podmiot\u00f3w, gdzie EZD jest systemem podstawowym. Przepisy zakazuj\u0105 mo\u017cliwo\u015bci cofni\u0119cia zmiany systemu podstawowego z EZD na papierowy, st\u0105d cz\u0119sto obawy podmiot\u00f3w przed wykonaniem tego kroku, mimo \u017ce faktycznie rozw\u00f3j EZD u nich post\u0119puje.<\/p>\n\n\n\n

Czy mog\u0105 funkcjonowa\u0107 akta mieszane \u2013 \u201epapierowo-elektroniczne\u201d?<\/h2>\n\n\n\n

Okre\u015blanie sposobu dokumentowania spraw na poziomie ca\u0142ych zada\u0144 (klas JRWA) wi\u0105\u017ce si\u0119 z kolejnymi nieporozumieniami, kt\u00f3re zdarzaj\u0105 si\u0119 w\u015br\u00f3d pracownik\u00f3w administracji. Je\u017celi dla danej klasy JRWA (np. informacja publiczna) okre\u015blono spos\u00f3b dokumentowania, to wszystkie sprawy zak\u0142adane w ramach tego zadania (wszystkie wnioski i odpowiedzi na informacj\u0119 publiczn\u0105) musz\u0105 by\u0107 dokumentowane w instytucji tak samo i nie ma tu znaczenia, w jakiej postaci (papierowej lub elektronicznej) wp\u0142yn\u0105\u0142 wniosek lub w jakiej postaci udzielana jest odpowied\u017a. Nie mog\u0105 funkcjonowa\u0107 akta mieszane w znaczeniu: cz\u0119\u015b\u0107 dokumentacji sprawy jest w teczce (bo wp\u0142yn\u0119\u0142a papierowo), a cz\u0119\u015b\u0107 w systemie (bo wys\u0142ane elektronicznie). Akta sprawy musz\u0105 by\u0107 jednolite, wi\u0119c istnieje konieczno\u015b\u0107 konwersji postaci dokumentacji \u2013 poprzez wydruk lub skanowanie \u2013 do postaci zgodnej z wyborem dokonanym dla danej klasy. Ca\u0142o\u015b\u0107 wszystkich akt dla danego JRWA powinna by\u0107 albo w teczce aktowej, albo w systemie klasy EZD. Regulacja ta, cho\u0107 zapewnia porz\u0105dek \u201emetodologiczny\u201d dla dokumentacji, stanowi te\u017c pewn\u0105 barier\u0119 przed szybkim rozwojem klas w EZD. W celu stymulowania rozwoju klas prowadzonych elektronicznie pod rozwag\u0119 nale\u017cy wysun\u0105\u0107 postulat definiowania sposobu prowadzenia akt na poziomie nie ca\u0142ej klasy JRWA w instytucji, lecz na poziomie np. kom\u00f3rki organizacyjnej lub nawet konkretnych spraw. W\u015br\u00f3d pracownik\u00f3w danej instytucji gotowo\u015b\u0107 na \u201eprzechodzenie\u201d na EZD mo\u017ce by\u0107 r\u00f3\u017cna i wi\u0119ksza elastyczno\u015b\u0107 w tym zakresie mog\u0142aby by\u0107 tu odpowiedzi\u0105. Czasami te\u017c rodzaj dokumentacji mo\u017ce mie\u0107 znaczenie \u2013 np. przy obszernej dokumentacji budowlanej taka mo\u017cliwo\u015b\u0107 prowadzenia akt (papierowo lub elektronicznie, w zale\u017cno\u015bci od postaci otrzymanej dokumentacji) by\u0142aby racjonalna.<\/p>\n\n\n\n

Czy mo\u017cna prowadzi\u0107 akta w formie elektronicznej i komunikowa\u0107 si\u0119 \u201epapierowo\u201d?<\/h2>\n\n\n\n

Warto zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 na kolejny mit dotycz\u0105cy EZD, zwi\u0105zany w\u0142a\u015bnie z rodzajem dokumentacji \u2013 je\u017celi w ramach realizacji danego zadania pojawia si\u0119 dokumentacja papierowa, to nie mo\u017cna tego zadania (czytaj: klasy JRWA) \u201ewytypowa\u0107\u201d do EZD. Przepisy dotycz\u0105ce EZD przewiduj\u0105, \u017ce nawet je\u017celi komunikacja z klientami\/stronami prowadzona jest w 100 proc. papierowo, dalej mo\u017cna akta prowadzi\u0107 w ramach instytucji w postaci elektronicznej (w EZD)! Chodzi bowiem o posta\u0107 akt, w jakiej instytucja chce dokumentowa\u0107 dane zadanie wewn\u0119trznie i potem \u2013 jak chce je archiwizowa\u0107. Skoro mo\u017cna prowadzi\u0107 akta papierowo i jednocze\u015bnie komunikowa\u0107 si\u0119 elektronicznie, to dzia\u0142a to te\u017c w drug\u0105 stron\u0119 (tylko zamiast drukowa\u0107 \u2013 skanuje si\u0119).
Przy EZD trzeba jednak pami\u0119ta\u0107 o sk\u0142adzie chronologicznym. Jest to zbi\u00f3r dokumentacji, w kt\u00f3rym gromadzone s\u0105 \u2013 tylko i wy\u0142\u0105cznie \u2013 egzemplarze papierowe pism stanowi\u0105cych element akt sprawy prowadzonych w EZD. Zdarzaj\u0105 si\u0119 sytuacje, \u017ce w momencie, gdy podmiot zaczyna stosowa\u0107 system klasy EZD, pracownicy zaczynaj\u0105 oddawa\u0107 do sk\u0142adu chronologicznego dokumenty niezale\u017cnie od tego, czy dane pismo stanowi element akt sprawy elektronicznej. Pracownicy musz\u0105 mie\u0107 \u015bwiadomo\u015b\u0107, \u017ce w sytuacji, gdy prowadz\u0105 spraw\u0119 jako papierow\u0105, tak jak wszystkie wykonane czynno\u015bci w systemie klasy EZD musz\u0105 mie\u0107 odzwierciedlenie w teczce aktowej, tak i w teczce tej musi znajdowa\u0107 si\u0119 orygina\u0142 pisma. W teczce, a nie w sk\u0142adzie chronologicznym \u2013 tam s\u0105 jedynie pisma papierowe ze spraw elektronicznych.<\/p>\n\n\n\n

Podsumowanie<\/h2>\n\n\n\n

EZD jako model pracy bazuj\u0105cy na elektronicznych aktach spraw i elektronicznej archiwizacji wykonywanej w systemie klasy EZD wci\u0105\u017c jest czym\u015b, czego polskie instytucje publiczne i ich pracownicy si\u0119 ucz\u0105. Ministerstwo Cyfryzacji planuje jeszcze w tym roku wyda\u0107 akt prawny wprowadzaj\u0105cy obowi\u0105zek dla podmiot\u00f3w publicznych posiadania systemu klasy EZD do 2028 r. Przed EZD nie ma odwrotu, ale skomplikowane przepisy oraz wieloletnie przyzwyczajenie do \u201epapierowego\u201d sposobu dzia\u0142ania s\u0105 g\u0142\u00f3wnymi przeszkodami w rozwoju EZD. Aby wizja polskiej administracji bez papieru doczeka\u0142a si\u0119 skutecznej realizacji, trzeba z jednej strony uczyni\u0107 przepisy dotycz\u0105ce EZD bardziej przyjaznymi dla urz\u0119dnik\u00f3w, kt\u00f3rzy je realizuj\u0105, a z drugiej prowadzi\u0107 dzia\u0142ania informacyjno-edukacyjne, aby jedne mity nie by\u0142y zast\u0119powane kolejnymi.<\/p>\n\n\n\n

<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Rozszyfrowanie skr\u00f3tu EZD nie budzi w\u015br\u00f3d pracownik\u00f3w administracji problem\u00f3w \u2013 to elektroniczne zarz\u0105dzanie dokumentacj\u0105. Okre\u015blenie jednak, na czym ono polega, powoduje wiele nieporozumie\u0144. Artyku\u0142 opublikowany na \u0142amach dodatku do Rzeczpospolitej […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":6116,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,35],"tags":[98,96,55,50],"class_list":["post-6115","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-publicystyka","tag-e-administracja","tag-ezd","tag-instytucje-publiczne","tag-urzednicy"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6115","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=6115"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6115\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":6118,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/6115\/revisions\/6118"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/6116"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=6115"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=6115"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=6115"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}