Przepisy kancelaryjno-archiwalne s\u0105 w aspekcie prowadzenia dokumentacji i akt sprawy zero-jednynkowe i wymagaj\u0105 ca\u0142o\u015bciowego prowadzenia danego rodzaju dokumentacji (klas JRWA) albo papierowo (model tradycyjny), albo elektroniczne (model EZD). Tymczasem rzeczywisto\u015b\u0107 urz\u0119dnicza jest tutaj bardziej skomplikowana, bo dzi\u015b ju\u017c praktycznie regu\u0142\u0105 jest, \u017ce administracja musi na gruncie prowadzonych spraw mierzy\u0107 si\u0119 z wyzwaniem r\u00f3\u017cnej postaci otrzymywanej dokumentacji. W takiej sytuacji musi doj\u015b\u0107, co do zasady, do konwersji postaci dokumentacji poprzez jej zeskanowane (na potrzeby EZD) czy te\u017c wydrukowanie (na potrzeby papierowych akt). Mamy zatem do czynienia z dokumentem – \u201eorygina\u0142em\u201d, kt\u00f3ry podlega przekszta\u0142ceniu do postaci zgodniej z aktami sprawy, w wyniku czego powstaje \u201ewytw\u00f3r\u201d konwersji, kt\u00f3ry to niejako zajmuje miejsce \u201eorygina\u0142u\u201d i to on stanowi\u0142 element akt sprawy i b\u0119dzie finalnie podlega\u0142 archiwizacji.<\/p>\n\n\n\n
I tutaj warto spojrze\u0107 jak przepisy odnosz\u0105 si\u0119 w takiej sytuacji w\u0142a\u015bnie do los\u00f3w tego \u201eorygina\u0142u\u201d b\u0119d\u0105cego przedmiotem konwersji. Polska administracja wchodzi w er\u0119 cyfryzacji i coraz wi\u0119cej dokument\u00f3w otrzymuje w postaci elektronicznej – kiedy\u015b g\u0142\u00f3wnie poprzez mail i p\u0142yty CD\/DVD, dzi\u015b poprzez ePUAP, a w przysz\u0142o\u015bci poprzez e-Dor\u0119czenia<\/a>. W sytuacji gdy akta maj\u0105 by\u0107 papierowe, tak\u0105 dokumentacj\u0119 – o ile to mo\u017cliwe – trzeba drukowa\u0107. W instrukcji kancelaryjnej mamy zatem rozpisany spos\u00f3b post\u0119powania i z poczt\u0105 elektroniczn\u0105, i ePUAP,\u00a0i no\u015bnikami danych (o braku jednoznacznych wytycznych w sprawie e-Dor\u0119cze\u0144 pisa\u0142em ostatnio<\/a>). Oczywi\u015bcie nie w ka\u017cdej z tych sytuacji mamy mo\u017cliwo\u015b\u0107 wydrukowania dokumentu ze wzgl\u0119du na \u201ezawarto\u015b\u0107\u201d lub \u201ewielko\u015b\u0107\u201d danych elektronicznych. Cho\u0107 przepisy nie s\u0105 tu do ko\u0144ca jednoznaczne, nale\u017cy w takiej sytuacji przenie\u015b\u0107 dane na no\u015bnik (o ile zosta\u0142y przekazane np. poprzez ePUAP czy mail) i taki no\u015bnik umie\u015bci\u0107 w sk\u0142adzie informatycznych no\u015bnik\u00f3w danych, w ramach kt\u00f3rego b\u0119d\u0105 podlega\u0107 archiwizacji. Tu na marginesie mo\u017cna doda\u0107, \u017ce tak\u0105 funkcj\u0119 sk\u0142adu no\u015bnik\u00f3w mo\u017ce w pewnym sensie stanowi\u0107 tak\u017ce system klasy EZD lub np. wydzielona cz\u0119\u015b\u0107 serwera, o ile b\u0119dzie odpowiednio zabezpiecza\u0107 dane. Wydaje si\u0119, \u017ce w przysz\u0142o\u015bci, gdy wszystkie podmioty publiczne b\u0119d\u0105 ju\u017c posiada\u0107 system klasy EZD (planowany termin obowi\u0105zku to aktualnie 2028 r.) otworzy si\u0119 szansa zredefiniowania na nowo regulacji w tym zakresie. Ale skupmy si\u0119 nie na tym, czego nie uda\u0142o si\u0119 wydrukowa\u0107, ale w\u0142a\u015bnie na\u00a0\u201eoryginale\u201d w sytuacji, gdy uda\u0142o si\u0119 wydrukowa\u0107 i nie s\u0105 to dane na fizycznym no\u015bniku danych. W przepisach brak jest regulacji okre\u015blaj\u0105cych co podmiot po takim wydrukowaniu ma uczyni\u0107 z pismami na skrzynce ePUAP czy poczty elektronicznej. W zasadzie w my\u015bl przepis\u00f3w archiwalnych s\u0105 one ju\u017c \u201eniepotrzebne\u201d bo archiwizowany b\u0119dzie papier i nie ma zapis\u00f3w, aby w wyniku procedury brakowania czy przekazania materia\u0142\u00f3w archiwalnych wybrakowa\u0107 tak\u017ce \u201eorygina\u0142y\u201d danych z ePUAP czy poczty email. Mamy tu swoist\u0105 \u201eszar\u0105 stref\u0119\u201d i zazwyczaj niewiele podmiot\u00f3w interesuje si\u0119 tymi \u201eorygina\u0142ami\u201d, a przecie\u017c mog\u0105 si\u0119 tam znajdowa\u0107 dane osobowe, a nawet wra\u017cliwe, co z punktu widzenia RODO ma donios\u0142e znaczenie i chyba warto, aby powsta\u0142a regulacja w zakresie post\u0119powania tak\u017ce z takimi \u201eorygina\u0142ami\u201d! Podobnie ma si\u0119 tu sprawa z wys\u0142anymi dokumentami elektronicznymi \u2013 egzemplarz ad acta<\/em> ma posta\u0107 papierow\u0105, a to co pozostaje na mailu czy skrzynce ePUAP znajduje si\u0119 w \u201eszarej strefie\u201d i de facto<\/em> ma\u0142o kto \u201epilnuje\u201d ile powinno by\u0107 przechowywane.<\/p>\n\n\n\n Przepisy m\u00f3wi\u0105, \u017ce je\u017celi na przesy\u0142ce elektronicznej znajduje si\u0119 podpis elektronicznych to na \u201ewytworze konwersji\u201d, czyli wydruku, umieszcza si\u0119 informacj\u0119 o podpisie elektronicznym i dokonanej weryfikacji. Czyli teoretycznie \u201eorygina\u0142\u201d nie jest potrzebny dowodowo, bo adnotacja w my\u015bl przepis\u00f3w kancelaryjnych jest wystarczaj\u0105ca. Coraz cz\u0119\u015bciej obserwuj\u0119, \u017ce adnotacja wypierana jest przez raporty weryfikacji i jest to wystarczaj\u0105ce dla wi\u0119kszo\u015bci polskich s\u0105d\u00f3w, aby \u201ezweryfikowa\u0107\u201d podpis dokumentu. Na obecnym etapie cyfryzacji polskiej administracji wyra\u017anie wida\u0107, \u017ce z punktu widzenia procesualnego dalej \u201ewytworzony\u201d dokument papierowy ma wi\u0119ksz\u0105 wag\u0119 ni\u017c elektroniczny \u201eorygina\u0142\u201d.<\/p>\n\n\n\n O ile w zakresie modelu papierowego elektroniczne orygina\u0142y po wykonaniu konwersji nie ciesz\u0105 si\u0119 \u201eatencj\u0105\u201d przepis\u00f3w kancelaryjno-archiwalnych, o tyle w modelu elektronicznym (EZD) mo\u017cemy zaobserwowa\u0107 co\u015b zupe\u0142nie przeciwnego z papierowymi \u201eorygina\u0142ami\u201d. Tutaj dok\u0142adnie uregulowano t\u0119 kwesti\u0119 tworz\u0105c tzw. sk\u0142ady chronologiczne, kt\u00f3re jak ju\u017c pisa\u0142em wielokrotnie dla urz\u0119dnik\u00f3w s\u0105 \u201etrudno przyswajalne\u201d (wi\u0119cej o sk\u0142adach tu<\/a>, tu<\/a> oraz tu<\/a>). Tym samy ka\u017cdy dokument w postaci papierowej – niezale\u017cnie od tego czy zosta\u0142 zeskanowany w ca\u0142o\u015bci, cz\u0119\u015bciowo lub wcale – trafia do odpowiedniego zbioru przesy\u0142ek w sk\u0142adzie (w pe\u0142ni lub nie pe\u0142ni odwzorowanych cyfrowo) i b\u0119dzie podlega\u0142 archiwizacji. Mamy tutaj te\u017c zapis, \u017ce brakuj\u0105c dokumentacj\u0119, brakuje si\u0119 r\u00f3wnolegle odpowiedniki ze sk\u0142adu i analogicznie przekazuj\u0105c materia\u0142y archiwalne przekazujemy tak\u017ce odpowiedniki ze sk\u0142adu. Czyli odmiennie ni\u017c w modelu papierowym, w modelu EZD papierowe \u201eorygina\u0142y\u201d podlegaj\u0105 odpowiednim procedurom archiwalnym i tu szarej strefy nie ma.<\/p>\n\n\n\n Ciekawe, \u017ce w nowelizacji ustawy archiwalnej jest propozycja, \u017ce po przekazaniu materia\u0142\u00f3w archiwalnych z EZD do Archiw\u00f3w Pa\u0144stwowych dokumentacja z systemu klasy EZD ma by\u0107 usuni\u0119ta, bo jedynym \u201eorygina\u0142em\u201d dokumentacji maj\u0105 dysponowa\u0107 Archiwa Pa\u0144stwowe. By\u0107 mo\u017ce warto zastanowi\u0107 si\u0119 r\u00f3wnie\u017c nad bardziej kompleksowym rozwi\u0105zaniem kwestii pozosta\u0142ych orygina\u0142\u00f3w…<\/p>\n\n\n\n W okresie przej\u015bciowym, w sytuacji rozwoju e-Dor\u0119cze\u0144 i EZD w administracji, dobrze by\u0142oby aby ustawodawca pochyli\u0142 si\u0119 g\u0142\u0119biej nad tematem zarz\u0105dzania oryginaln\u0105 dokumentacj\u0105 elektroniczn\u0105, gdy staje si\u0119 ona cz\u0119\u015bci\u0105 akt papierowych. Mimo ambitnych plan\u00f3w pe\u0142nej elektronizacji do 2035 r. \u201epapier\u201d w administracji \u201etrzyma si\u0119 mocno\u201d i wskazan\u0105 \u201eszar\u0105 stref\u0119\u201d warto jako\u015b okie\u0142zna\u0107.<\/p>\n\n\n\n Biorc\u0105 te\u017c pod uwag\u0119 komplikacj\u0119 zwi\u0105zane z \u201eorygina\u0142ami\u201d dokument\u00f3w, a czasami tak\u017ce k\u0142opotliw\u0105 sam\u0105 konwersj\u0105 (np. akt budowlanych) ciekaw\u0105 opcj\u0105 by\u0142aby\u00a0 eliminacji bezwzgl\u0119dnego wi\u0105zania postaci akt z dan\u0105 klas\u0105 JRWA. Wraz z wdro\u017ceniem system\u00f3w klasy EZD mo\u017cna by\u0142oby zastosowa\u0107 bardziej elastyczne podej\u015bcie w tym zakresie i dopu\u015bci\u0107 procedur\u0119 w pewnych sytuacjach zmiany postaci akt sprawy na poziomie danej sprawy. Sprzyja\u0142oby to wprowadzaniu EZD w podmiotach, ale te\u017c w pewnych sytuacjach ogranicza\u0142oby potrzeb\u0119 wykonywania konwersji, a tym samym dylematu \u201eorygina\u0142u\u201d…<\/p>\n\n\n\n Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Przepisy kancelaryjno-archiwalne s\u0105 w aspekcie prowadzenia dokumentacji i akt sprawy zero-jednynkowe i wymagaj\u0105 ca\u0142o\u015bciowego prowadzenia danego rodzaju dokumentacji (klas JRWA) albo papierowo (model tradycyjny), albo elektroniczne (model EZD). Tymczasem rzeczywisto\u015b\u0107 […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-5522","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5522","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5522"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5522\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5548,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5522\/revisions\/5548"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5522"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5522"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5522"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}
\n\n\n\n