{"id":5367,"date":"2024-10-28T23:35:31","date_gmt":"2024-10-28T22:35:31","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=5367"},"modified":"2024-10-28T23:35:32","modified_gmt":"2024-10-28T22:35:32","slug":"praktyka-ezd-elektronizacacja-obiegu-wewnetrznego-a-model-tradycyjny","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/10\/28\/praktyka-ezd-elektronizacacja-obiegu-wewnetrznego-a-model-tradycyjny\/","title":{"rendered":"Praktyka EZD. \u201eElektronizacacja\u201d obiegu wewn\u0119trznego a model tradycyjny."},"content":{"rendered":"\n<figure class=\"wp-block-embed alignright is-type-wp-embed is-provider-sprawne-pa-stwo wp-block-embed-sprawne-pa-stwo\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"B7cXN7KkSQ\"><a href=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/10\/21\/praktyka-ezd-jak-wspolpracowac-i-nie-dublowac-dokumentacji\/\">Praktyka EZD. Jak wsp\u00f3\u0142pracowa\u0107 i nie dublowa\u0107 dokumentacji?<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; visibility: hidden;\" title=\"&#8222;Praktyka EZD. Jak wsp\u00f3\u0142pracowa\u0107 i nie dublowa\u0107 dokumentacji?&#8221; &#8212; Sprawne Pa\u0144stwo\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/10\/21\/praktyka-ezd-jak-wspolpracowac-i-nie-dublowac-dokumentacji\/embed\/#?secret=Hh33rVRDN0#?secret=B7cXN7KkSQ\" data-secret=\"B7cXN7KkSQ\" width=\"600\" height=\"338\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>Pisa\u0142em tydzie\u0144 temu jak nale\u017cy wsp\u00f3\u0142pracowa\u0107 mi\u0119dzy kom\u00f3rkami organizacyjnymi i wskazywa\u0142em korzy\u015bci jakie mo\u017ce nam tu da\u0107 system klasy EZD. Dzi\u015b \u201epoci\u0105gn\u0119\u201d ten w\u0105tek koncentruj\u0105c si\u0119 generalnie na komunikacji wewn\u0119trznej i obiegu pism wewn\u0119trznych. <\/p>\n\n\n\n<p>Wdra\u017caj\u0105c system klasy EZD &#8211; niezale\u017cnie od tego czy chcemy startowa\u0107 od razu tak\u017ce z samym wprowadzeniem modelu EZD w jednostce &#8211; otrzymujemy narz\u0119dzie, kt\u00f3re otwiera nam nowe mo\u017cliwo\u015bci w zakresie realizacji wielu proces\u00f3w wewn\u0119trznych. To co do tej pory by\u0142o realizowane na papierze i powodowa\u0142o, \u017ce mi\u0119dzy wydzia\u0142ami czy biurami &#8222;uwija\u0142a si\u0119&#8221; poczta wewn\u0119trzna, w momencie wprowadzenia systemu klasy EZD mo\u017ce by\u0107 przekazywane wy\u0142\u0105cznie elektronicznie. My\u015bl\u0119, \u017ce nie musz\u0119 nikogo przekonywa\u0107, \u017ce jest to szybsze, a tak\u017ce bezpieczniejsze w zakresie ochrony danych, ale i ryzyk zwi\u0105zanych z nieporozumieniami mi\u0119dzy pracownikami. System zapewni nam tu transparentno\u015b\u0107 co od razu b\u0119dzie prowadzi\u0107 do &#8222;uci\u0119cia&#8221; potencjalnych spor\u00f3w i konflikt\u00f3w, a i nie b\u0119dzie trzeba niczego kwitowa\u0107 aby komu\u015b co\u015b udowodni\u0107. Szczeg\u00f3lne korzystne b\u0119dzie to dla urz\u0119d\u00f3w maj\u0105cych rozproszon\u0105 lokalizacyjne struktur\u0119, gdzie nie trzeba b\u0119dzie anga\u017cowa\u0107 go\u0144c\u00f3w, kierowc\u00f3w i samochody s\u0142u\u017cbowe. Kto\u015b powie, \u017ce mo\u017cna to te\u017c realizowa\u0107 elektronicznie w ramach poczty elektronicznej \u2013 w pewnym zakresie tak, ale realizuj\u0105c proces za pomoc\u0105 email tracimy jednak pe\u0142ny nadz\u00f3r i transparentno\u015b\u0107 procesu oraz trudniej zarz\u0105dza\u0107 tu \u201eorygina\u0142ami\u201d elektronicznymi \u2013 do tego w\u0105tku odnios\u0119 si\u0119 jeszcze na ko\u0144cu tego tekstu.<\/p>\n\n\n\n<p>Co istotne, wdro\u017cenie wewn\u0119trznego obiegu elektronicznego w systemie klasy EZD mo\u017ce odbywa\u0107 si\u0119 tak\u017ce w sytuacji, gdy dotyczy to spraw prowadzonych w modelu tradycyjnym (papierowym). <a href=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/10\/21\/praktyka-ezd-jak-wspolpracowac-i-nie-dublowac-dokumentacji\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Opisywa\u0142em tydzie\u0144 temu<\/a>, \u017ce nale\u017cy d\u0105\u017cy\u0107 do tego, aby w ramach komunikacji wewn\u0119trznej tworzona by\u0142a jedna sprawa w kom\u00f3rce merytorycznej. Mo\u017ce si\u0119 to odbywa\u0107 w dw\u00f3ch wariantach: <\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>kom\u00f3rka merytoryczna prowadz\u0105ca spraw\u0119 prosi o opini\u0119\/informacj\u0119\/stanowisko inn\u0105 kom\u00f3rk\u0119 organizacyjn\u0105 lub <\/li>\n\n\n\n<li>kom\u00f3rka niemerytoryczna wysy\u0142a wniosek wszczynaj\u0105cy spraw\u0119 w kom\u00f3rce merytorycznej. <\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Co jednak warto tu zaznaczy\u0107, w tym drugim wariancie, kt\u00f3ry z regu\u0142y ma charakter <em>stricte <\/em>wewn\u0119trzny, nale\u017cy jednak d\u0105\u017cy\u0107 do przeniesienia procesu do dokumentowania w modelu EZD i tylko w uzasadnionych przypadkach pozostawia\u0107 go w &#8222;papierze&#8221;. W\u0142a\u015bnie procesy wewn\u0119trzne powinny by\u0107 tymi, kt\u00f3re s\u0105 przenoszone do modelu EZD jako pierwsze! Przy pierwszym wariancie mo\u017ce to by\u0107 bardziej problematyczne, wi\u0119c tu cz\u0119\u015bciej mo\u017cemy si\u0119 spodziewa\u0107, \u017ce komunikacja wewn\u0119trzna dotyczy\u0107 b\u0119dzie spraw prowadzonych w modelu papierowym.<\/p>\n\n\n\n<p>Niezale\u017cnie od przyj\u0119tego modelu dla spraw, komunikacja wewn\u0119trzna powinna by\u0107 realizowana w systemie; czy to poprzez przesy\u0142anie pism, czy te\u017c do\u0142\u0105czanie ich do udost\u0119pnionych w systemie spraw. W zale\u017cno\u015bci od sytuacji takie pisma mog\u0105 te\u017c by\u0107 podpisywane podpisami elektronicznymi w ramach systemu klasy EZD, ale cz\u0119sto te\u017c sama \u015bcie\u017cka akceptacyjna w systemie mo\u017ce by\u0107 wystarczaj\u0105ca dla zapewnienia gwarancji \u201ejako\u015bci\u201d otrzymywanych dokument\u00f3w, wniosk\u00f3w czy danych.<\/p>\n\n\n\n<p>Co zatem zrobi\u0107, je\u017celi sprawa prowadzona jest w modelu papierowym, a otrzymujemy odpowied\u017a czy wniosek z innej kom\u00f3rki organizacyjnej w postaci elektronicznej w systemie? Oczywi\u015bcie drukujemy i stosujemy tu &#8211; co do zasady &#8211; analogie zwi\u0105zane z obs\u0142ug\u0105 innych pism elektronicznych (np. z ePUAP). Je\u017celi dokument by\u0142 podpisany elektronicznie, trzeba pami\u0119ta\u0107, aby umie\u015bci\u0107 informacj\u0119 o weryfikacji podpisu lub wydruk raportu weryfikacji.<\/p>\n\n\n\n<p>U nas, <a href=\"https:\/\/lublin.eu\/urzad-miasta-lublin\/\">w Urz\u0119dzie Miasta Lublin<\/a>, wprowadzili\u015bmy zasad\u0119, \u017ce takie wydruki pism z naszego systemu klasy EZD uwierzytelniane s\u0105 przez podpis pracownika merytorycznego w\u0142\u0105czaj\u0105cego wydruk do akt sprawy i, obowi\u0105zkowo, wydruk musi zawiera\u0107 numer\/identyfikator dokumentu z naszego systemu. Nale\u017cy zaznaczy\u0107, \u017ce na podobn\u0105 praktyk\u0119 stosowania wydruk\u00f3w z systemu teleinformatycznego i stawiania ich na r\u00f3wni z elektronicznymi \u201eorygina\u0142ami\u201d (po spe\u0142nieniu okre\u015blonych warunk\u00f3w) pozwala dzi\u015b nawet <a href=\"https:\/\/isap.sejm.gov.pl\/isap.nsf\/download.xsp\/WDU19600300168\/U\/D19600168Lj.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">KPA (art. 39<sup>3<\/sup>)<\/a> w odniesieniu do pism wysy\u0142anych do stron post\u0119powa\u0144.<\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>W przypadku pism wydanych przez organ administracji publicznej w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, kt\u00f3re zosta\u0142y opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, zaawansowan\u0105 piecz\u0119ci\u0105 elektroniczn\u0105 albo kwalifikowan\u0105 piecz\u0119ci\u0105 elektroniczn\u0105, dor\u0119czenie mo\u017ce polega\u0107 na dor\u0119czeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlaj\u0105cego tre\u015b\u0107 tego pisma.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"382\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/moxie-urzad-miasta-lublin-logo-1-1024x382.jpeg\" alt=\"\" class=\"wp-image-5368\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p>W przypadku zaistnienia jakiej\u015b sytuacji problematycznej &#8222;orygina\u0142&#8221; elektroniczny zawsze jest dost\u0119pny w systemie i dlatego tu te\u017c trzeba pami\u0119ta\u0107, aby przestrzega\u0107 wa\u017cnej zasady, \u017ce dane i dokumenty zgromadzone w systemie klasy EZD dotycz\u0105ce spraw prowadzonych w modelu papierowym, przechowuje si\u0119 przez taki okres jak dokumentacj\u0119 w postaci papierowej, do kt\u00f3rej si\u0119 odnosz\u0105.<\/p>\n\n\n\n<p>Dzia\u0142a to w dwie strony, czyli musimy te\u017c pami\u0119ta\u0107, \u017ce w przypadku brakowania akt papierowych nale\u017cy usun\u0105\u0107 &#8211; co do zasady &#8211; r\u00f3wnie\u017c dokumentacj\u0119 z systemu (zw\u0142aszcza gdy w gr\u0119 wchodz\u0105 dane osobowe, a nie mamy mo\u017cliwo\u015bci ich anonimizacji). I tu jest zasadnicza przewaga system\u00f3w klasy EZD na poczt\u0105 elektroniczn\u0105, gdzie jednak trudniej jest to zrealizowa\u0107.<\/p>\n\n\n\n<p>Jak wida\u0107 system klasy EZD mo\u017ce stanowi\u0107 warto\u015b\u0107 dodan\u0105 nawet w sytuacji, gdy instytucja dalej dzia\u0142a papierowo w zakresie dokumentowania spraw, pozwalaj\u0105c m.in. &#8222;zelektronizowa\u0107&#8221; obieg pism wewn\u0105trz jednostki. Jest to oczywi\u015bcie wariant bardzo minimalistyczny, bo g\u0142\u00f3wnym sensem wdra\u017cania EZD jest przej\u015bcie na elektroniczne prowadzenie spraw, ale nawet pracownicy, kt\u00f3rzy &#8222;odczuwaj\u0105 przywi\u0105zanie&#8221; do modelu papierowego, je\u017celi na pocz\u0105tku b\u0119d\u0105 wykorzystywa\u0107 system tylko w tym wymiarze \u201ekomunikacyjnym\u201d, krok po kroku przekonywa\u0107 si\u0119 b\u0119d\u0105 ostatecznie te\u017c do modelu elektronicznego.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"1024\" height=\"672\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/wp-content\/uploads\/2024\/10\/image-17-1024x672.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-5369\"\/><\/figure>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/karol-ciecho%C5%84ski-7a3832255\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Pisa\u0142em tydzie\u0144 temu jak nale\u017cy wsp\u00f3\u0142pracowa\u0107 mi\u0119dzy kom\u00f3rkami organizacyjnymi i wskazywa\u0142em korzy\u015bci jakie mo\u017ce nam tu da\u0107 system klasy EZD. Dzi\u015b \u201epoci\u0105gn\u0119\u201d ten w\u0105tek koncentruj\u0105c si\u0119 generalnie na komunikacji wewn\u0119trznej [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-5367","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5367","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5367"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5367\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5370,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5367\/revisions\/5370"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5367"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5367"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5367"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}