{"id":5331,"date":"2024-10-21T21:08:07","date_gmt":"2024-10-21T19:08:07","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=5331"},"modified":"2024-10-21T21:08:07","modified_gmt":"2024-10-21T19:08:07","slug":"praktyka-ezd-jak-wspolpracowac-i-nie-dublowac-dokumentacji","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/10\/21\/praktyka-ezd-jak-wspolpracowac-i-nie-dublowac-dokumentacji\/","title":{"rendered":"Praktyka EZD. Jak wsp\u00f3\u0142pracowa\u0107 i nie dublowa\u0107 dokumentacji?"},"content":{"rendered":"\n

Jedn\u0105 z zasad, kt\u00f3ra zosta\u0142 wprowadzona rozporz\u0105dzeniem z 2011 r.<\/a> do instrukcji kancelaryjnej, a\u00a0kt\u00f3ra w dalszym ci\u0105gu cz\u0119sto sprawia pracownikom problemy w praktycznym stosowaniu, dotyczy kwestii post\u0119powania z dokumentacj\u0105 w sytuacji wsp\u00f3\u0142pracy kom\u00f3rek organizacyjnych w\u00a0toku realizowanych spraw. Niejednokrotnie zdarza si\u0119, \u017ce aby zrealizowa\u0107 dan\u0105 spraw\u0119, trzeba zwr\u00f3ci\u0107 si\u0119 o informacj\u0119, opini\u0119 lub dokument do innego wydzia\u0142u czy biura. W takiej sytuacji standardowo pisa\u0142o si\u0119 kiedy\u015b pismo ze znakiem swojej sprawy, a po jakim\u015b czasie przychodzi\u0142a odpowied\u017a oznaczona innym znakiem sprawy. Powodowa\u0142o, \u017ce oba pisma znajdowa\u0142y si\u0119 w dw\u00f3ch r\u00f3\u017cnych sprawach i trzeba by\u0142o je archiwizowa\u0107 podw\u00f3jnie. Z punktu widzenia zarz\u0105dzana dokumentacj\u0105 by\u0142o to post\u0119powanie nieefektywne, wi\u0119c zaproponowano tu nowe podej\u015bcie:<\/p>\n\n\n\n

\n

Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikaj\u0105ce ze wsp\u00f3\u0142pracy pomi\u0119dzy kom\u00f3rkami organizacyjnymi kom\u00f3rki inne ni\u017c merytoryczne w\u0142\u0105czaj\u0105 bezpo\u015brednio do akt sprawy kom\u00f3rki merytorycznej, nie tworz\u0105c akt oznaczonych odr\u0119bnym znakiem sprawy.<\/p>\nPar. 8 ust. 2 rozporz\u0105dzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykaz\u00f3w akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dzia\u0142ania archiw\u00f3w zak\u0142adowych<\/cite><\/blockquote>\n\n\n\n

Ten spos\u00f3b post\u0119powania dotyczy zar\u00f3wno modelu tradycyjnego, jak i EZD, z t\u0105 jednak r\u00f3\u017cnic\u0105, \u017ce w post\u0119powaniu \u201epapierowym\u201d dopuszczono jeszcze fakultatywnie \u201eodr\u0119bne zak\u0142adanie spraw w\u00a0kom\u00f3rce innej ni\u017c merytoryczna\u201d, ale – co wa\u017cne – ma ona by\u0107 wtedy kwalifikowania do kategorii archiwalnej Bc. Poniewa\u017c EZD daje nam tu wi\u0119ksze mo\u017cliwo\u015bci i de facto<\/em> u\u0142atwia realizacj\u0119 tego obowi\u0105zku, tu takiego wyj\u0105tku nie wprowadzano. St\u0105d te\u017c nale\u017cy pami\u0119ta\u0107, \u017ce przy EZD nie powstaje dokumentacja o kategorii Bc.<\/p>\n\n\n\n

W praktyce w dalszym ci\u0105gu, i dotyczy to nawet EZD, dochodzi do takiej sytuacji, \u017ce sprawy s\u0105 zak\u0142adane w obu wsp\u00f3\u0142pracuj\u0105cych kom\u00f3rkach organizacyjnych i dzieje si\u0119 to w ramach klas \u201emerytorycznych\u201d dla obu kom\u00f3rek. Mo\u017ce to by\u0107 spowodowane brakiem wiedzy pracownik\u00f3w, ale te\u017c cz\u0119sto problematyczn\u0105 do rozstrzygni\u0119cia kwesti\u0105, kt\u00f3ra z kom\u00f3rek jest merytoryczna, a kt\u00f3ra wsp\u00f3\u0142pracuj\u0105ca, bo zdarza si\u0119, \u017ce obie uznaj\u0105 si\u0119 przecie\u017c za merytoryczn\u0105.<\/p>\n\n\n\n

Jednak w sytuacji, gdy kolega lub kole\u017canka z instytucji prosi np. o opini\u0119 lub zaj\u0119cie stanowiska w\u00a0danej kwestii, bo jest w toku realizacji jakiej\u015b ju\u017c sprawy i my jeste\u015bmy \u201emerytoryczni\u201d, bo mamy wiedz\u0119, aby tej informacji udzieli\u0107, nie powinno prowadzi\u0107 nas to do zak\u0142adania \u201enaszej\u201d sprawy. W\u00a0tej sytuacji podstawowe znaczenie ma fakt, \u017ce sprawa w ramach instytucji ju\u017c jest i sens udzielenia naszej \u201eodpowiedzi\u201d wpisuje si\u0119 przecie\u017c realizacj\u0119 sprawy ju\u017c istniej\u0105cej. Nie mamy tu dylematu, co by\u0142o pierwsze, jajko czy kura, wi\u0119c mno\u017cenie byt\u00f3w w spisie spraw jest nadmiarowe. Spos\u00f3b dzia\u0142ania jest wi\u0119c prosty: przygotowujemy pismo w jednym egzemplarzu i przekazujemy je kom\u00f3rce \u201epytaj\u0105cej\u201d, czyli w tym kontek\u015bcie sytuacyjnym – merytorycznej. Je\u017celi mamy system klasy EZD \u2013 udost\u0119pniamy pismo w systemie lub bezpo\u015brednio umieszczamy w sprawie, kt\u00f3ra zosta\u0142a nam udost\u0119pniona.<\/p>\n\n\n\n

Cz\u0119sto zdarza si\u0119 i tak, \u017ce na jeden wniosek zewn\u0119trzny trudno udzieli\u0107 odpowiedzi tylko jednej kom\u00f3rce organizacyjnej i wtedy wyznacza si\u0119 kom\u00f3rk\u0119 merytoryczn\u0105, kt\u00f3ra ma udzieli\u0107 odpowiedzi przy wsp\u00f3\u0142pracy z innymi kom\u00f3rkami. W tej sytuacji zak\u0142ada ona spraw\u0119, a\u00a0pozosta\u0142e kom\u00f3rki daj\u0105 tylko wk\u0142ad do tej sprawy, swoich odr\u0119bnych spraw ju\u017c nie tworz\u0105c. Innym przyk\u0142adem jest te\u017c np. \u201escentralizowanie\u201d obs\u0142ugi informacji publicznej w instytucji, poprzez wyznaczenie kom\u00f3rki, kt\u00f3ra ma za to odpowiada\u0107 na poziomie ca\u0142ego urz\u0119du. Oczywi\u015bcie nie b\u0119dzie ona mog\u0142a swojej roli realizowa\u0107 bez wsp\u00f3\u0142pracy z innymi kom\u00f3rkami, z kt\u00f3rych ka\u017cda odpowiadaj\u0105c na taki wniosek by\u0142aby przecie\u017c merytorycznie w\u0142a\u015bciwa, ale na gruncie sprawy w\u0142a\u015bciwa b\u0119dzie ta kom\u00f3rka, kt\u00f3ra koordynuje proces i tylko ona b\u0119dzie zak\u0142ada\u0107 spraw\u0119 z klasy dedykowanej udost\u0119pnianiu informacji publicznej, a pozosta\u0142e kom\u00f3rki dodawa\u0107 b\u0119d\u0105 jedynie sw\u00f3j wk\u0142ad.<\/p>\n\n\n\n

Nale\u017cy jednak pami\u0119ta\u0107, \u017ce nie zawsze kom\u00f3rka inicjuj\u0105ca proces, wnioskuj\u0105ca o co\u015b b\u0119dzie kom\u00f3rk\u0105 merytoryczn\u0105. W instytucjach mamy te\u017c szereg proces\u00f3w wewn\u0119trznych, gdzie pracownicy wnioskuj\u0105 o co\u015b do kom\u00f3rki, kt\u00f3ra za co\u015b odpowiada zgodnie z regulaminem organizacyjnym \u2013 np. zam\u00f3wienie mebli, sali czy auta s\u0142u\u017cbowego. W tej sytuacji wnioskuj\u0105cy o\u00a0tego typu rzeczy nie b\u0119dzie zak\u0142ada\u0107 sprawy \u2013 tylko kieruje pismo w jednym egzemplarzu i bez znaku spraw do tej merytorycznej kom\u00f3rki, kt\u00f3ra to dopiero na bazie takiego wniosku za\u0142o\u017cy spraw\u0119 z klasy JRWA w\u0142a\u015bciwej dla danej kategorii zadania. Dzi\u0119ki temu dane zadanie dokumentowane i\u00a0archiwizowane b\u0119dzie tylko raz w ramach jednej kom\u00f3rki, kt\u00f3ra jest w tym wypadku merytoryczna zgodnie z regulacjami wewn\u0119trznymi i ma \u201eprawo\u201d zak\u0142ada\u0107 sprawy z danej klasy JRWA.<\/p>\n\n\n\n

Cz\u0119sto w sytuacji \u201ewsp\u00f3\u0142pracy mi\u0119dzywydzia\u0142owej\u201d pracownicy maj\u0105 obawy, \u017ce je\u017celi nie za\u0142o\u017c\u0105 sprawy to ich nak\u0142ad pracy nie b\u0119dzie \u201eodnotowany\u201d przez prze\u0142o\u017conego, bo nie b\u0119dzie odzwierciedlony jako sprawa. Patrz\u0105c przez ten pryzmat \u201eczuj\u0105\u201d potrzeb\u0119 rejestracji kolejnej sprawy, aby tylko ten \u201ewysi\u0142ek\u201d udokumentowa\u0107. Faktycznie mo\u017ce to by\u0107 pewne \u201eutrudnienie\u201d, ale\u00a0 tu z pomoc\u0105 przychodz\u0105 nam systemy klasy EZD, kt\u00f3re powinny powali\u0107 nam \u201eodzwierciedli\u0107\u201d zaanga\u017cowanie pracownik\u00f3w tak\u017ce w ramach takiej wsp\u00f3\u0142pracy, tak aby i przepis by\u0142 \u201esyty\u201d i\u00a0nak\u0142ad pracy \u201eodnotowany\u201d. W ramach takiej wsp\u00f3\u0142pracy zdarza si\u0119 i tak, \u017ce z r\u00f3\u017cnych powod\u00f3w istnieje czasami silna potrzeba \u201ekwitowania\u201d dokumentacji przekazywanej mi\u0119dzy kom\u00f3rkami w\u00a0systemie tradycyjnym. I tutaj wdro\u017cenie systemu klasy EZD te\u017c pozwala ten problem wyeliminowa\u0107, bo gdy wsp\u00f3\u0142pracujemy \u201eelektronicznie\u201d wszystko jest w tym zakresie transparentne. EZD doskonale zatem sprawdza si\u0119 w realizacji proces\u00f3w wewn\u0119trznych i pozwala efektywnie realizowa\u0107 wsp\u00f3\u0142prac\u0119 mi\u0119dzy kom\u00f3rkami organizacyjnymi, pozwalaj\u0105c ograniczy\u0107 nie tylko liczb\u0119 pism papierowych, ale i generalnie liczb\u0119 dublowanej dokumentacji i zak\u0142adanych spraw w\u00a0instytucji.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Jedn\u0105 z zasad, kt\u00f3ra zosta\u0142 wprowadzona rozporz\u0105dzeniem z 2011 r. do instrukcji kancelaryjnej, a\u00a0kt\u00f3ra w dalszym ci\u0105gu cz\u0119sto sprawia pracownikom problemy w praktycznym stosowaniu, dotyczy kwestii post\u0119powania z dokumentacj\u0105 w […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-5331","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5331","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5331"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5331\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5333,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5331\/revisions\/5333"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5331"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5331"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5331"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}