{"id":5309,"date":"2024-10-15T07:30:00","date_gmt":"2024-10-15T05:30:00","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=5309"},"modified":"2024-10-14T11:54:02","modified_gmt":"2024-10-14T09:54:02","slug":"praktyka-ezd-odwzorowania-cyfrowe-wyslane-elektronicznie-czy-tak-mozna","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/10\/15\/praktyka-ezd-odwzorowania-cyfrowe-wyslane-elektronicznie-czy-tak-mozna\/","title":{"rendered":"Praktyka EZD. Odwzorowania cyfrowe wys\u0142ane elektronicznie. Czy tak mo\u017cna?"},"content":{"rendered":"\n

Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej<\/a> ma na celu nadanie waloru prawnego odwzorowaniom cyfrowym sk\u0142adaj\u0105cym si\u0119 na akta spraw prowadzone w modelu EZD. Chodzi tu przede wszystkim o skany pism papierowych sk\u0142adanych do podmiotu oraz ewentualnie dokumenty wewn\u0119trzne np. podpisywana r\u0119cznie lista obecno\u015bci. Co do zasady nie s\u0105 skanowane pisma wychodz\u0105ce \u2013 bo te s\u0105 zachowywane w aktach sprawy jako naturalne dokumenty elektroniczne, o\u00a0ile przepisy szczeg\u00f3lne nie stanowi\u0105 inaczej. Tymczasem w \u201epolskiej praktyce\u201d e-administracji cz\u0119stym zjawiskiem jest wysy\u0142anie \u015brodkami komunikacji elektronicznej (najcz\u0119\u015bciej przez ePUAP) odwzorowa\u0144 cyfrowych podpisanych dokument\u00f3w papierowych. Nie pisz\u0119 tu jednak o \u201estarszych\u201d dokumentach, kt\u00f3re s\u0105 elementem papierowych akt spraw i po jakim\u015b czasie trzeba przekaza\u0107 do innych organ\u00f3w jako elektroniczna kopia – bo takie dzia\u0142anie jest jak najbardziej uzasadnione (oczywi\u015bcie taka kopia musi by\u0107 uwierzytelniona podpisem elektronicznym). Chodzi o pisma \u201eaktualne\u201d wysy\u0142ane do stron i klient\u00f3w (np. decyzje, postanowienia) i praktyk\u0119 podpisania dokumentu ad acta<\/em> na papierze, zeskanowania i wysy\u0142ania ich odbiorcy w takiej postaci poprzez ePUAP. Takie post\u0119powanie nie jest w\u0142a\u015bciwe i wywo\u0142uje pewne kontrowersje, wi\u0119c dzi\u015b dwa s\u0142owa o tym zagadnieniu.<\/p>\n\n\n\n

Po\u00a0pierwsze, takie post\u0119powanie jest niezgodne z instrukcjami kancelaryjnymi, bo te z regu\u0142y oparte s\u0105 na zapisach tej wzorcowej z 2011 r.<\/a>, kt\u00f3ra stwierdza w \u00a7 59 \u017ce:<\/p>\n\n\n\n

\n

1. Projekty pism przeznaczone do wysy\u0142ki za pomoc\u0105 \u015brodk\u00f3w komunikacji elektronicznej przedstawia si\u0119 do podpisu wy\u0142\u0105cznie w postaci elektronicznej.<\/p>\n\n\n\n

2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysy\u0142ki w postaci elektronicznej podpisuj\u0105cy:<\/p>\n\n\n\n

1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;<\/p>\n\n\n\n

2) podpisuje odr\u0119cznie wydrukowan\u0105 tre\u015b\u0107 pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do w\u0142\u0105czenia do akt sprawy).<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Wynika z tego, \u017ce dokumenty wysy\u0142ane elektroniczne powinny by\u0107 naturalnymi dokumentami elektronicznymi oraz \u017ce kolejno\u015b\u0107 dzia\u0142ania jest zgo\u0142a inna od cz\u0119sto praktykowanej: najpierw podpisujmy egzemplarze elektroniczny, a dopiero potem robimy wydruk i sk\u0142adamy podpis odr\u0119czny na egzemplarzu ad acta! To egzemplarz papierowy ma by\u0107 zgodny z elektronicznym, a nie odwrotnie!<\/p>\n\n\n\n

Id\u017amy jednak dalej, na grunt innych przepis\u00f3w. Nale\u017cy podkre\u015bli\u0107, \u017ce wed\u0142ug polskiego, jak i\u00a0unijnego prawa, odwzorowanie cyfrowe jest dokumentem elektronicznym. Czy w zwi\u0105zku z tym zgodnie z KPA czy Ordynacj\u0105 podatkow\u0105 mo\u017cemy komunikowa\u0107 si\u0119 elektronicznie ze stronami post\u0119powa\u0144 za pomoc\u0105 odwzorowa\u0144 cyfrowych? Oba te akty prawne generalnie nie maj\u0105 zapisu wprost tego zakazuj\u0105cego \u2013 mamy tu jednak przede wszystkim warunek, \u017ce pisma utrwalone w postaci elektronicznej opatruje si\u0119 podpisami elektronicznymi lub piecz\u0119ci\u0105 elektroniczn\u0105. Czyli taki skan musieliby\u015bmy jeszcze raz podpisa\u0107 elektronicznie (zastosowanie piecz\u0119ci elektronicznej to wci\u0105\u017c melodia przysz\u0142o\u015bci w polskiej administracji), aby by\u0107 w zgodzie z tymi przepisami proceduralnymi. Oczywi\u015bcie osoba podpisuj\u0105ca i data podpisu musi by\u0107 zgodna z danymi wyst\u0119puj\u0105cymi na papierze.<\/p>\n\n\n\n

Ale tu z kolei pojawia si\u0119 kwestia zagadnienia, czy taki dokumentu jest orygina\u0142em, czy jedynie \u201euwierzytelnion\u0105\u201d kopi\u0105.\u00a0Tutaj warto przytoczy\u0107 orzeczenie NSA (II OSK 1311\/22)<\/a>:<\/p>\n\n\n\n

\n

Skan decyzji nawet taki, kt\u00f3ry zosta\u0142 uwierzytelniony podpisem kwalifikowanym, nie stanowi orygina\u0142u decyzji administracyjnej, kt\u00f3rego skuteczne dor\u0119czenie stronie jest warunkiem koniecznym do uznania, \u017ce decyzja wesz\u0142a do obrotu prawnego.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

S\u0105dy administracyjne stoj\u0105 tu na stanowisku, \u017ce taki dokument jest kopi\u0105, a nie orygina\u0142em pisma i\u00a0otrzymujemy drugi argument, aby takiej praktyki jednak nie stosowa\u0107.<\/p>\n\n\n\n

Warto zaznaczy\u0107, \u017ce dylemat \u201eoryginalno\u015bci skanu\u201d nie zawsze jest taki oczywisty, co wida\u0107 na przyk\u0142adzie stanowiska Urz\u0119du Zam\u00f3wie\u0144 Publicznych, kt\u00f3ry rozstrzygaj\u0105c kwesti\u0119 mo\u017cliwo\u015bci z\u0142o\u017cenia oferty w postaci podpisanego skanu przyj\u0105\u0142 ciekaw\u0105 interpretacj\u0119, \u017ce to zale\u017cy od \u201ekontekstu\u201d i w tym konkretnym \u201ekontek\u015bcie\u201d skan oferty nie jest kopi\u0105 lecz orygina\u0142em…<\/p>\n\n\n\n

Podsumowuj\u0105c praktyka wysy\u0142ania skan\u00f3w pism jest generalnie b\u0142\u0119dna i niezale\u017cnie od pewnych \u201ekontekstowych\u201d wyj\u0105tk\u00f3w odradza\u0142bym jej stosowanie. Jej wyst\u0119powanie w\u00a0administracji najcz\u0119\u015bciej zwi\u0105zane z sytuacj\u0105, \u017ce urz\u0105d prowadzi akta w postaci papierowej i\u00a0papier jest dla niego \u201eelementem nadrz\u0119dnym\u201d w procesie przygotowywanie pisma. W\u0142a\u015bciwym remedium zatem na ten problem wydaj\u0119 si\u0119 by\u0107 wprowadzenie w podmiotach publicznych modelu EZD, a czasami nawet samego systemu klasy EZD bo to pozwala \u201eodwr\u00f3ci\u0107\u201d t\u0119 \u201epapierow\u0105\u201d filozofi\u0119 dzia\u0142ania. Obserwuj\u0105c to, jak polska administracja radzi sobie z \u201ecyfryzacj\u0105\u201d, praktyka wysy\u0142ania skan\u00f3w pism \u015brodkami komunikacji elektronicznej jest dowodem na to, \u017ce jeszcze du\u017co jest do zrobienia na drodze do \u201ejako\u015bciowej\u201d e-administracji. Je\u017celi zmienimy spos\u00f3b dzia\u0142ania wewn\u0105trz organizacji na zgodny z \u201educhem\u201d cyfryzacji, efekty b\u0119d\u0105 widoczne tak\u017ce w tym wymiarze zewn\u0119trznym. Paradoksalnie wi\u0119c droga ku temu, by wyeliminowa\u0107 wysy\u0142anie skan\u00f3w pism wiedzie przez wdro\u017cenie modelu EZD, kt\u00f3re polega m.in. na wprowadzeniu w\u0142a\u015bnie odwzorowa\u0144 cyfrowych na szersz\u0105 skal\u0119\u2026 cho\u0107 miejmy nadziej\u0119, \u017ce dzi\u0119ki nadchodz\u0105cym e-Dor\u0119czeniom ich stopniowo tak\u017ce b\u0119dzie coraz mniej.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Projekt nowelizacji ustawy archiwalnej ma na celu nadanie waloru prawnego odwzorowaniom cyfrowym sk\u0142adaj\u0105cym si\u0119 na akta spraw prowadzone w modelu EZD. Chodzi tu przede wszystkim o skany pism papierowych sk\u0142adanych […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-5309","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5309","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5309"}],"version-history":[{"count":4,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5309\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5315,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5309\/revisions\/5315"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5309"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5309"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5309"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}