{"id":5280,"date":"2024-10-07T16:19:42","date_gmt":"2024-10-07T14:19:42","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=5280"},"modified":"2024-10-07T16:19:42","modified_gmt":"2024-10-07T14:19:42","slug":"praktyka-ezd-oryginalnosc-odwzorowania-cyfrowego-w-kontekscie-projektu-nowelizacji-ustawy-archiwalnej","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/10\/07\/praktyka-ezd-oryginalnosc-odwzorowania-cyfrowego-w-kontekscie-projektu-nowelizacji-ustawy-archiwalnej\/","title":{"rendered":"Praktyka EZD. Oryginalno\u015b\u0107 odwzorowania cyfrowego w kontek\u015bcie projektu nowelizacji ustawy archiwalnej."},"content":{"rendered":"\n

Tydzie\u0144 temu pisa\u0142em<\/a> o paczce administracyjnej jako o brakuj\u0105cym elemencie e-administracyjnych puzzli i problemach z przekazywanie elektronicznych akt spraw do innych organ\u00f3w. Podkre\u015bla\u0142em te\u017c wprowadzony wym\u00f3g elektronicznego uwierzytelniania odwzorowa\u0144 cyfrowych w ramach paczki eADM i zaznacza\u0142em, \u017ce by\u0142y przymiarki aby wprowadzi\u0107 tak\u017ce taki generalny obowi\u0105zek przy prowadzeniu spraw w modelu EZD.<\/p>\n\n\n\n

1 pa\u017adziernika, jakby czytaj\u0105c mi w my\u015blach, Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego umie\u015bci\u0142o na stronie Rz\u0105dowego Centrum Legislacji projekt zmian ustawy archiwalnej<\/a>, kt\u00f3rego g\u0142\u00f3wnym celem jest w\u0142a\u015bnie nadanie \u201eodwzorowaniom cyfrowym wykonanym dla dokument\u00f3w tradycyjnych (sporz\u0105dzonych w postaci innej ni\u017c elektroniczna) waloru prawnego, w tym warto\u015bci dowodowej r\u00f3wnowa\u017cnej orygina\u0142om dokument\u00f3w\u201d. Jakby odpowiadaj\u0105c te\u017c na moj\u0105 uwag\u0119 sprzed tygodnia o „zapominalstwie”, w uzasadnieniu do projektu czytamy, \u017ce: „zak\u0142adano, \u017ce umo\u017cliwienie dokumentowania przebiegu za\u0142atwiania i rozstrzygania spraw w systemie EZD za pomoc\u0105 dokument\u00f3w elektronicznych nie b\u0119dzie stwarza\u0142o w\u0105tpliwo\u015bci, co stanowi\u0107 b\u0119dzie \u201eoryginalne akta spraw\u201d.<\/p>\n\n\n\n

Wyci\u0105gaj\u0105c zatem wnioski – po zderzeniu tych za\u0142o\u017ce\u0144 z „papierow\u0105” rzeczywisto\u015bci\u0105 – dalej czytamy, \u017ce celem nowej regulacji jest: <\/p>\n\n\n\n

\n

uniemo\u017cliwienie kwestionowania mocy prawnej odwzorowa\u0144 cyfrowych wprowadzonych do systemu EZD. Praktyka pracy w systemach EZD wykaza\u0142a bowiem, \u017ce cz\u0119\u015b\u0107 urz\u0119d\u00f3w nie uznaje za oryginaln\u0105 dokumentacji prowadzonych spraw, w kt\u00f3rych znajduj\u0105 si\u0119 dokumenty elektroniczne, w szczeg\u00f3lno\u015bci odwzorowania cyfrowe wykonane z dokumentacji sporz\u0105dzonej w postaci innej ni\u017c elektroniczna, wp\u0142ywaj\u0105cej do danego urz\u0119du. Uregulowanie statusu sporz\u0105dzanego odwzorowania cyfrowego pozwoli na wykorzystywanie kompletnej dokumentacji elektronicznej odzwierciadlaj\u0105cej za\u0142atwianie i rozstrzyganie spraw w kontaktach podmiot\u00f3w stosuj\u0105cych systemy EZD z otoczeniem zewn\u0119trznym, przede wszystkim z takimi jak samorz\u0105dowe kolegia odwo\u0142awcze czy s\u0105dy administracyjne.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Aby osi\u0105gn\u0105\u0107 ten postulowany stan, projekt ustawy przewiduje trzy warunki, kt\u00f3re musi spe\u0142ni\u0107 odwzorowanie cyfrowe. Przede wszystkim musi by\u0107 ono opatrzone podpisem kwalifikowanym lub piecz\u0119ci\u0105 kwalifikowan\u0105 organu lub jednostki organizacyjne. Ten wym\u00f3g jest zatem zgodny z wymaganiami odwzorowa\u0144 paczki eADM. Kolejne dwa warunki to spos\u00f3b \u201euwierzytelnienia\u201d zgodny z wymaganiami instrukcji kancelaryjnej oraz konieczno\u015b\u0107 wykonania, ewidencjonowania i przechowywania go w ramach systemu klasy EZD. Z punktu widzenia prowadzenia spraw w modelu EZD te dwa warunki s\u0105 si\u0142\u0105 rzeczy spe\u0142niane automatycznie, wi\u0119c tylko ten pierwszy warunek jest tu nowy, cho\u0107 te\u017c \u2013 jak pisa\u0142em przed tygodniem – ju\u017c wyst\u0119puj\u0105cym w polskich regulacjach prawnych. Poza paczk\u0105 administracyjn\u0105 mo\u017cna jako kolejny przyk\u0142ad wskaza\u0107 tak\u017ce uwierzytelnianie odwzorowa\u0144 cyfrowych akt pracowniczych.<\/p>\n\n\n\n

Na uwag\u0119 zas\u0142uguje przy tym ciekawa konstrukcja logiczna, \u017ce takie \u201euwierzytelnienie\u201d stanowi jednocze\u015bnie potwierdzenie, \u017ce odwzorowanie spe\u0142nia tak\u017ce pozosta\u0142e dwa warunki. By\u0142a to odpowied\u017a na dylemat, jak s\u0105dy czy inne organy mia\u0142yby weryfikowa\u0107 czy przedstawiane im odwzorowanie cyfrowe spe\u0142nia wszystkie trzy warunki \u2013 bo tylko takie w my\u015bl projektu jest \u201er\u00f3wnowa\u017cne orygina\u0142owi\u201d.<\/p>\n\n\n\n

Na dzie\u0144 dzisiejszy opatrzenie odwzorowania cyfrowego piecz\u0119ci\u0105 czy podpisem kwalifikowanym wymagane jest przy generowaniu paczki eADM czy przekazywaniu akt w postaci elektronicznej do innych organ\u00f3w Wed\u0142ug nowych za\u0142o\u017ce\u0144 mia\u0142oby dotyczy\u0107 wszystkich pe\u0142nych odwzorowa\u0144 cyfrowych w modelu EZD, bo poza walorem prawnym dawa\u0142oby mo\u017cliwo\u015b\u0107 szybszego brakowania ca\u0142o\u015bci sk\u0142adu chronologicznego. Tak jak pisa\u0142em poprzednio \u2013 na bazie moich do\u015bwiadcze\u0144 idea sk\u0142ad\u00f3w chronologicznych jest trudno przyswajalna dla urz\u0119dnik\u00f3w, wi\u0119c ka\u017cdy krok w kierunku szybszego pozbywania si\u0119 dokumentacji papierowej uwa\u017cam za korzystny.\u00a0<\/p>\n\n\n\n

Z punktu widzenia archiwalnego za \u201erewolucyjny\u201d mo\u017cna uzna\u0107 zapis stwierdzaj\u0105cy, \u017ce odwzorowanie cyfrowe spe\u0142niaj\u0105ce te trzy warunki \u201ejest r\u00f3wnowa\u017cne orygina\u0142owi\u201d do tego stopnia, \u017ce papier w sk\u0142adzie traci swoj\u0105 kwalifikacj\u0119 archiwaln\u0105 na rzecz postaci elektronicznej! Dotyczy to tak\u017ce materia\u0142\u00f3w archiwalnych! Nie musimy zatem ju\u017c archiwizowa\u0107 takiego sk\u0142adu, cyklicznie usuwa\u0107 odpowiednik\u00f3w ze sk\u0142adu przy brakowaniu akt elektronicznych i wreszcie przekazywa\u0107 papieru ze sk\u0142adu do archiw\u00f3w pa\u0144stwowych. Po de facto<\/em> trzech latach taki sk\u0142ad chronologiczny pe\u0142nych odwzorowa\u0144 cyfrowych by\u0142by wybrakowany! Czyli z punktu widzenia archiwizacyjnego s\u0105 to konkretne korzy\u015bci dla urz\u0119dnik\u00f3w, kt\u00f3re powinny u\u0142atwia\u0107 te\u017c wdra\u017canie modelu EZD w\u00a0administracji.<\/p>\n\n\n\n

Za\u0142o\u017cenie s\u0105 zatem jak najbardziej s\u0142uszne, cho\u0107 mam pewne obawy czy nie b\u0119dzie jednak opor\u00f3w przed takim generalnym brakowaniem zawarto\u015bci sk\u0142ad\u00f3w chronologicznych. Trzy lata to niby du\u017co, ale co je\u017celi w sk\u0142adzie mamy np. podpisan\u0105 w\u0142asnor\u0119cznie wieloletni\u0105 umow\u0119? Pewne kategorie dokument\u00f3w trzeba pewnie b\u0119dzie wytypowa\u0107 jako \u201dwra\u017cliwe\u201d i albo ich nie skanowa\u0107 w\u00a0ca\u0142o\u015bci, albo wyodr\u0119bni\u0107 dla nich odr\u0119bne zbiory w ramach sk\u0142adu, tak aby potem tych dylemat\u00f3w unikn\u0105\u0107.<\/p>\n\n\n\n

Mam nadzieje, \u017ce implementacja tej regulacji, a tak\u017ce rozpowszechnienie paczki eADM pozwoli polskiej administracji uwolni\u0107 si\u0119 w przysz\u0142o\u015bci od papierowych orygina\u0142\u00f3w na rzecz \u201eelektronicznych odpowiednik\u00f3w\u201d. B\u0119dzie to zapewne proces i nie stanie si\u0119 od razu, ale kolejne kroki trzeba stawia\u0107 nawet wtedy, je\u017celi obarczone one s\u0105 te\u017c pewnym ryzykiem. Trzeba te\u017c zaznaczy\u0107, \u017ce sprawa wykorzystywania odwzorowa\u0144 cyfrowych nie w ka\u017cdej sytuacji jest oczywista i nie zawsze jest przejawem \u015bwiadcz\u0105cym o rozwoju e-administracji w Polsce. Ale o tym za tydzie\u0144.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Tydzie\u0144 temu pisa\u0142em o paczce administracyjnej jako o brakuj\u0105cym elemencie e-administracyjnych puzzli i problemach z przekazywanie elektronicznych akt spraw do innych organ\u00f3w. Podkre\u015bla\u0142em te\u017c wprowadzony wym\u00f3g elektronicznego uwierzytelniania odwzorowa\u0144 cyfrowych […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-5280","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5280","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5280"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5280\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5283,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5280\/revisions\/5283"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5280"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5280"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5280"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}