{"id":5265,"date":"2024-09-30T07:31:00","date_gmt":"2024-09-30T05:31:00","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=5265"},"modified":"2024-09-29T00:40:58","modified_gmt":"2024-09-28T22:40:58","slug":"praktyka-ezd-jak-to-przekazac-dalej-czyli-paczka-archiwalna-i-administracyjna-cz-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/09\/30\/praktyka-ezd-jak-to-przekazac-dalej-czyli-paczka-archiwalna-i-administracyjna-cz-2\/","title":{"rendered":"Praktyka EZD. Jak to przekaza\u0107 dalej? Czyli paczka archiwalna i administracyjna (cz. 2.)."},"content":{"rendered":"\n<p>Dzi\u015b zgodnie z deklaracj\u0105 sprzed tygodnia przyjrzymy si\u0119 paczce administracyjnej \u2013 eADM.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-sprawne-pa-stwo wp-block-embed-sprawne-pa-stwo\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"2ZdqUukDUU\"><a href=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/09\/23\/praktyka-ezd-jak-to-przekazac-dalej-czyli-paczka-archiwalna-i-administracyjna\/\">Praktyka EZD. Jak to przekaza\u0107 dalej? Czyli paczka archiwalna i administracyjna.<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; visibility: hidden;\" title=\"&#8222;Praktyka EZD. Jak to przekaza\u0107 dalej? Czyli paczka archiwalna i administracyjna.&#8221; &#8212; Sprawne Pa\u0144stwo\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/09\/23\/praktyka-ezd-jak-to-przekazac-dalej-czyli-paczka-archiwalna-i-administracyjna\/embed\/#?secret=8gbRNCUYGq#?secret=2ZdqUukDUU\" data-secret=\"2ZdqUukDUU\" width=\"600\" height=\"338\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/isap.sejm.gov.pl\/isap.nsf\/DocDetails.xsp?id=WDU20190001003\">Rozporz\u0105dzenie Prezydenta RP z 2019 r.<\/a> jest prze\u0142omowe, gdy\u017c jest pierwszym aktem prawnym, uwzgl\u0119dniaj\u0105cym w szerszej perspektywie wsp\u00f3\u0142pracy mi\u0119dzyinstytucjonalnej sytuacj\u0119, \u017ce akta spraw w podmiotach publicznych mog\u0105 by\u0107 prowadzone w postaci elektronicznej w modelu EZD. Dotychczas podej\u015bcie s\u0105d\u00f3w administracyjnych najcz\u0119\u015bciej opiera\u0142o si\u0119 na zasadzie ignorowania tego faktu i &#8211; mimo prowadzenia akt spraw w postaci elektronicznej przez organ &#8211; \u017c\u0105dania od niego dokumentacji papierowej. By\u0142y nawet przypadki gro\u017cenia karami administracyjnymi za pr\u00f3by przekazania dokumentacji elektronicznie. W spos\u00f3b oczywisty stanowi\u0142o to barier\u0119 w rozwoju elektronizacji, tym bardziej, \u017ce cz\u0119sto tak\u017ce w relacjach mi\u0119dzy organami administracyjnymi te\u017c trzeba by\u0142o przekazywa\u0107 akta spraw, i cz\u0119sto i tu by\u0142 op\u00f3r, aby przyjmowa\u0107 dokumentacj\u0119 elektronicznie. Brak by\u0142o rozwi\u0105za\u0144, co konkretnie i jak przekazywa\u0107, a\u00a0w sytuacji, gdy ju\u017c uda\u0142o si\u0119 ten op\u00f3r prze\u0142ama\u0107, cz\u0119sto nast\u0119powa\u0142o odwo\u0142anie si\u0119 do \u201eanalogii\u201d z\u00a0papieru, co prowadzi\u0142o do generowania nadmiarowej pracy przez urz\u0119dnik\u00f3w. Rozporz\u0105dzenie Prezydenta RP, cho\u0107 teoretycznie odnosi si\u0119 tylko do zagadania skargi administracyjnej, wprowadzi\u0142o tu okre\u015blony standard, kt\u00f3ry mo\u017cna wykorzystywa\u0107 te\u017c w innych procedurach przekazywania ca\u0142ej dokumentacji w postaci elektronicznej.<\/p>\n\n\n\n<p>Rozporz\u0105dzenie stwierdza, \u017ce: <\/p>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>Akta sprawy organ przekazuje do s\u0105du w takiej postaci, w\u00a0jakiej s\u0105 prowadzone. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-quote is-layout-flow wp-block-quote-is-layout-flow\">\n<p>Akta sprawy prowadzone w postaci elektronicznej przekazuje si\u0119 jako wyodr\u0119bniony z systemu elektronicznego zarz\u0105dzania dokumentacj\u0105, w rozumieniu przepis\u00f3w o\u00a0narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zbi\u00f3r dokument\u00f3w obejmuj\u0105cych akta sprawy, zwany dalej &#8222;paczk\u0105 eADM&#8221;.\u00a0 <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n<p>Paczka administracyjna to, podobnie jak paczka archiwalna, zbi\u00f3r dokument\u00f3w (plik\u00f3w) i metadanych. Zakres metadanych ma by\u0107 zgodny z omawianym ju\u017c <a href=\"https:\/\/isap.sejm.gov.pl\/isap.nsf\/DocDetails.xsp?id=WDU20062061517\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">rozporz\u0105dzeniem w\u00a0sprawie niezb\u0119dnych element\u00f3w struktury dokument\u00f3w elektronicznych<\/a>. W zakresie dokument\u00f3w okre\u015blone zosta\u0142o z czego powinny sk\u0142ada\u0107 na elektroniczne akta spraw:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>dokumenty elektroniczne z uwzgl\u0119dnieniem ich podpis\u00f3w elektronicznych;<\/li>\n\n\n\n<li>odwzorowania cyfrowe dokument\u00f3w sporz\u0105dzonych w postaci papierowej;<\/li>\n\n\n\n<li>protoko\u0142y i adnotacje z czynno\u015bci post\u0119powania maj\u0105cych znaczenie dla sprawy lub ich \u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 odwzorowania cyfrowe;<\/li>\n\n\n\n<li>odwzorowania cyfrowe kopert dokument\u00f3w otrzymanych w postaci papierowej;<\/li>\n\n\n\n<li>odwzorowania cyfrowe potwierdze\u0144 odbioru i dor\u0119czenia dokument\u00f3w dor\u0119czanych w postaci papierowej;<\/li>\n\n\n\n<li>urz\u0119dowe po\u015bwiadczenia odbioru.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Generalnie jest to zgodne z wymaganiami instrukcji kancelaryjnej, aczkolwiek w wi\u0119kszo\u015bci normatyw\u00f3w kancelaryjnych brak jest wymogu odwzorowywania kopert. Tym samy maj\u0105c \u015bwiadomo\u015b\u0107, \u017ce akta mog\u0105 podlega\u0107 wymaganiom przekazywania do s\u0105d\u00f3w administracyjnych warto te koperty zachowa\u0107 (razem z dokumentem w sk\u0142adzie chronologicznym) i w sytuacji konieczno\u015bci przekazania \u201edoskanowa\u0107\u201d do akt w systemie klasy EZD.&nbsp; Kolejn\u0105 r\u00f3\u017cnic\u0105 jest wym\u00f3g uwierzytelnienia podpisami lub piecz\u0119ciami elektronicznymi odwzorowa\u0144 cyfrowych w&nbsp;takiej paczce. W przepisach kancelaryjnych czy wymogach paczki archiwalnej nie jest to dzi\u015b wymagane, aczkolwiek w propozycjach nowelizacji przepis\u00f3w archiwalnych ten wym\u00f3g ju\u017c si\u0119 pojawia\u0142 i pewnie z biegiem czasu zostanie zaimplementowany.<\/p>\n\n\n\n<p>W sytuacji gdy tre\u015bci dokumentu papierowego nie uda\u0142o si\u0119 odwzorowa\u0107 w ca\u0142o\u015bci w&nbsp;systemie klasy EZD dokumentacj\u0119 ze sk\u0142adu chronologicznego trzeba przekazywa\u0107 do s\u0105du odr\u0119bnie, dlatego warto d\u0105\u017cy\u0107 do pe\u0142nego zeskanowania jak najwi\u0119kszej cz\u0119\u015bci akt. Gdy mamy ca\u0142o\u015b\u0107 akt w systemie, kt\u00f3ry potrafi\u0107 generowa\u0107 paczk\u0119 eADM to mo\u017cemy w spos\u00f3b przyst\u0119pny przekazywa\u0107 akta za pomoc\u0105 ePUAP do s\u0105d\u00f3w administracyjnych. Jest to dobrze widoczne zw\u0142aszcza, gdy por\u00f3wnamy wymagania dla sposobu przekazywania akt elektronicznych i&nbsp;papierowych, gdzie akta papierowe przekazywa\u0107 musimy jako \u201ezbi\u00f3r kolejno ponumerowanych kart po\u0142\u0105czonych za pomoc\u0105 \u015brodk\u00f3w, kt\u00f3re nie degraduj\u0105 struktury fizycznej dokumentu\u201d. Pod tym wzgl\u0119dem wymagania paczki eADM wydaj\u0105 si\u0119 by\u0107 przyja\u017aniejsze dla urz\u0119dnika.<\/p>\n\n\n\n<p>My\u015bl\u0105c o wdro\u017ceniu systemu klasy EZD nale\u017cy zatem zainteresowa\u0107 si\u0119 jego \u201emo\u017cliwo\u015bciami\u201d w zakresie generowania nie tylko paczki archiwalnej, ale i eADM. Dotyczy si\u0119 to r\u00f3wnie\u017c innych system\u00f3w teleinformatycznych (np. system\u00f3w dziedzinowych) je\u017celi chcieliby\u015bmy je wykorzystywa\u0107 do prowadzenia akt elektronicznie.<\/p>\n\n\n\n<p>Dzi\u0119ki rozporz\u0105dzeniu s\u0105dy zacz\u0119\u0142y honorowa\u0107 elektroniczne akta spraw, ale nie zawsze tylko w postaci paczki eADM. Cz\u0119\u015b\u0107 organ\u00f3w przekazuje akta jako plik zip i cze\u015b\u0107 s\u0119dzi\u00f3w to uznaje. Poniewa\u017c w s\u0105dach administracyjnych brak jest narz\u0119dzia do \u201eprzyjaznego\u201d odczytu paczki eADM, s\u0105dy nie zawsze s\u0105 tu pryncypalne w tym zakresie. Aktualnie trwaj\u0105 jednak prace nad dostosowaniem do oczekiwa\u0144 s\u0105d\u00f3w istniej\u0105cego na rynku narz\u0119dzia tzw. \u201ePrzegl\u0105darki paczek eADM\u201d. Nale\u017cy zatem oczekiwa\u0107, \u017ce wraz z wdro\u017ceniem tego narz\u0119dzia w s\u0105dach nast\u0105pi tak\u017ce \u201erozpowszechnienie\u201d samej paczki eADM, a co za tym idzie b\u0119dzie to kolejny impuls w\u00a0rozwoju e-administracji. Paczka administracyjna wype\u0142niaj\u0105c istotn\u0105 luk\u0119 systemow\u0105 w zakresie elektronizacji post\u0119powa\u0144 powinna tak\u017ce s\u0142u\u017cy\u0107 popularyzacji idei EZD w podmiotach publicznych.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/karol-ciecho%C5%84ski-7a3832255\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dzi\u015b zgodnie z deklaracj\u0105 sprzed tygodnia przyjrzymy si\u0119 paczce administracyjnej \u2013 eADM. Rozporz\u0105dzenie Prezydenta RP z 2019 r. jest prze\u0142omowe, gdy\u017c jest pierwszym aktem prawnym, uwzgl\u0119dniaj\u0105cym w szerszej perspektywie wsp\u00f3\u0142pracy [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-5265","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5265","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5265"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5265\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5267,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5265\/revisions\/5267"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5265"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5265"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5265"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}