{"id":5261,"date":"2024-09-23T12:30:13","date_gmt":"2024-09-23T10:30:13","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=5261"},"modified":"2024-09-23T12:30:13","modified_gmt":"2024-09-23T10:30:13","slug":"praktyka-ezd-jak-to-przekazac-dalej-czyli-paczka-archiwalna-i-administracyjna","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/09\/23\/praktyka-ezd-jak-to-przekazac-dalej-czyli-paczka-archiwalna-i-administracyjna\/","title":{"rendered":"Praktyka EZD. Jak to przekaza\u0107 dalej? Czyli paczka archiwalna i administracyjna."},"content":{"rendered":"\n<p>Na elektroniczne akta spraw prowadzone w modelu EZD sk\u0142adaj\u0105 si\u0119 dokumenty elektroniczne. Zasadniczo ka\u017cdy taki dokument to zestawienie: plik + metadane. W przypadku pism w postaci papierowej, tym plikiem &#8222;przetwarzanym&#8221; w EZD b\u0119dzie skan, czyli najcz\u0119\u015bciej plik w formacie pdf. Mo\u017ce te\u017c si\u0119 zdarzy\u0107 sytuacja, \u017ce odwzorowania cyfrowego nie b\u0119dzie w og\u00f3le i w systemie b\u0119d\u0105 tylko metadane danej przesy\u0142ki. Przy mailach b\u0119dziemy mieli do czynienia z regu\u0142y z\u00a0formatami eml lub msg, a dla ePUAP &#8211; xml. Do tego mo\u017cliwa jest ca\u0142a gama format\u00f3w, kt\u00f3ra mo\u017ce by\u0107 za\u0142\u0105cznikami do tych przesy\u0142ek, przekazywanych \u015brodkami komunikacji elektronicznej lub na no\u015bnikach danych.\u00a0W przypadku przesy\u0142ek elektronicznych wa\u017cne jest, aby w systemie zachowywane by\u0142y one jako tzw. naturalne dokumenty elektroniczne \u2013 czyli dokumenty b\u0119d\u0105ce od pocz\u0105tku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, mo\u017cliwym do odczytania wy\u0142\u0105cznie za po\u015brednictwem odpowiednich urz\u0105dze\u0144 elektronicznych, nieposiadaj\u0105cych pierwowzoru w postaci nieelektronicznej. Osobi\u015bcie widzia\u0142em sytuacj\u0119, \u017ce maile, a nawet dokumenty z ePUAP, by\u0142y wprowadzane do systemu klasy EZD jako skany, co jest oczywi\u015bcie praktyk\u0105, kt\u00f3ra nie powinna mie\u0107 miejsca. Dzi\u015b 99% powstaj\u0105cych w administracji pism s\u0105 naturalnymi dokumentami elektronicznymi i idealnym za\u0142o\u017ceniem jest, aby\u015bmy dzi\u0119ki EZD i e-Dor\u0119czeniom mogli zachowywa\u0107 je wy\u0142\u0105cznie w takiej postaci, bez konwertowania do postaci papierowej.<\/p>\n\n\n\n<p>Chc\u0105c jednak prowadzi\u0107 sprawy w modelu EZD musimy bra\u0107 pod uwag\u0119 okoliczno\u015b\u0107, \u017ce mo\u017ce zaistnie\u0107 sytuacja przekazania dokumentacji w postaci w\u0142a\u015bnie elektronicznej do innych organ\u00f3w i potrzebne s\u0105 narz\u0119dzia, aby to zrobi\u0107 w spos\u00f3b efektywny. Przy projektowaniu za\u0142o\u017ce\u0144 elektronizacji akt sprawy przewidziano okoliczno\u015b\u0107 przekazywania materia\u0142\u00f3w archiwalnych do archiw\u00f3w pa\u0144stwowych w postaci tzw. paczki archiwalnej. Stanowi ona zbi\u00f3r materia\u0142\u00f3w archiwalnych w postaci elektronicznej, utworzonych i zapisanych zgodnie z <a href=\"https:\/\/isap.sejm.gov.pl\/isap.nsf\/DocDetails.xsp?id=WDU20062061519\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">rozporz\u0105dzeniem Ministra Spraw Wewn\u0119trznych i Administracji z 2006 r.<\/a> Paczka archiwalna grupuje zwarto\u015b\u0107 akt sprawy w trzy foldery:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>dokumenty,<\/li>\n\n\n\n<li>metadane,<\/li>\n\n\n\n<li>sprawy.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n<div class=\"wp-block-image\">\n<figure class=\"alignright size-full is-resized\"><img loading=\"lazy\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"612\" height=\"192\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/wp-content\/uploads\/2024\/09\/image-13.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-5262\" style=\"width:368px;height:auto\"\/><\/figure><\/div>\n\n\n<p>W pierwszym folderze znajduj\u0105 si\u0119 pliki dokument\u00f3w sk\u0142adaj\u0105ce si\u0119 na dan\u0105 spraw\u0119, w drugim metadane do tych plik\u00f3w (jako pliki xml), a w trzecim &#8211; metadane samej sprawy (te\u017c xml). Oczywi\u015bcie w takiej paczce mo\u017ce by\u0107 umieszczone wiele spraw i odpowiadaj\u0105cych im plik\u00f3w dokument\u00f3w i metadanych. W modelu EZD materia\u0142y archiwalne powinny by\u0107 przekazywane do archiw\u00f3w pa\u0144stwowych po 10 latach i trafia\u0107 jako paczki archiwalne do <a href=\"https:\/\/ade.gov.pl\/pl\/web\/ade-pub\/strona-g%C5%82%C3%B3wna\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Archiwum Dokument\u00f3w Elektronicznych<\/a> (ADE).<\/p>\n\n\n\n<p>Paczka archiwalna jest zagadnieniem, kt\u00f3re dotyczy przede wszystkim archiwist\u00f3w i\u00a0odnosi si\u0119 tylko do cz\u0119\u015bci dokumentacji prowadzonej w modelu EZD \u2013 tylko do materia\u0142\u00f3w archiwalnych. To co bardziej powinno zainteresowa\u0107 wszystkich pracownik\u00f3w instytucji publicznych to okoliczno\u015b\u0107 przekazywania akt spraw do innych organ\u00f3w lub s\u0105d\u00f3w administracyjnych. Taka sytuacja mo\u017ce dotyczy\u0107 bowiem tak\u017ce dokumentacji niearchiwalnej (kategorii B). Tutaj przez d\u0142ugi czas nie by\u0142o wypracowanego rozwi\u0105zania, co stanowi\u0142o istotn\u0105 przeszkod\u0119 dla rozwoju EZD. Pami\u0119tam liczne rozmowy z kolegami i kole\u017cankami w\u00a0temacie przej\u015bcia z ich procesem na EZD, gdzie koronnym argumentem przeciw, by\u0142 fakt przekazywania akt spraw do innych organ\u00f3w i s\u0105d\u00f3w. I faktycznie trudno by\u0142o mi z tym polemizowa\u0107 \u2013 polska administracja wprowadzaj\u0105cej elektronizacj\u0119 akt spraw systemowo &#8222;zapomnia\u0142a&#8221; o takim drobnym szczeg\u00f3le. Szukaj\u0105c rozwi\u0105zania tego problemu trzeba by\u0142o oprze\u0107 si\u0119 na jakim\u015b standardzie, wsp\u00f3lnym dla akt spraw prowadzonych w r\u00f3\u017cnych systemach klasy EZD.<\/p>\n\n\n\n<p>I tutaj za punkt odniesienia przyj\u0119to w\u0142a\u015bnie paczk\u0119 archiwaln\u0105, kt\u00f3ra mia\u0142a ju\u017c wypracowan\u0105 struktur\u0119 i z mocy prawa ka\u017cdy system klasy EZD musia\u0142 by\u0107 w stanie j\u0105 wygenerowa\u0107. Tak zrodzi\u0142a si\u0119 paczka administracyjna \u2013 paczka eADM, czyli zmodyfikowana wersja paczki archiwalnej.<\/p>\n\n\n\n<p>Aktem prawnym wprowadzaj\u0105cym j\u0105 do polskiego systemu prawnego jest <a href=\"https:\/\/isap.sejm.gov.pl\/isap.nsf\/DocDetails.xsp?id=WDU20190001003\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">rozporz\u0105dzenie Prezydenta RP z 2019 r<\/a>. Ponad 10 lat od wypracowania standard\u00f3w dla paczki archiwalnej, dla metadanych i dla system\u00f3w teleinformatycznych klasy EZD pojawi\u0142o si\u0119 rozwi\u0105zanie, jak przekazywa\u0107 elektroniczne akta spraw do s\u0105du administracyjnego. Mimo, \u017ce do dnia dzisiejszego up\u0142yn\u0119\u0142o ju\u017c kolejne 5 lat, wci\u0105\u017c jeste\u015bmy na etapie adoptowania si\u0119 do tego narz\u0119dzia\u00a0 \u2013 zar\u00f3wno po stronie administracji jak i s\u0105d\u00f3w administracyjnych. W mojej ocenie rozwi\u0105zanie to ma jednak du\u017cy potencja\u0142 i w najbli\u017cszej przysz\u0142o\u015bci jego &#8222;absorpcja&#8221; powinna by\u0107 coraz wi\u0119ksza, co stworzy przes\u0142anki r\u00f3wnie\u017c do rozwoju samego EZD. <\/p>\n\n\n\n<p>Za tydzie\u0144 &#8211; bardziej szczeg\u00f3\u0142owe om\u00f3wienie paczki eADM.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/karol-ciecho%C5%84ski-7a3832255\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Na elektroniczne akta spraw prowadzone w modelu EZD sk\u0142adaj\u0105 si\u0119 dokumenty elektroniczne. Zasadniczo ka\u017cdy taki dokument to zestawienie: plik + metadane. W przypadku pism w postaci papierowej, tym plikiem &#8222;przetwarzanym&#8221; [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-5261","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5261","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5261"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5261\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5263,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5261\/revisions\/5263"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5261"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5261"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5261"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}