{"id":5229,"date":"2024-09-16T13:45:46","date_gmt":"2024-09-16T11:45:46","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=5229"},"modified":"2024-09-16T13:45:46","modified_gmt":"2024-09-16T11:45:46","slug":"praktyka-ezd-metadane-kancelaryjne-cz-3","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/09\/16\/praktyka-ezd-metadane-kancelaryjne-cz-3\/","title":{"rendered":"Praktyka EZD. Metadane kancelaryjne (cz. 3)."},"content":{"rendered":"\n<p>Dzi\u015b b\u0119dzie o metadanych kancelaryjnych niezb\u0119dnych przy prowadzeniu spraw w modelu EZD wynikaj\u0105cych z instrukcji kancelaryjnej. Gdy ju\u017c zdefiniujemy z jakim obiektem mamy do czynienia w systemie klasy EZD, mo\u017cemy na podstawie za\u0142\u0105cznika do instrukcji okre\u015bli\u0107 jakie metadane s\u0105 niezb\u0119dne, aby efektywnie nim zarz\u0105dza\u0107. Cz\u0119\u015b\u0107 tych metadanych pokrywa si\u0119 z metadanymi okre\u015blonymi w omawianym w zesz\u0142ym tygodniu <a href=\"https:\/\/isap.sejm.gov.pl\/isap.nsf\/DocDetails.xsp?id=WDU20062061517\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">rozporz\u0105dzeniu<\/a> i podobnie jak tam, mamy tu do czynienia z metadanymi obowi\u0105zkowymi i fakultatywnymi.<\/p>\n\n\n\n<p><em>A. Dla przesy\u0142ek wp\u0142ywaj\u0105cych wymagalnymi metadanymi s\u0105:<\/em><\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Nadawca;<\/li>\n\n\n\n<li>Adres;<\/li>\n\n\n\n<li>Data widniej\u0105ca na pi\u015bmie;<\/li>\n\n\n\n<li>Data wp\u0142ywu przesy\u0142ki;<\/li>\n\n\n\n<li>Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie);<\/li>\n\n\n\n<li>Nadany automatycznie unikatowy w ca\u0142ym systemie EZD identyfikator dokumentu;<\/li>\n\n\n\n<li>Tytu\u0142 &#8211; zwi\u0119z\u0142e okre\u015blenie odnosz\u0105ce si\u0119 do tre\u015bci dokumentu;<\/li>\n\n\n\n<li>Dost\u0119p &#8211; okre\u015blenie dost\u0119pu;<\/li>\n\n\n\n<li>Typ.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed alignright is-type-wp-embed is-provider-sprawne-pa-stwo wp-block-embed-sprawne-pa-stwo\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"W7VAhX7Qlq\"><a href=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/09\/02\/praktyka-ezd-metadane-kancelaryjne\/\">Praktyka EZD. Metadane kancelaryjne.<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; visibility: hidden;\" title=\"&#8222;Praktyka EZD. Metadane kancelaryjne.&#8221; &#8212; Sprawne Pa\u0144stwo\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/09\/02\/praktyka-ezd-metadane-kancelaryjne\/embed\/#?secret=ZU4itmrOS7#?secret=W7VAhX7Qlq\" data-secret=\"W7VAhX7Qlq\" width=\"600\" height=\"338\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>W por\u00f3wnaniu do rejestru przesy\u0142ek wp\u0142ywaj\u0105cych dla systemu tradycyjnego (papierowego) wi\u0119kszo\u015b\u0107 metadanych jest to\u017csamych. Nowo\u015bci\u0105 jest pkt. 5\u00a0 czyli data i czas rejestracji \u2013 ale j\u0105 automatycznie odnotowuje system klasy EZD; natomiast pkt 6 (identyfikator) jest odpowiednikiem numeru z rejestru. Faktycznymi dwiema nowymi metadanymi s\u0105 tu zatem punkty 8 i 9. Poprzez dost\u0119p definiujemy przysz\u0142e udost\u0119pnianie danego dokumentu (np. w BIP) i generalnie metadana ta przybiera warto\u015b\u0107: dost\u0119pny, niedost\u0119pny lub cz\u0119\u015bciowo dost\u0119pny. Je\u017celi chodzi o typ, to dla pism domy\u015bln\u0105 warto\u015bci\u0105 powinno by\u0107 Text, gdy mamy do czynienia z zapisanym dokumentem.<\/p>\n\n\n\n<p>Mamy te\u017c tu okre\u015blone dwie metadane, kt\u00f3re s\u0105 wymagalne w okre\u015blonych sytuacjach:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>&nbsp;Znak nadany przesy\u0142ce przez nadawc\u0119<\/li>\n\n\n\n<li>Format<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Pisz\u0105c o znaku generalnie chodzi o znak sprawy, z kt\u00f3rym b\u0119dziemy mieli do czynienia przy pismach z innych podmiot\u00f3w publicznych \u2013 zgodnie z przepisami kancelaryjnymi ka\u017cdy dokument wychodz\u0105cy musi mie\u0107 znak sprawy. Zdarzaj\u0105 si\u0119 jednak sytuacj\u0119, \u017ce i pisma od os\u00f3b fizycznych maja nadawane swoje identyfikatory i te\u017c je nale\u017cy wprowadzi\u0107. Metadana &#8222;format&#8221; wymagana jest tylko dla plik\u00f3w elektronicznych.<\/p>\n\n\n\n<p>Mamy te\u017c do czynienia z metadanymi opcjonalnymi, takimi jak data nadania przesy\u0142ki, spos\u00f3b jej dostarczenia czy liczba za\u0142\u0105cznik\u00f3w. Co ciekawe, ta ostatnia metadana w rejestrze przesy\u0142ek dla sytemu tradycyjnego jest obowi\u0105zkowa.<\/p>\n\n\n\n<p><em>B. Dla przesy\u0142ek wychodz\u0105cych obowi\u0105zkowymi metadanymi s\u0105:<\/em><\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Imi\u0119 i nazwisko oraz stanowisko pracownik\u00f3w bior\u0105cych udzia\u0142 w przygotowywaniu i akceptacji pisma.<\/li>\n\n\n\n<li>Oznaczenie adresata<\/li>\n\n\n\n<li>Adres<\/li>\n\n\n\n<li>Data widniej\u0105ca na pi\u015bmie<\/li>\n\n\n\n<li>Nadany automatycznie unikatowy w ca\u0142ym systemie EZD identyfikator dokumentu<\/li>\n\n\n\n<li>Tytu\u0142<\/li>\n\n\n\n<li>Dost\u0119p<\/li>\n\n\n\n<li>Typ<\/li>\n\n\n\n<li>Spos\u00f3b wysy\u0142ki<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed alignright is-type-wp-embed is-provider-sprawne-pa-stwo wp-block-embed-sprawne-pa-stwo\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"pU38Wmfb4r\"><a href=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/09\/09\/praktyka-ezd-metadane-kancelaryjne-cz-2\/\">Praktyka EZD. Metadane kancelaryjne (cz. 2).<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; visibility: hidden;\" title=\"&#8222;Praktyka EZD. Metadane kancelaryjne (cz. 2).&#8221; &#8212; Sprawne Pa\u0144stwo\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/09\/09\/praktyka-ezd-metadane-kancelaryjne-cz-2\/embed\/#?secret=J8vA8IO4ha#?secret=pU38Wmfb4r\" data-secret=\"pU38Wmfb4r\" width=\"600\" height=\"338\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>Tu ju\u017c wyst\u0119puje wi\u0119cej rozbie\u017cno\u015bci z rejestrem w systemie tradycyjnym. Poza identyfikatorem system odnotowuje automatycznie osoby uczestnicz\u0105ce w procesie tworzenia i akceptowania pisma \u2013 co jest odpowiednikiem paraf na dokumencie ad acta w modelu papierowym. W EZD podaje si\u0119 dat\u0119 widniej\u0105c\u0105 na pi\u015bmie, tytu\u0142, dost\u0119p i typ \u2013 czego nie ma w klasycznym rejestrze. Nale\u017cy podkre\u015bli\u0107, \u017ce w obu modelach obowi\u0105zkow\u0105 informacj\u0105 jest podanie sposobu wysy\u0142ki, o czym cz\u0119sto zapominaj\u0105 pracownicy, zw\u0142aszcza gdy stosuj\u0105 niestandardowe tryby dor\u0119czenia przesy\u0142ki (odbi\u00f3r osobisty, wysy\u0142ka mailem). Dodatkowo w modelu tradycyjnym informacja ta powinna by\u0107 naniesiona na dokument ad acta.<\/p>\n\n\n\n<p>Tu te\u017c mamy dla dokument\u00f3w elektronicznych obowi\u0105zkow\u0105 metadan\u0105 format, a jedn\u0105 z opcjonalnych metadanych jest data nadania przesy\u0142ki.<\/p>\n\n\n\n<p><em>C. Z mniejsz\u0105 liczb\u0105 metadanych mamy do czynienia dla element\u00f3w akt sprawy nieb\u0119d\u0105cymi przesy\u0142kami \u2013 czyli najcz\u0119\u015bciej pism wewn\u0119trznych.<\/em><\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Imi\u0119 i nazwisko oraz stanowisko pracownik\u00f3w bior\u0105cych udzia\u0142 w przygotowywaniu i akceptacji pisma.<\/li>\n\n\n\n<li>Data i czas w\u0142\u0105czenia do akt sprawy \u2013 zapisywana automatycznie.<\/li>\n\n\n\n<li>Nadany automatycznie unikatowy w ca\u0142ym systemie EZD identyfikator dokumentu<\/li>\n\n\n\n<li>Tytu\u0142<\/li>\n\n\n\n<li>Dost\u0119p<\/li>\n\n\n\n<li>Typ<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Tu tak\u017ce metadana format jest wymagalna dla dokument\u00f3w elektronicznych \u2013 i pami\u0119tajmy, \u017ce pisma wewn\u0119trzne w EZD z zasady powinny mie\u0107 posta\u0107 elektroniczn\u0105. Tylko w sytuacji gdy mamy do czynienia z papierow\u0105 list\u0105 obecno\u015bci czy jakim\u015b protoko\u0142em uzupe\u0142nianym w terenie powinny one jako skany by\u0107 zaci\u0105gane do systemu.<\/p>\n\n\n\n<p>Ostatnim obiektem na poziomie za\u0142\u0105cznika do instrukcji, kt\u00f3ry ma zdefiniowane wymagana to sprawa. Tu wymagalne s\u0105:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>Imi\u0119 i nazwisko zak\u0142adaj\u0105cego lub prowadz\u0105cego spraw\u0119<\/li>\n\n\n\n<li>Data i czas za\u0142o\u017cenia sprawy \u2013 zapisywana automatycznie<\/li>\n\n\n\n<li>Data i czas ostatniego elementu akt sprawy \u2013 zapisywana automatycznie<\/li>\n\n\n\n<li>Znak sprawy \u2013 zapisywany automatycznie<\/li>\n\n\n\n<li>Tytu\u0142<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Zwraca uwag\u0119, \u017ce dwie kluczowe informacje \u2013 data za\u0142o\u017cenia sprawy w rozumieniu KPA i zako\u0144czenia sprawy nie s\u0105 wymagalnymi metadanymi. System automatycznie za\u015b odnotowywa\u0107 dat\u0119 rejestracji w systemie i ostatniego pisma w\u0142\u0105czanego do sprawy.<\/p>\n\n\n\n<p>Metadane dost\u0119p, typ i format tak\u017ce s\u0105 wymagane, ale tylko dla materia\u0142\u00f3w archiwalnych w momencie eksportu do paczki archiwalnej.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed alignright is-type-wp-embed is-provider-archiwa-pa-stwowe wp-block-embed-archiwa-pa-stwowe\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"nDRYwshBm8\"><a href=\"https:\/\/archiwa.gov.pl\/przekaz\/jednostki-publiczne\/\">Jednostki publiczne<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; clip: rect(1px, 1px, 1px, 1px);\" title=\"&#8222;Jednostki publiczne&#8221; &#8212; Archiwa Pa\u0144stwowe\" src=\"https:\/\/archiwa.gov.pl\/przekaz\/jednostki-publiczne\/embed\/#?secret=oxh8zBPFjW#?secret=nDRYwshBm8\" data-secret=\"nDRYwshBm8\" width=\"600\" height=\"338\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>I tu dochodzimy do setna istnienia metadanych kancelaryjnych, kt\u00f3re s\u0105 kluczowe dla procesu archiwizacji dokumentacji w EZD. Archiwista przejmuj\u0105c sprawy w EZD weryfikuje czy wszystkie wymagalne metadane s\u0105 uzupe\u0142nione, a s\u0105 one szczeg\u00f3lnie istotne dla Archiw\u00f3w Pa\u0144stwowych, gdy\u017c maj\u0105 u\u0142atwi\u0107 potem wieczyste &#8222;przetwarzanie&#8221; tej dokumentacji. St\u0105d te\u017c w procesie przyjmowania paczek archiwalnych opracowane zosta\u0142y specjalne walidatory weryfikuj\u0105ce czy metadane s\u0105 uzupe\u0142nione. Innym zagadnieniem jest fakt, \u017ce podczas pracy w EZD powstaje wiele innych, cz\u0119sto cennych metadanych i zagadnieniem na przysz\u0142o\u015b\u0107 dla s\u0142u\u017cb archiwalnych powinno by\u0107 podj\u0119cie dzia\u0142a\u0144 na rzecz zachowania jak najwi\u0119kszej liczby tych danych z system\u00f3w klasy EZD \u2013 nie tylko wariantu minimalnego.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/karol-ciecho%C5%84ski-7a3832255\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dzi\u015b b\u0119dzie o metadanych kancelaryjnych niezb\u0119dnych przy prowadzeniu spraw w modelu EZD wynikaj\u0105cych z instrukcji kancelaryjnej. Gdy ju\u017c zdefiniujemy z jakim obiektem mamy do czynienia w systemie klasy EZD, mo\u017cemy [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-5229","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5229","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5229"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5229\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5230,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5229\/revisions\/5230"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5229"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5229"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5229"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}