{"id":5200,"date":"2024-09-09T19:10:04","date_gmt":"2024-09-09T17:10:04","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=5200"},"modified":"2024-09-09T19:10:04","modified_gmt":"2024-09-09T17:10:04","slug":"praktyka-ezd-metadane-kancelaryjne-cz-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/09\/09\/praktyka-ezd-metadane-kancelaryjne-cz-2\/","title":{"rendered":"Praktyka EZD. Metadane kancelaryjne (cz. 2)."},"content":{"rendered":"\n<p>Dzi\u015b rozpoczniemy w\u0105tek metadanych kancelaryjnych niezb\u0119dnych przy prowadzeniu spraw w modelu EZD. Instrukcje kancelaryjne, zawieraj\u0105ce zapisy o prowadzeniu dokumentacji w EZD, musz\u0105 zawiera\u0107 za\u0142\u0105cznik okre\u015blaj\u0105cy okre\u015blaj\u0105cy minimalny zakres struktury metadanych dla takich podstawowych obiekt\u00f3w kancelaryjnych jak:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>przesy\u0142ka wp\u0142ywaj\u0105ca,<\/li>\n\n\n\n<li>przesy\u0142ka wychodz\u0105ca,<\/li>\n\n\n\n<li>elementy akt spraw nie b\u0119d\u0105cy przesy\u0142k\u0105 (np. pisma wewn\u0119trzne),<\/li>\n\n\n\n<li>sprawa.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed alignright is-type-wp-embed is-provider-sprawne-pa-stwo wp-block-embed-sprawne-pa-stwo\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"VdmnXaGqQe\"><a href=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/09\/02\/praktyka-ezd-metadane-kancelaryjne\/\">Praktyka EZD. Metadane kancelaryjne.<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; visibility: hidden;\" title=\"&#8222;Praktyka EZD. Metadane kancelaryjne.&#8221; &#8212; Sprawne Pa\u0144stwo\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/09\/02\/praktyka-ezd-metadane-kancelaryjne\/embed\/#?secret=xYyhXg6A46#?secret=VdmnXaGqQe\" data-secret=\"VdmnXaGqQe\" width=\"600\" height=\"338\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>Okre\u015blone w za\u0142\u0105czniku metadane nie s\u0105 zatem katalogiem zamkni\u0119tym, bo szereg metadanych, kt\u00f3re s\u0105 wymagane, aby skutecznie zarz\u0105dza\u0107 dokumentacj\u0105 wynika te\u017c z samych zapis\u00f3w instrukcji kancelaryjnej i uwa\u017cny jej czytelnik jest je w stanie wychwyci\u0107. Systemy klasy EZD powinny umo\u017cliwia\u0107 uzupe\u0142nianie tych metadanych pracownikom, ale najlepiej, je\u015bli wspieraj\u0105 ten proces i wr\u0119cz wymuszaj\u0105\/pilnuj\u0105, aby by\u0142y one uzupe\u0142nione (to b\u0119dzie kluczowe dla p\u00f3\u017aniejszej archiwizacji tej dokumentacji).<\/p>\n\n\n\n<p>Jednak zanim przyjrzymy si\u0119 metadanym wynikaj\u0105cym z instrukcji kancelaryjnej, dzi\u015b wprowadzaj\u0105ce \u201edwa s\u0142owa\u201d o innym kluczowym akcie prawnym reguluj\u0105cym obowi\u0105zkowe metadane dla dokument\u00f3w elektronicznych w og\u00f3le. Chodzi tu o <a href=\"https:\/\/isap.sejm.gov.pl\/isap.nsf\/DocDetails.xsp?id=WDU20062061517\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">rozporz\u0105dzenie MSWiA z 2006 r. w sprawie niezb\u0119dnych element\u00f3w struktury dokument\u00f3w elektronicznych<\/a>. Wymienia ono 14 podstawowych metadanych, kt\u00f3rymi powinny by\u0107 opisywane dokumenty elektroniczne, przy czym 7 jest obligatoryjnych:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li> identyfikator &#8211; jednoznaczny w danym zbiorze dokument\u00f3w znacznik dokumentu, kt\u00f3ry umo\u017cliwia jego identyfikacj\u0119;<\/li>\n\n\n\n<li>tw\u00f3rca &#8211; podmiot odpowiedzialny za tre\u015b\u0107 dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;<\/li>\n\n\n\n<li>tytu\u0142 &#8211; nazwa nadana dokumentowi;<\/li>\n\n\n\n<li>data &#8211; data zdarzenia zwi\u0105zanego z tworzeniem dokumentu;<\/li>\n\n\n\n<li>format &#8211; nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu (np. xml, pdf);<\/li>\n\n\n\n<li>dost\u0119p &#8211; okre\u015blenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie mo\u017cna udost\u0119pni\u0107 dokument (publiczny\/niepubliczny);<\/li>\n\n\n\n<li>typ &#8211; okre\u015blenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, d\u017awi\u0119k, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o list\u0119 typ\u00f3w Dublin Core Metadata.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Przetwarzaj\u0105c zatem dokument elektroniczny w systemie teleinformatycznym te dane o\u00a0dokumencie musz\u0105 zosta\u0107 uzupe\u0142nione, a cz\u0119sto dzieje si\u0119 to automatycznie (dotyczy to np. identyfikatora, daty, formatu czy typu). Pozosta\u0142e 7 metadanych podaje si\u0119, je\u017celi zosta\u0142y przypisane do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarzania lub przechowywania w danym systemie:<\/p>\n\n\n\n<ol class=\"wp-block-list\">\n<li>relacja &#8211; okre\u015blenie bezpo\u015bredniego powi\u0105zania z innym dokumentem i rodzaju tego powi\u0105zania;<\/li>\n\n\n\n<li>odbiorca &#8211; podmiot, do kt\u00f3rego dokument jest adresowany;<\/li>\n\n\n\n<li>grupowanie &#8211; wskazanie przynale\u017cno\u015bci do zbioru dokument\u00f3w;<\/li>\n\n\n\n<li>kwalifikacja &#8211; kategoria archiwalna dokumentu;<\/li>\n\n\n\n<li>j\u0119zyk &#8211; kod j\u0119zyka naturalnego zgodnie z norm\u0105 ISO-639-2 lub inne okre\u015blenie j\u0119zyka, o&nbsp;ile nie wyst\u0119puje w normie;<\/li>\n\n\n\n<li>opis &#8211; streszczenie, spis tre\u015bci lub kr\u00f3tki opis tre\u015bci dokumentu;<\/li>\n\n\n\n<li>uprawnienia &#8211; wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n<p>Je\u017celi zatem dany dokument jest odpowiedzi\u0105 na inny dokument czy te\u017c za\u0142\u0105cznikiem do innego dokumentu, to mamy do czynienia z metadan\u0105 relacji i powinna by\u0107 ona w systemie odnotowywana, je\u017celi tworzymy dokument wychodz\u0105cy, to musimy uzupe\u0142ni\u0107 metadan\u0105 odbiorcy. Je\u017celi dokument stanowi cze\u015b\u0107 akt sprawy to nale\u017cy uzupe\u0142ni\u0107 metadane: grupowanie i\u00a0kwalifikacja, gdy\u017c sprawa musi mie\u0107 przypisan\u0105 jak\u0105\u015b kategori\u0119 archiwaln\u0105. To ostatnie dotyczy przede wszystkim system\u00f3w klasy EZD\/EOD, bo wiadomo, \u017ce nie ka\u017cdy system teleinformatyczny pozwala klasyfikowa\u0107 i kwalifikowa\u0107 dokumenty zgodnie z przepisami kancelaryjno-archiwalnymi. Tak samo nie zawsze b\u0119dzie stosowana metadana opis, j\u0119zyk czy uprawnienia.<\/p>\n\n\n\n<p>Rozporz\u0105dzenie narzuca pewne &#8222;ramy&#8221; metadanych dla wszystkich system\u00f3w teleinformatycznych, kt\u00f3re uszczeg\u00f3\u0142owione s\u0105 w instrukcji kancelaryjnej dla system\u00f3w klasy EZD\/EOD. W za\u0142\u0105czniku do instrukcji mamy jednak r\u00f3\u017cne metadane przypisane do r\u00f3\u017cnych kategorii obiekt\u00f3w, wi\u0119c pierwsz\u0105 rzecz\u0105 na kt\u00f3r\u0105 nale\u017cy zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 do w\u0142a\u015bnie zaklasyfikowanie dokumentu do w\u0142a\u015bciwej kategorii: wp\u0142ywaj\u0105cych, wychodz\u0105cych czy niestanowi\u0105cych przesy\u0142ki (wewn\u0119trznych). Dopiero po tej kategoryzacji wiemy jaki zestaw metadanych powinni\u015bmy przypisa\u0107 do dokumentu. To wydawa\u0142oby si\u0119 prozaiczne zadanie, dla niekt\u00f3rych rodzaj\u00f3w dokument\u00f3w mo\u017ce by\u0107 k\u0142opotliwe \u2013 bo czy umowa jest dokumentem wychodz\u0105cym, wp\u0142ywaj\u0105cym, a mo\u017ce wewn\u0119trznym? Czy zwrotne potwierdzenie odbioru to przesy\u0142ka, czy te\u017c element akt sprawy? O ile w modelu tradycyjnym takie kategoryzowanie pewnych pism mo\u017cna pomin\u0105\u0107 (czy kto\u015b my\u015bla\u0142\u00a0 o rejestrowaniu zwrotki?), to w systemach teleinformatycznych ka\u017cdy &#8222;obiekt&#8221; kancelaryjny musi zosta\u0107 zero-jednynkowo skategoryzowany (nawet zwrotka!). Od przyj\u0119tego rozstrzygni\u0119cia takich dylemat\u00f3w b\u0119dzie zale\u017ce\u0107 jaki zestaw metadanych przypiszemy dokumentowi, bo nie mo\u017ce by\u0107 w systemie obiektu bez metadanych.<\/p>\n\n\n\n<p>Za tydzie\u0144 ju\u017c szczeg\u00f3\u0142owo o metadanych kancelaryjnych wynikaj\u0105cych z instrukcji kancelaryjnej.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/karol-ciecho%C5%84ski-7a3832255\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Dzi\u015b rozpoczniemy w\u0105tek metadanych kancelaryjnych niezb\u0119dnych przy prowadzeniu spraw w modelu EZD. Instrukcje kancelaryjne, zawieraj\u0105ce zapisy o prowadzeniu dokumentacji w EZD, musz\u0105 zawiera\u0107 za\u0142\u0105cznik okre\u015blaj\u0105cy okre\u015blaj\u0105cy minimalny zakres struktury metadanych [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-5200","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5200","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5200"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5200\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5203,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5200\/revisions\/5203"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5200"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5200"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5200"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}