{"id":5171,"date":"2024-09-02T08:00:00","date_gmt":"2024-09-02T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=5171"},"modified":"2024-09-01T23:27:04","modified_gmt":"2024-09-01T21:27:04","slug":"praktyka-ezd-metadane-kancelaryjne","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/09\/02\/praktyka-ezd-metadane-kancelaryjne\/","title":{"rendered":"Praktyka EZD. Metadane kancelaryjne."},"content":{"rendered":"\n

Dzi\u015b, zgodnie ze z\u0142o\u017con\u0105 obietnic\u0105, o metadanych \u2013 kluczowym elemencie dla zarz\u0105dzania dokumentacj\u0105. Aby doceni\u0107 wag\u0119 metadanych wystarczy spojrze\u0107 na ich definicj\u0119. Wikipedia podaje<\/a>, \u017ce s\u0105 to „dane o danych”, czyli <\/p>\n\n\n\n

\n

ustrukturyzowane informacje stosowane do opisu zasob\u00f3w informacji lub obiekt\u00f3w informacji, dostarczaj\u0105ce szczeg\u00f3\u0142owych danych, dotycz\u0105cych atrybut\u00f3w zasob\u00f3w lub obiekt\u00f3w informacji, w celu u\u0142atwienia ich znalezienia, identyfikacji, a tak\u017ce zarz\u0105dzania tymi zasobami. <\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Z metadanymi mamy zatem do czynienia przede wszystkim w ka\u017cdym systemie teleinformatycznym i mog\u0105 by\u0107 ich r\u00f3\u017cne rodzaje. Z punktu widzenia naszych rozwa\u017ca\u0144 kluczowa jest definicja z instrukcji kancelaryjnej:<\/p>\n\n\n\n

\n

zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powi\u0105zanych z przesy\u0142k\u0105, spraw\u0105 lub inn\u0105 dokumentacj\u0105, u\u0142atwiaj\u0105cych ich wyszukiwanie, kontrol\u0119, zrozumienie i d\u0142ugotrwa\u0142e przechowanie oraz zarz\u0105dzanie.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

W systemach klasy EZD konieczne jest zatem „gromadzenie” – „przypisywanie” metadanych do obiekt\u00f3w takich jak przesy\u0142ka, pismo czy sprawa. Dzi\u0119ki tym informacjom\/danym jeste\u015bmy w stanie nie tylko prawid\u0142owo „zarz\u0105dza\u0107” \u2013 „wyszukiwa\u0107” dokumenty elektroniczne oraz ich zbiory, ale tak\u017ce potem je archiwizowa\u0107, a docelowo, w przypadku materia\u0142\u00f3w archiwalnych, potem udost\u0119pnia\u0107 w archiwach pa\u0144stwowych obywatelom. Musimy sobie zatem zdawa\u0107 spraw\u0119, \u017ce sens „dodania” konkretnej metadanej, kt\u00f3ry urz\u0119dnikowi z perspektywy dzisiejszej mo\u017ce wydawa\u0107 si\u0119 nieistotny, w przysz\u0142o\u015bci ma swoj\u0105 wag\u0119 z punktu widzenia archiwalnego.<\/p>\n\n\n\n

Ale zanim o metadanych w EZD, dwa s\u0142owa o „metadanych” w systemie tradycyjnym. W modelu papierowym te\u017c przecie\u017c wyst\u0119powa\u0142 i dalej wyst\u0119puje obowi\u0105zek „gromadzenia” szeregu informacji o przesy\u0142kach i sprawach \u2013 mamy przecie\u017c rejestry przesy\u0142ek wp\u0142ywaj\u0105cych czy wychodz\u0105cych oraz spisy spraw. Przepisy kancelaryjne nak\u0142adaj\u0105 te\u017c obowi\u0105zek nanoszenia pewnych informacji na dokumentacj\u0119 papierow\u0105 w teczkach aktowych: dekretacji, znaku sprawy, weryfikacji podpisu elektronicznego (dla pism wp\u0142ywaj\u0105cych) czy informacji o sposobie wysy\u0142ki (na dokumentach wychodz\u0105cych). To wszystko stanowi swoiste „metadane kancelaryjne”, czyli tak naprawd\u0119 nie m\u00f3wimy o niczym odkrywczym z punktu widzenia urz\u0119dnika.<\/p>\n\n\n\n

Dzi\u015b mamy jednak do czynienia ze zmian\u0105 sposobu „wprowadzenia-gromadzenia” metadanych, bo teraz s\u0105 to zapisy w systemie teleinformatycznym \u2013 i mo\u017cemy tu m\u00f3wi\u0107 zar\u00f3wno o systemie EOD, jak i klasy EZD. W tym pierwszym mo\u017cemy uzupe\u0142nia\u0107 odpowiednie metadane i wykorzystywa\u0107 go w\u0142a\u015bnie jako zast\u0119pstwo dla tych wspomnianych rejestr\u00f3w oraz „generator” spis\u00f3w spraw (o ile prowadzimy sprawy pomocniczo w takim systemie) \u2013 niemniej jednak dalej musimy nanosi\u0107 informacje na dokumenty w teczkach aktowych \u2013 bo akta dalej s\u0105 papierowe. System klasy EZD nie tylko zast\u0119puje nam „papierowe” rejestry dla ca\u0142o\u015bci dokumentacji w podmiocie, ale dodatkowo dla spraw prowadzonych w modelu EZD zwalnia z obowi\u0105zku prowadzenia spisu spraw czy nanoszenia wymienionych wy\u017cej informacji na dokumenty papierowe (je\u017celi si\u0119 pojawi\u0105). Te informacje to po prostu kolejne metadane w systemie.<\/p>\n\n\n\n

\n
Praktyka EZD. Sk\u0142ady chronologiczne (cz. 3).<\/a><\/blockquote>