Bior\u0105c pod uwag\u0119 wskazane wy\u017cej obowi\u0105zki, niezwykle istotne jest, aby pracownicy wprowadzali te informacje (metadane) do systemu. System klasy EZD powinien dysponowa\u0107 narz\u0119dziami nie tylko daj\u0105cymi urz\u0119dnikom mo\u017cliwo\u015b\u0107 realizacji tego obowi\u0105zku, ale te\u017c wr\u0119cz wymuszaj\u0105cymi ich wprowadzenie. Tak\u0105 podstawow\u0105 funkcjonalno\u015bci\u0105 powinno by\u0107 powi\u0105zanie mo\u017cliwo\u015bci przypisania dokumentu do odpowiedniego sk\u0142adu chronologicznego w systemie klasy EZD tylko dla dokument\u00f3w, kt\u00f3re zosta\u0142y zaklasyfikowane do klasy JRWA prowadzonej w modelu EZD. Innymi s\u0142owy, w systemie nie powinno by\u0107 mo\u017cliwe przypisanie do sk\u0142adu dokumentu jeszcze niezaklasyfikowanego lub zaklasyfikowanego do sprawy papierowej. Pracownicy obs\u0142uguj\u0105cy sk\u0142ad powinni mie\u0107 w systemie podgl\u0105d na wszystkie dokumenty, kt\u00f3rymi dysponuj\u0105 fizycznie i w ten spos\u00f3b weryfikowa\u0107, czy faktycznie to co maj\u0105 pokrywa si\u0119 z tym co jest w systemie. <\/p>\n\n\n\n
Kolejn\u0105 wa\u017cn\u0105 funkcjonalno\u015bci\u0105 w systemie klasy EZD w kontek\u015bcie zarz\u0105dzania sk\u0142adem\/sk\u0142adami jest mo\u017cliwo\u015b\u0107 procesowania wypo\u017cycze\u0144 i wycofa\u0144 dokumentacji ze sk\u0142adu. Pracownicy cz\u0119sto s\u0105 przyzwyczajeni do pracy na dokumentach papierowych, st\u0105d mimo akt w EZD, mog\u0105 chcie\u0107 wypo\u017cyczy\u0107 dokument ze sk\u0142adu i trzeba im umo\u017cliwi\u0107 z\u0142o\u017cenie odpowiedniego wniosku w systemie i potem rozliczy\u0107 pracownika w kwestii zwrotu do sk\u0142adu. Zdarzaj\u0105 si\u0119 te\u017c wycofania dokumentu ze sk\u0142adu przy b\u0142\u0119dnym zaklasyfikowaniu dokumentu lub np. konieczno\u015bci przekazania akt do innego organu i wtedy te\u017c na poziomie systemu powinno to by\u0107 rozliczalne. Praktycznymi funkcjonalno\u015bciami mog\u0105 by\u0107 tez mo\u017cliwo\u015b\u0107 generowania zestawienia dokumentacji w sk\u0142adzie, spis\u00f3w zdawczo-odbiorczych czy te\u017c etykiet dla segregator\u00f3w\/pude\u0142\/teczek.<\/p>\n\n\n\n
I tu przechodzimy na w\u0105tek archiwizacji sk\u0142ad\u00f3w chronologicznych. Sk\u0142ad sk\u0142ada si\u0119 z kliku zbior\u00f3w, ka\u017cdy zbi\u00f3r mo\u017ce sk\u0142ada\u0107 si\u0119 z jednego, kilku, a nawet kilkunastu segregator\u00f3w\/pude\u0142\/teczek, z kt\u00f3rych ka\u017cdy musi by\u0107 odpowiednio opisane („zaetykietowane”). Zbiory te s\u0105 zak\u0142adane na ka\u017cdy rok odr\u0119bnie i sk\u0142ad jest archiwizowany jako ca\u0142o\u015b\u0107, czyli wszystkie zbiory z danego roku kalendarzowego. Ca\u0142y ten „rocznik” sk\u0142adu\u00a0 archiwizowany jest po de facto<\/em> 3 latach i jest to niezale\u017cne od archiwizacji spraw elektronicznych w modelu EZD. Je\u017celi na dany sk\u0142ad chronologicznych sk\u0142adaj\u0105 si\u0119 np. 4 zbiory (przesy\u0142ek wp\u0142ywaj\u0105cych odwzorowanych cyfrowo, wp\u0142ywaj\u0105cych nie w pe\u0142ni odwzorowanych cyfrowo, wewn\u0119trznych i zwrotek) zawieraj\u0105ce pisma przyj\u0119te do sk\u0142adu w 2024 r. to archiwizacja tego „rocznika” sk\u0142adu nast\u0105pi w 2027 r. Mo\u017ce zdarzy\u0107 si\u0119 sytuacja, \u017ce w takim zarchiwizowanym roczniku sk\u0142adu b\u0119dzie dokumentacja papierowa, dotycz\u0105ca spraw, kt\u00f3re jeszcze s\u0105 w toku. Na gruncie przepis\u00f3w mamy zatem \u201eoderwanie i separacj\u0119\u201d procedowania i potem archiwizacji \u2013 akt spraw w systemie klasy EZD i dokumentacji sk\u0142adu chronologicznego. Praktyka pokazuje, \u017ce za\u0142o\u017cenie oddzielenia tych „dw\u00f3ch \u015bwiat\u00f3w” nie do ko\u0144ca zdaje egzamin, bo co zrobi\u0107 w sytuacji, gdy trzeba archiwizowa\u0107 rocznik sk\u0142adu, a jednocze\u015bnie dokumenty s\u0105 na wypo\u017cyczeniu lub zosta\u0142y przekazane do innego organu z za\u0142o\u017ceniem powrotu? Mamy tu r\u00f3\u017cne praktyki w r\u00f3\u017cnych urz\u0119dach. Roczniki sk\u0142adu archiwizuje si\u0119 na podstawie spis\u00f3w zdawczo-odbiorczych, a kluczow\u0105 informacj\u0105 poza ilo\u015bci\u0105 segregator\u00f3w\/pude\u0142\/teczek w odpowiednich zbiorach, s\u0105 w\u0142a\u015bnie identyfikatory dokument\u00f3w znajduj\u0105cych si\u0119 w sk\u0142adzie, przy czym na opisach archiwizowanej jednostki podaje si\u0119 identyfikatory skrajne (np. od 1 do 144).<\/p>\n\n\n\n Osoby odpowiedzialne za archiwizacj\u0119 sk\u0142ad\u00f3w (z regu\u0142y pracownicy kancelarii\/sekretariat\u00f3w) poza „pilnowaniem” kompletno\u015bci sk\u0142adu, musz\u0105 dba\u0107 przede wszystkim o zachowanie uk\u0142adu chronologicznego, ale te\u017c pami\u0119ta\u0107, \u017ce dla\u00a0 dokumentacji bez pe\u0142nego odwzorowania cyfrowego konieczne b\u0119dzie usuniecie cz\u0119\u015bci plastikowych i metalowych. Niew\u0105tpliwie archiwizacja ta, cho\u0107 organizacyjnie podobna do archiwizacji akt spraw papierowych, jest mniej pracoch\u0142onna i przede wszystkim nie trzeba tu numerowa\u0107 stron zapisanych materia\u0142\u00f3w archiwalnych. W takich segregatorach\/pud\u0142ach\/teczkach sk\u0142adu miesza nam si\u0119 dokumentacja o r\u00f3\u017cnych kategoriach archiwalnych i to ma swoje donios\u0142e konsekwencje dla p\u00f3\u017aniejszego brakowania czy przekazania dokumentacji ze sk\u0142adu do archiwum pa\u0144stwowego, ale o tym innym razem.<\/p>\n\n\n\n A za tydzie\u0144 – o kluczowej roli metadanych w EZD.<\/p>\n\n\n\n Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Dzi\u015b – zgodnie z obietnic\u0105 – ponownie o sk\u0142adach chronologicznych. Po rozstrzygni\u0119ciu kluczowych kwestii zwi\u0105zanych z organizacj\u0105 sk\u0142adu lub sk\u0142ad\u00f3w (ile sk\u0142ad\u00f3w, gdzie zlokalizowane, kto nimi zarz\u0105dza, ile zbior\u00f3w dokumentacji) […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-5152","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5152","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5152"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5152\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5155,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5152\/revisions\/5155"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5152"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5152"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5152"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}![\"\"](\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/wp-content\/uploads\/2024\/08\/image-26-1024x280.png\")
<\/figure>\n\n\n\n
\n\n\n\n