{"id":5135,"date":"2024-08-19T22:32:23","date_gmt":"2024-08-19T20:32:23","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=5135"},"modified":"2024-08-19T22:32:25","modified_gmt":"2024-08-19T20:32:25","slug":"praktyka-ezd-sklady-chronologiczne-cz-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/08\/19\/praktyka-ezd-sklady-chronologiczne-cz-2\/","title":{"rendered":"Praktyka EZD. Sk\u0142ady chronologiczne (cz. 2)."},"content":{"rendered":"\n<p>Ostatnio pisa\u0142em o kontrowersjach zwi\u0105zanych ze sk\u0142adami chronologicznymi i mijaniem si\u0119 w ich przypadku teorii z praktyk\u0105 w zwi\u0105zku z przekazywanie akt do innych organ\u00f3w.\u00a0Dzisiaj na tapet\u0119 wezm\u0119 inne elementy, o kt\u00f3rych trzeba pami\u0119ta\u0107 podczas pracy ze sk\u0142adami chronologicznymi.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed is-type-wp-embed is-provider-sprawne-pa-stwo wp-block-embed-sprawne-pa-stwo\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"OJZvJJhxrd\"><a href=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/08\/12\/praktyka-ezd-sklady-chronologiczne\/\">Praktyka EZD. Sk\u0142ady chronologiczne.<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; visibility: hidden;\" title=\"&#8222;Praktyka EZD. Sk\u0142ady chronologiczne.&#8221; &#8212; Sprawne Pa\u0144stwo\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/08\/12\/praktyka-ezd-sklady-chronologiczne\/embed\/#?secret=ye49BZnxOK#?secret=OJZvJJhxrd\" data-secret=\"OJZvJJhxrd\" width=\"600\" height=\"338\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>Po pierwsze kluczowa kwestia przy organizacji sk\u0142ad\u00f3w chronologicznych to decyzja ile takich sk\u0142ad\u00f3w powinno funkcjonowa\u0107 w instytucji, w ilu lokalizacjach i kto ma nimi &#8222;zarz\u0105dza\u0107&#8221;. Je\u017celi mamy do czynienia z ma\u0142\u0105 instytucj\u0105, to z regu\u0142y dylematu nie b\u0119dzie, ale przy wi\u0119kszych i rozproszonych organizacjach trzeba to dobrze przemy\u015ble\u0107. Co do zasady sk\u0142ady powinny by\u0107 zlokalizowane w miejscach, gdzie dzia\u0142aj\u0105 tzw. punkty kancelaryjne (rejestruj\u0105ce korespondencj\u0119), ale te\u017c zdarzaj\u0105 si\u0119 przypadki, \u017ce mog\u0105 by\u0107 one zlokalizowane w kom\u00f3rkach merytorycznych. Dotyczy to sytuacji, gdzie pracownicy pracuj\u0105cy w EZD musz\u0105 mie\u0107 szybki dost\u0119p do pierwowzor\u00f3w &#8222;pod r\u0119k\u0105&#8221;. Wyznaczaj\u0105c klas\u0119 JRWA do EZD dobr\u0105 praktyk\u0105 jest okre\u015bli\u0107 sk\u0142ad lub sk\u0142ady chronologiczne do obs\u0142ugi dokumentacji papierowej dla tej klasy. Z regu\u0142y w sk\u0142adach miesza nam si\u0119 dokumentacja z r\u00f3\u017cnych klas, ale mo\u017ce te\u017c zaistnie\u0107 sytuacja, \u017ce konkretny sk\u0142ad w organizacji b\u0119dzie obs\u0142ugiwa\u0142 tylko jedn\u0105 klas\u0119 JRWA realizowan\u0105 przez jedn\u0105 kom\u00f3rk\u0119 organizacyjn\u0105. Nale\u017cy tu kierowa\u0107 si\u0119 wzgl\u0119dami praktycznymi, ale te\u017c nie dopu\u015bci\u0107 do sytuacji, gdzie ka\u017cda klasa JRWA w EZD b\u0119dzie mia\u0142a odr\u0119bny sk\u0142ad \u2013 wszystko w racjonalnych granicach.<\/p>\n\n\n\n<p>Nale\u017cy te\u017c pami\u0119ta\u0107, \u017ce kto\u015b z organizacji musi zarz\u0105dza\u0107 sk\u0142adem w danej lokalizacji, czyli dba\u0107 o to, aby dokumentacja by\u0142a gromadzona w spos\u00f3b prawid\u0142owy, aby dobrze podej\u015b\u0107 do kwestii wypo\u017cycze\u0144 dokument\u00f3w ze sk\u0142adu oraz do archiwizacji. Zwykle s\u0105 to pracownicy punkt\u00f3w kancelaryjnych (kancelaria, sekretariat), ale w przypadku lokalizacji sk\u0142adu w kom\u00f3rce merytorycznej te\u017c trzeba wyznaczy\u0107 i przeszkoli\u0107 odpowiednie osoby &#8211; bo jedna osoba to za ma\u0142o. Z praktyki wiem, \u017ce ryzyk zwi\u0105zanych z nieprawid\u0142owo\u015bciami w obs\u0142udze sk\u0142ad\u00f3w najwi\u0119cej w\u0142a\u015bnie w takich &#8222;kom\u00f3rkowych sk\u0142adach&#8221;, dlatego ich tworzenie powinno by\u0107 wyj\u0105tkiem, a nie regu\u0142\u0105.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed alignright is-type-wp-embed is-provider-sprawne-pa-stwo wp-block-embed-sprawne-pa-stwo\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"fTGnuOz6LH\"><a href=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/06\/24\/wprowadzenie-ezd-normatywy-kancelaryjno-archiwalne\/\">Wprowadzenie EZD \u2013 normatywy kancelaryjno-archiwalne<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; visibility: hidden;\" title=\"&#8222;Wprowadzenie EZD \u2013 normatywy kancelaryjno-archiwalne&#8221; &#8212; Sprawne Pa\u0144stwo\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/06\/24\/wprowadzenie-ezd-normatywy-kancelaryjno-archiwalne\/embed\/#?secret=ZwXtksNrRA#?secret=fTGnuOz6LH\" data-secret=\"fTGnuOz6LH\" width=\"600\" height=\"338\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>Nie tylko liczba i lokalizacja wewn\u0119trzna r\u00f3\u017cnicuje funkcjonowanie sk\u0142ad\u00f3w chronologicznych w r\u00f3\u017cnych organizacjach, a czasami nawet sk\u0142ad\u00f3w w tej samej instytucji. Kolejna rzecz to zawarto\u015b\u0107 merytoryczna, czyli jakie zbiory sk\u0142adaj\u0105 si\u0119 na dany sk\u0142ad chronologiczny. Bardzo wa\u017cne jest, aby okre\u015bli\u0107 to w normatywach kancelaryjno-archiwalnych lub zarz\u0105dzeniu wewn\u0119trznym. Podstawowymi zbiorami s\u0105 tu zbiory przesy\u0142ek wp\u0142ywaj\u0105cych \u2013 tych odwzorowanych cyfrowo i nie w pe\u0142ni odwzorowanych cyfrowo. Poniewa\u017c nie mamy wp\u0142ywu na to jak klienci komunikuj\u0105 si\u0119 z instytucj\u0105, jaka\u015b \u201efurtka\u201d dla papieru musi by\u0107. Kilkunastoletnia praktyka pracy w EZD pokaza\u0142a, \u017ce idea ca\u0142kowitego wyeliminowania papieru dla dokument\u00f3w tworzonych w organizacji jest trudna w realizacji i dlatego te\u017c powinny funkcjonowa\u0107 w sk\u0142adach odr\u0119bne zbiory dla pism wewn\u0119trznych i wychodz\u0105cych \u2013 tak na wszelki wypadek. <\/p>\n\n\n\n<p>Ciekawym przypadkiem s\u0105 zwrotne potwierdzenia odbioru. W modelu tradycyjnym zwrotki &#8222;podpina&#8221; si\u0119 do pism wychodz\u0105cych w teczkach aktowych, bez odr\u0119bnej ich rejestracji. Ale co zrobi\u0107 ze zwrotk\u0105 w EZD? Jako papier powinna trafi\u0107 do sk\u0142adu chronologicznego, bo zniszczy\u0107 jej nie mo\u017cemy, ale kolejne pytanie to czy jest to dokument wp\u0142ywaj\u0105cy czy wychodz\u0105cy (element wychodz\u0105cego)? Praktyka jest r\u00f3\u017cna, ale coraz cz\u0119\u015bciej urz\u0119dy decyduj\u0105 si\u0119 na tworzenie odr\u0119bnego zbioru w sk\u0142adzie dla zwrotek. Kolejna kwestia to czy takie ZPO skanowa\u0107 i jak oddzieli\u0107 obs\u0142ug\u0119 zwrotki z EZD od tych w sprawach tradycyjnych i rozdziela\u0107 je wewn\u0105trz organizacji. Tu modelu s\u0105 te\u017c s\u0105 r\u00f3\u017cne. Rozstrzygni\u0119cie tych dylemat\u00f3w to jedno, a wypracowanie rozwi\u0105zania, kt\u00f3re b\u0119dzie przyst\u0119pne i zrozumia\u0142e dla pracownik\u00f3w to drugie. <\/p>\n\n\n\n<p>Podobne problemy pojawiaj\u0105 si\u0119 przy procedowaniu um\u00f3w papierowych, gdy dotycz\u0105 spraw EZD \u2013 do jakiego zbioru w sk\u0142adzie to zaklasyfikowa\u0107? Tu te\u017c zdarzaj\u0105 si\u0119 sytuacje tworzenia odr\u0119bnego zbioru dla um\u00f3w. W urz\u0119dach pojawiaj\u0105 si\u0119 r\u00f3wnie\u017c odr\u0119bne zbiory dla faktur. Gdy sk\u0142ady by\u0142y projektowane nikt nie przewidywa\u0142 potrzeby tworzenia zbioru dla pism wewn\u0119trznych czy &#8222;dylematu ZPO\u201d. Dopiero &#8222;praktyka&#8221; sta\u0142a si\u0119 kreatorem rozwi\u0105za\u0144 w tym zakresie w r\u00f3\u017cnych organizacjach. Trend tworzenia coraz to nowych zbior\u00f3w wg rodzaju dokumentu jest pr\u00f3b\u0105 racjonalizacji funkcjonowania sk\u0142adu chronologicznego w instytucjach publicznych i pokazuje potrzeb\u0119 zmian na tym polu. Post\u0119puj\u0105ca elektronizacja (e-Dor\u0119czenia, KSEF itp.) powinna ograniczy\u0107 te problemy, ale to wymaga czasu i warto przemy\u015ble\u0107 pierwotne za\u0142o\u017cenie w zakresie sk\u0142ad\u00f3w chronologicznych, aby nie by\u0142y ograniczeniem w zakresie rozwoju samego EZD w\u015br\u00f3d pracownik\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n<p>Zwarto\u015b\u0107 sk\u0142ad\u00f3w \u2013 zar\u00f3wno w sensie ilo\u015bci zbior\u00f3w, jak i obj\u0119to\u015bci dokumentacji &#8211; w ro\u017cnych lokalizacjach mo\u017ce by\u0107 zatem r\u00f3\u017cna i trzeba to uwzgl\u0119dni\u0107 tworz\u0105c &#8222;przestrze\u0144&#8221; dla sk\u0142ad\u00f3w chronologicznych, bo to co dotychczas by\u0142o gromadzone w &#8222;szafach wydzia\u0142owych&#8221;, ma teraz by\u0107 gromadzone w szafach przynale\u017cnych do sk\u0142adu chronologicznego. Osoby zarz\u0105dzaj\u0105ce sk\u0142adem musz\u0105 mie\u0107 nie tylko dost\u0119p do dokumentacji, ale i zapewnion\u0105 praktyczn\u0105 mo\u017cliwo\u015b\u0107 nadzoru nad dokumentacj\u0105, aby koledzy i kole\u017canki nie mogli w ramach sk\u0142adu &#8222;obs\u0142ugiwa\u0107 si\u0119 sami&#8221;.<\/p>\n\n\n\n<p>Aby w\u0142a\u015bciwie zarz\u0105dza\u0107 sk\u0142adem chronologicznym rozumianym jako zbi\u00f3r kilku rodzaj\u00f3w segregator\u00f3w\/pude\u0142\/teczek trzeba te\u017c mie\u0107 narz\u0119dzia do tego na poziomie systemu klasy EZD. O tym i o archiwizacji sk\u0142ad\u00f3w b\u0119dzie jednak za tydzie\u0144.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/karol-ciecho%C5%84ski-7a3832255\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ostatnio pisa\u0142em o kontrowersjach zwi\u0105zanych ze sk\u0142adami chronologicznymi i mijaniem si\u0119 w ich przypadku teorii z praktyk\u0105 w zwi\u0105zku z przekazywanie akt do innych organ\u00f3w.\u00a0Dzisiaj na tapet\u0119 wezm\u0119 inne elementy, [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-5135","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5135","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5135"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5135\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5137,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5135\/revisions\/5137"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5135"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5135"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5135"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}