{"id":5066,"date":"2024-08-05T08:00:00","date_gmt":"2024-08-05T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=5066"},"modified":"2024-08-04T15:32:57","modified_gmt":"2024-08-04T13:32:57","slug":"co-elektronizowac-kwestia-archiwizacji","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/08\/05\/co-elektronizowac-kwestia-archiwizacji\/","title":{"rendered":"Co elektronizowa\u0107? Kwestia archiwizacji."},"content":{"rendered":"\n<p>Podchodz\u0105c do tematu wyboru zada\u0144 &#8211; klas JRWA do prowadzenia w ramach elektronicznego zarz\u0105dzania dokumentacj\u0105 (EZD) &#8211; nale\u017cy wzi\u0105\u0107 pod uwag\u0119 kwestie archiwizacyjne. Zgodnie z <a href=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/06\/24\/wprowadzenie-ezd-normatywy-kancelaryjno-archiwalne\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">normatywami kancelaryjno-archiwalnymi<\/a> dokumentacja musi podlega\u0107 przekazaniu do archiwum zak\u0142adowego lub sk\u0142adnicy akt. Pracownicy musz\u0105 mie\u0107 jednak \u015bwiadomo\u015b\u0107, \u017ce archiwizacja rozumiana jako uporz\u0105dkowanie akt i samo przekazanie ich archiwi\u015bcie, w modelu EZD r\u00f3\u017cni si\u0119 od tej znanej im z modelu papierowego. Inaczej wygl\u0105da tu sam spos\u00f3b archiwizacji, okres liczenia terminu wykonania czynno\u015bci przekazania akt, jak i same archiwum lub sk\u0142adnica.<\/p>\n\n\n\n<p>Czynno\u015b\u0107 archiwizacji niew\u0105tpliwie nale\u017cy do tych czynno\u015bci, kt\u00f3rych urz\u0119dnicy (pracownicy merytoryczni) nie s\u0105 &#8211; \u0142agodnie m\u00f3wi\u0105c &#8211; entuzjastami. Wielokrotnie widzia\u0142em i jednocze\u015bnie sam do\u015bwiadczy\u0142em praktyki przerzucania tej czynno\u015bci na sta\u017cyst\u00f3w. Widzia\u0142em r\u00f3wnie\u017c og\u0142oszenia\/przetargi, gdzie urz\u0119dy si\u0119ga\u0142y po zasoby zewn\u0119trzne w celu &#8222;uporz\u0105dkowania i archiwizacji&#8221; dokumentacji. Osobi\u015bcie jestem przeciwnikiem takich praktyk \u2013 archiwizacj\u0119 powinien wykonywa\u0107 pracownik merytoryczny, a obowi\u0105zkiem jego prze\u0142o\u017conego powinien by\u0107 nadz\u00f3r, aby realizowa\u0142 j\u0105 systematycznie i terminowo, bo faktycznie wieloletnie zaleg\u0142o\u015bci na tym polu nadrabia si\u0119 bardzo trudno. Dlatego my\u015bl\u0105c o elektronizacji danego procesu nale\u017cy mie\u0107 na uwadze, aby nie dopu\u015bci\u0107 tutaj do takich zaniedba\u0144, a to wymaga pe\u0142nej \u015bwiadomo\u015bci i pracownik\u00f3w merytorycznych, i ich prze\u0142o\u017conych, jak ta elektroniczna archiwizacja w EZD wygl\u0105da.<\/p>\n\n\n\n<p>Po pierwsze, nale\u017cy wiedzie\u0107, \u017ce w modelu EZD mamy do czynienia z dwoma rodzajami &#8222;archiwizacji&#8221; \u2013 odr\u0119bnej dla dokumentacji w systemie klasy EZD prowadzonej w modelu EZD i odr\u0119bnej dla sk\u0142ad\u00f3w chronologicznych \u2013 czyli dokumentacji papierowej zgromadzonej w toku prowadzania elektronicznych spraw. Z regu\u0142y za pierwsz\u0105 b\u0119d\u0105 odpowiedzialni pracownicy merytoryczni, a za drug\u0105 pracownicy prowadz\u0105cy sk\u0142ady \u2013 czyli punkty\/stanowiska kancelaryjne.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed alignright is-type-wp-embed is-provider-sprawne-pa-stwo wp-block-embed-sprawne-pa-stwo\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"fs5BpYRqSE\"><a href=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/07\/29\/co-elektronizowac-dylemat-systemow-dziedzinowych\/\">Co elektronizowa\u0107? Dylemat system\u00f3w dziedzinowych<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; visibility: hidden;\" title=\"&#8222;Co elektronizowa\u0107? Dylemat system\u00f3w dziedzinowych&#8221; &#8212; Sprawne Pa\u0144stwo\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/07\/29\/co-elektronizowac-dylemat-systemow-dziedzinowych\/embed\/#?secret=KzrHhC4af8#?secret=fs5BpYRqSE\" data-secret=\"fs5BpYRqSE\" width=\"600\" height=\"338\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>Do tematu archiwizacji sk\u0142ad\u00f3w wr\u00f3c\u0119 innym razem, dzi\u015b skupi\u0119 si\u0119 na tej &#8222;merytorycznej&#8221;, w systemie klasy EZD. Jak pisa\u0142em tydzie\u0144 temu \u2013 systemu klasy EZD musi pe\u0142ni\u0107 funkcj\u0119 archiwum zak\u0142adowego lub sk\u0142adnicy akt, czyli dawa\u0107 mo\u017cliwo\u015b\u0107 przekazania zaklasyfikowanej i zakwalifikowanej dokumentacji w systemie pod nadz\u00f3r archiwisty. Polega to na przekazaniu odpowiednich uprawnie\u0144 do zarz\u0105dzania dokumentacj\u0105 w systemie \u2013 zabranie ich pracownikowi merytorycznemu na rzecz archiwisty. Nie ma tu wymogu sporz\u0105dzania spis\u00f3w zdawczo-odbiorczych \u2013 a praktyka pokazuje, \u017ce pracownicy dzi\u015b cz\u0119sto maj\u0105 problem z ich prawid\u0142owym przygotowaniem.<\/p>\n\n\n\n<p>W odr\u00f3\u017cnieniu od modelu papierowego, w EZD archiwizujemy pojedyncze sprawy, a nawet dokumenty, nie za\u015b &#8222;teczki&#8221;, czyli zbiory spraw\/dokument\u00f3w. Nie musimy zatem ju\u017c czeka\u0107 z archiwizacj\u0105 na zako\u0144czenie ostatniej sprawy w teczce, jak to jest w systemie papierowym. W EZD ka\u017cd\u0105 spraw\u0119 &#8222;rozliczamy&#8221; odr\u0119bnie i archiwizujemy po 3 latach od jej zako\u0144czenia (sprawa zako\u0144czona w 2024 r. b\u0119dzie archiwizowana w 2027 r.). Takie uproszczenie w po\u0142\u0105czeniu z brakiem konieczno\u015bci &#8222;porz\u0105dkowania&#8221; akt wewn\u0105trz teczki czyni proces archiwizacji \u0142atwiejszy w realizacji.<\/p>\n\n\n\n<p>Kluczowym elementem procesu archiwizacji w EZD jest uzupe\u0142nienie tzw. metadanych dla dokumentacji i spraw zgromadzonych w systemie. Metadane to s\u0105 kluczowe informacje na temat zgromadzonej w systemie dokumentacji, a standardowym za\u0142\u0105cznikiem do instrukcji kancelaryjnej jest wykaz metadanych dla przesy\u0142ek wp\u0142ywaj\u0105cych, wychodz\u0105cych, element\u00f3w akt spraw nieb\u0119d\u0105cych przesy\u0142kami (pisma wewn\u0119trzne) i spraw, kt\u00f3re to nale\u017cy w systemie &#8222;uzupe\u0142nia\u0107&#8221;. Je\u017celi mamy kompletn\u0105 dokumentacj\u0119\/akta spraw w systemie i uzupe\u0142nione metadane sama czynno\u015b\u0107 archiwizacji mo\u017ce by\u0107 realizowana przez system automatycznie lub przy pomocy kilku klikni\u0119\u0107, co powoduje, \u017ce taka archiwizacja jest prostsza ni\u017c ta papierowa. Dotyczy to zw\u0142aszcza archiwizacji materia\u0142\u00f3w archiwalnych, gdzie odpada nam przede wszystkim numerowanie ka\u017cdej zapisanej strony akt, co dzi\u015b w dalszym ci\u0105gu jest zmor\u0105 dla urz\u0119dnik\u00f3w. Musimy tu jednak pami\u0119ta\u0107, \u017ce aby prowadzi\u0107 klasy JRWA o kategorii archiwalnej &#8222;A&#8221; w EZD, to system klasy EZD musi umo\u017cliwia\u0107 nam generowanie paczki archiwalnej \u2013 niezb\u0119dnej aby przekaza\u0107 dokumentacj\u0119 do Archiw\u00f3w Pa\u0144stwowych.<\/p>\n\n\n\n<p>Archiwizacja w modelu EZD z punktu widzenia pracownika merytorycznego jest o wiele mniej pracoch\u0142onna i cz\u0119sto wspomagana przez system klasy EZD. O ile do tej pory rozwa\u017cali\u015bmy raczej przeszkody w elektronizacji pewnych proces\u00f3w, o tyle kwestie archiwizacyjne powinny by\u0107 tu argumentem na rzecz EZD, zar\u00f3wno dla pracownik\u00f3w, jak i ich prze\u0142o\u017conych. Ci ostatni b\u0119d\u0105 mogli lepiej nadzorowa\u0107 proces archiwizacji podw\u0142adnych, bo system b\u0119dzie ich w tym wspiera\u0142. Mam nadzieje zatem, \u017ce dzi\u0119ki wprowadzeniu EZD cz\u0119sto wyst\u0119puj\u0105ce dzi\u015b \u201eproblemy\u201d z archiwizacj\u0105 zostan\u0105 wyeliminowane, a pracownicy nie b\u0119d\u0105 ju\u017c robi\u0107 kwa\u015bnych min na sam\u0105 my\u015bl o tym procesie. EZD ma u\u0142atwia\u0107 nam \u017cycie i kwestia archiwizacji jest tutaj dobrym tego przyk\u0142adem.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/karol-ciecho%C5%84ski-7a3832255\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Podchodz\u0105c do tematu wyboru zada\u0144 &#8211; klas JRWA do prowadzenia w ramach elektronicznego zarz\u0105dzania dokumentacj\u0105 (EZD) &#8211; nale\u017cy wzi\u0105\u0107 pod uwag\u0119 kwestie archiwizacyjne. Zgodnie z normatywami kancelaryjno-archiwalnymi dokumentacja musi podlega\u0107 [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-5066","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5066","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5066"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5066\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5067,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5066\/revisions\/5067"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5066"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5066"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5066"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}