{"id":5044,"date":"2024-07-29T08:00:00","date_gmt":"2024-07-29T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=5044"},"modified":"2024-07-26T17:17:22","modified_gmt":"2024-07-26T15:17:22","slug":"co-elektronizowac-dylemat-systemow-dziedzinowych","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/07\/29\/co-elektronizowac-dylemat-systemow-dziedzinowych\/","title":{"rendered":"Co elektronizowa\u0107? Dylemat system\u00f3w dziedzinowych"},"content":{"rendered":"\n<p>W dzisiejszych czasach przy za\u0142atwianiu coraz wi\u0119kszej liczby spraw urz\u0119dnik\u00f3w wspieraj\u0105\u00a0 systemy teleinformatyczne, okre\u015blane jako tzw. dziedzinowe lub dedykowane. Mog\u0105 to by\u0107 zar\u00f3wno systemy rz\u0105dowe, gdzie istnieje obowi\u0105zek ich wykorzystywania (np. <a href=\"https:\/\/plid.obywatel.gov.pl\/zrodlo-urzednik\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u0179r\u00f3d\u0142o<\/a>, <a href=\"https:\/\/www.gov.pl\/web\/cyfryzacja\/centralny-rejestr-wyborcow\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Centralny Rejestr Wyborc\u00f3w<\/a>) lub systemy komercyjne, kt\u00f3re s\u0105 fakultatywne. Mamy te\u017c czasami do czynienia z sytuacj\u0105, \u017ce jaki\u015b system nie jest obligatoryjny ale na przyk\u0142ad rekomendowany przez organ nadzoruj\u0105cy dany proces. Czasami s\u0105 to systemy o charakterystyce bazy danych, gdzie tylko wprowadzane s\u0105 dane z pism otrzymywanych w papierze lub poprzez inny kana\u0142 komunikacji, a czasami s\u0105 to systemy, kt\u00f3re pozwalaj\u0105 przyjmowa\u0107 i generowa\u0107 dokumenty elektroniczne. Systemy te pomagaj\u0105 zatem zrealizowa\u0107 mniejszy lub wi\u0119kszy wycinek sprawy i gromadzi\u0107 dokumentacj\u0119 to w r\u00f3\u017cnym stopniu odzwierciedlaj\u0105c\u0105.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed alignright is-type-wp-embed is-provider-sprawne-pa-stwo wp-block-embed-sprawne-pa-stwo\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"CYU69kqI5j\"><a href=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/07\/22\/co-elektronizowac-odwzorowania-cyfrowe\/\">Co elektronizowa\u0107? Odwzorowania cyfrowe<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; visibility: hidden;\" title=\"&#8222;Co elektronizowa\u0107? Odwzorowania cyfrowe&#8221; &#8212; Sprawne Pa\u0144stwo\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/07\/22\/co-elektronizowac-odwzorowania-cyfrowe\/embed\/#?secret=m7PbsVwxEV#?secret=CYU69kqI5j\" data-secret=\"CYU69kqI5j\" width=\"600\" height=\"338\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>W takiej sytuacji naturalnym wydaje si\u0119, \u017ce skoro mamy system to chcieliby\u015bmy w nim prowadzi\u0107 sprawy i to najlepiej elektronicznie.\u00a0Niestety nie jest to takie proste. Je\u017celi dany proces administracyjny nie jest wy\u0142\u0105czony spod przepis\u00f3w <a href=\"https:\/\/isap.sejm.gov.pl\/isap.nsf\/DocDetails.xsp?id=wdu19830380173\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i\u00a0archiwach<\/a> to system teleinformatyczny, w kt\u00f3rym chcemy go &#8222;realizowa\u0107&#8221; musi spe\u0142ni\u0107 wymagania leciwego ju\u017c <a href=\"https:\/\/isap.sejm.gov.pl\/isap.nsf\/DocDetails.xsp?id=WDU20062061518\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">rozporz\u0105dzenia Ministra Spraw Wewn\u0119trznych i Administracyjnych z\u00a0dnia 30 pa\u017adziernika 2006 r. w sprawie szczeg\u00f3\u0142owego sposobu post\u0119powania z dokumentami elektronicznymi<\/a>. Dzieli ono dokumenty elektroniczne na tzw. ewidencjonowane \u2013 \u015bwiadcz\u0105ce o dzia\u0142alno\u015bci podmiotu, i te niewidencjonowane &#8211; nieodzwerciedlaj\u0105ce tej dzia\u0142alno\u015bci. O ile te ostatnie nie &#8222;podlegaj\u0105 ochronie&#8221; i mo\u017cna je &#8222;procedowa\u0107&#8221; w spos\u00f3b przyj\u0119ty w danym podmiocie, to te pierwsze musz\u0105 ju\u017c by\u0107 &#8222;obj\u0119te specjaln\u0105 ochron\u0105&#8221; i &#8211; aby to osi\u0105gn\u0105\u0107 &#8211; przetwarzane w\u00a0odpowiednim \u015brodowisku &#8211; czyli w systemie teleinformatycznym spe\u0142niaj\u0105cym okre\u015blone wymagania prawa. W\u015br\u00f3d tych wymaga\u0144 mamy takie, kt\u00f3re cz\u0119sto nie s\u0105 realizowane przez systemy dziedzinowe, jak na przyk\u0142ad:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>zapewnienie odtworzenia przebiegu za\u0142atwiania i rozstrzygania spraw (czyli gromadzenie ca\u0142o\u015bci akt sprawy);<\/li>\n\n\n\n<li>wspomaganie czynno\u015bci zwi\u0105zanych z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokument\u00f3w w akta spraw na podstawie wykazu akt;<\/li>\n\n\n\n<li>wspomaganie i dokumentowanie procesu brakowania dokument\u00f3w stanowi\u0105cych dokumentacj\u0119 niearchiwaln\u0105;<\/li>\n\n\n\n<li>wspomaganie czynno\u015bci zwi\u0105zanych z przygotowaniem dokument\u00f3w stanowi\u0105cych materia\u0142y archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum pa\u0144stwowego (w tym generowanie tzw. paczki archiwalnej).<\/li>\n\n\n\n<li>pe\u0142nienie przez system funkcji archiwum zak\u0142adowego\/sk\u0142adnicy akt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Jest to standard dla system\u00f3w klasy EZD, a dostawcy system\u00f3w dziedzinowych zazwyczaj nie bior\u0105 tych wymaga\u0144 pod uwag\u0119 \u2013 bo tworz\u0105 produkty dedykowane innym celom.<\/p>\n\n\n\n<p>Kr\u00f3tko m\u00f3wi\u0105c, je\u017celi system nie spe\u0142nia tych wymaga\u0144 nie mo\u017cemy w nim prowadzi\u0107 elektronicznych akt sprawy czyli realizowa\u0107 procesu w modelu elektronicznego zarz\u0105dzania dokumentacj\u0105 (EZD).<\/p>\n\n\n\n<p>W zwi\u0105zku z tym mamy tutaj dwie faktyczne alternatywy:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>realizujemy proces tradycyjnie (papierowo), a system dziedzinowy nas jedynie wspomaga \u2013 finalnie i tak wszystko musi by\u0107 w papierze z odpowiednimi adnotacjami w teczkach aktowych.<\/li>\n\n\n\n<li>realizujemy proces w EZD integruj\u0105c system dziedzinowy z systemem klasy EZD.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Jest co prawda jeszcze opcja, aby pracowa\u0107 w dw\u00f3ch systemach jednocze\u015bnie bez integracji (i w tym klasy EZD, i w dziedzinowym), ale jest to rozwi\u0105zanie bardzo niepraktyczne.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed alignleft is-type-wp-embed is-provider-sprawne-pa-stwo wp-block-embed-sprawne-pa-stwo\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<blockquote class=\"wp-embedded-content\" data-secret=\"VFK5BDxoFq\"><a href=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/07\/15\/co-elektronizowac-dylemat-dwoch-trybow-podpisu\/\">Co elektronizowa\u0107? Dylemat dw\u00f3ch \u201etryb\u00f3w\u201d podpisu<\/a><\/blockquote><iframe loading=\"lazy\" class=\"wp-embedded-content\" sandbox=\"allow-scripts\" security=\"restricted\" style=\"position: absolute; visibility: hidden;\" title=\"&#8222;Co elektronizowa\u0107? Dylemat dw\u00f3ch \u201etryb\u00f3w\u201d podpisu&#8221; &#8212; Sprawne Pa\u0144stwo\" src=\"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/07\/15\/co-elektronizowac-dylemat-dwoch-trybow-podpisu\/embed\/#?secret=LivduKvqYS#?secret=VFK5BDxoFq\" data-secret=\"VFK5BDxoFq\" width=\"600\" height=\"338\" frameborder=\"0\" marginwidth=\"0\" marginheight=\"0\" scrolling=\"no\"><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>Dlatego analizuj\u0105c procesy do prowadzenia w EZD nale\u017cy r\u00f3wnie\u017c zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 na to czy maj\u0105 tu zastosowanie w\u0142a\u015bnie systemy dziedzinowe oraz przeanalizowa\u0107 mo\u017cliwo\u015bci ich integracji z systemem klasy EZD jeszcze przed elektronizacj\u0105 procesu. W aktualnym stanie prawnym optymalnym rozwi\u0105zaniem jest zintegrowanie wszystkich takich system\u00f3w z systemem klasy EZD, kt\u00f3ry staje si\u0119 swoistym &#8222;zwornikiem&#8221; dla dokument\u00f3w elektronicznych ewidencjonowanych i\u00a0elektronicznych akt spraw. W przypadku braku kompatybilno\u015bci innych system\u00f3w z systemem klasy EZD, wprowadzenie EZD dla danego procesu niesie sporo ryzyk \u2013 zar\u00f3wno z punktu widzenia prawid\u0142owego zabezpieczenia dokumentacji, jak i podej\u015bcia i nastawienia samych pracownik\u00f3w do takiej &#8222;kulawej elektronizacji&#8221;.<\/p>\n\n\n\n<p>Sama integracja system\u00f3w zreszt\u0105 te\u017c jest cz\u0119sto du\u017cym wyzwaniem \u2013 ale o tym innym razem.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/karol-ciecho%C5%84ski-7a3832255\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>W dzisiejszych czasach przy za\u0142atwianiu coraz wi\u0119kszej liczby spraw urz\u0119dnik\u00f3w wspieraj\u0105\u00a0 systemy teleinformatyczne, okre\u015blane jako tzw. dziedzinowe lub dedykowane. Mog\u0105 to by\u0107 zar\u00f3wno systemy rz\u0105dowe, gdzie istnieje obowi\u0105zek ich wykorzystywania [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-5044","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5044","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5044"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5044\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":5046,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5044\/revisions\/5046"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5044"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5044"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5044"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}