{"id":4993,"date":"2024-07-22T08:00:00","date_gmt":"2024-07-22T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=4993"},"modified":"2024-07-21T20:39:15","modified_gmt":"2024-07-21T18:39:15","slug":"co-elektronizowac-odwzorowania-cyfrowe","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/07\/22\/co-elektronizowac-odwzorowania-cyfrowe\/","title":{"rendered":"Co elektronizowa\u0107? Odwzorowania cyfrowe"},"content":{"rendered":"\n

Jak pisa\u0142em tydzie\u0144 temu („Co elektronizowa\u0107? Dylemat dw\u00f3ch \u201etryb\u00f3w\u201d podpisu<\/a>„) zasadnicz\u0105 przes\u0142ank\u0105, kt\u00f3ra powinna zach\u0119ca\u0107 do stosowania EZD w danym procesie administracyjnym jest wykorzystywanie komunikacji elektronicznej w kontaktach z klientami oraz w procesach wewn\u0119trznych. Wyst\u0119puj\u0105 jednak jeszcze takie kategorie zada\u0144, gdzie ci\u0105gle dominuj\u0105c\u0105, a czasami wr\u0119cz jedyn\u0105 form\u0105 komunikacji s\u0105 pisma papierowe. Taka sytuacja sama w sobie nie jest jeszcze przes\u0142ank\u0105, aby „skre\u015bla\u0107” EZD, bo nale\u017cy mie\u0107 na uwadze, \u017ce wprowadzenie EZD dotyczy sposobu dokumentowania akt spraw wewn\u0105trz podmiotu, kt\u00f3re mo\u017ce by\u0107 elektroniczne, niezale\u017cnie od kana\u0142u komunikacji (kt\u00f3ry mo\u017ce by\u0107 papierowy).<\/p>\n\n\n\n

Prymat elektronizacji na etapie wysy\u0142ki zosta\u0142 opisany tydzie\u0144 temu. A jak nale\u017cy na to spojrze\u0107 w kontek\u015bcie przesy\u0142ek wp\u0142ywaj\u0105cych? Kiedy w sprawie klasyfikowanej jako prowadzonej w EZD klient sk\u0142ada pismo (wniosek) papierowy nale\u017cy go zeskanowa\u0107 w celu wprowadzenia do systemu klasy EZD, a egzemplarz papierowy od\u0142o\u017cy\u0107 do tzw. sk\u0142adu chronologicznego<\/a>. Na takim pi\u015bmie papierowym nie musimy ju\u017c wykonywa\u0107 czynno\u015bci kancelaryjnych, takich jak nanoszenie znaku sprawy czy dekretacji, bo to b\u0119dzie „odnotowywanie” w systemie, jako metadane<\/a>. Sama czynno\u015b\u0107 skanowania, te\u017c mo\u017ce zosta\u0107 pomini\u0119ta, je\u017celi kierownik podmiotu wska\u017ce dany rodzaj dokumentacji jako wyj\u0105tek od skanowania w odr\u0119bnym zarz\u0105dzeniu (np. ze wzgl\u0119du na rozmiar, tre\u015b\u0107 lub obj\u0119to\u015b\u0107). Jest to jeden z obowi\u0105zk\u00f3w przy wprowadzaniu EZD, gdy\u017c punkty kancelaryjne musz\u0105 wiedzie\u0107 co powinny, a czego nie powinny skanowa\u0107.<\/p>\n\n\n\n

Bior\u0105c pod uwag\u0119 w\u0142a\u015bnie czynno\u015b\u0107 skanowania, przepisy kancelaryjne przewiduj\u0105 dwa rodzaje „zbior\u00f3w” dla pism wp\u0142ywaj\u0105cych w ramach sk\u0142adu chronologicznego. Zbi\u00f3r dla kt\u00f3rych wykonano pe\u0142ne odwzorowanie cyfrowe (zeskanowano 100% pisma) i zbi\u00f3r, dla kt\u00f3rych nie wykonano pe\u0142nego odwzorowania cyfrowego (mniej ni\u017c 100% lub brak skanu). Informacja o stopniu odwzorowania cyfrowego pisma papierowego musi zosta\u0107 odnotowana w systemie klasy EZD, a sam papier trafia do w\u0142a\u015bciwego segregatora lub teczki w sk\u0142adzie chronologicznym. Je\u017celi w podmiocie wyst\u0119puje kilka sk\u0142ad\u00f3w chronologicznych to w systemie powinien zosta\u0107 wskazany w\u0142a\u015bciwy sk\u0142ad dla ka\u017cdego z pism. Nale\u017cy przy tym pami\u0119ta\u0107, \u017ce w sk\u0142adzie chronologicznym powinny znajdowa\u0107 si\u0119 tylko dokumenty, kt\u00f3re s\u0105 elementem sprawy prowadzonej w EZD \u2013 gdzie JRWA wskazane jest jako EZD. Z praktyki wiem, \u017ce pracownicy maj\u0105 problem ze zrozumieniem logiki dzia\u0142ania sk\u0142adu chronologicznego i przed wprowadzeniem EZD nale\u017cy po\u0142o\u017cy\u0107 du\u017cy nacisk na przekazanie wiedzy pracownikom w tym w\u0142a\u015bnie zakresie, bo inaczej szybko sk\u0142ad mo\u017ce zmieni\u0107 si\u0119 w rodzaj „\u015bmietnika\u201d gdzie pracownicy b\u0119d\u0105 „wrzuca\u0107\u201d niekoniecznie to, co trzeba.<\/p>\n\n\n\n

Przy standardowych pismach, kt\u00f3re b\u0119d\u0105 podlega\u0107 skanowaniu w 100% (o ile nie ma przes\u0142anek wynikaj\u0105cych z przepis\u00f3w odr\u0119bnych), warto wprowadzi\u0107 EZD \u2013 odejd\u0105 nam tu adnotacje na pi\u015bmie, egzemplarz ad acta<\/em>. Odpowiedzi b\u0119d\u0105 tylko w postaci elektronicznej, co prze\u0142o\u017cy si\u0119 na oszcz\u0119dno\u015bci papieru, wydruku itp., a finalnie \u0142atwiej b\u0119dzie te\u017c p\u00f3\u017aniej takie akta sprawy archiwizowa\u0107 (o tym szerzej napisz\u0119 w jednym z kolejnych wpis\u00f3w). Ca\u0142o\u015b\u0107 akt sprawy jest w tutaj w systemie klasy EZD – w 100 %.<\/p>\n\n\n\n

Przy niepe\u0142nych odwzorowaniach cyfrowych lub ich braku do rozpatrzenia sprawy konieczne jest posiadanie orygina\u0142u pisma, a wi\u0119c praca odbywa si\u0119 z dokumentacj\u0105 papierow\u0105. Je\u017celi podczas realizacji danego zadania wi\u0119kszo\u015b\u0107 dokumentacji wp\u0142ywaj\u0105cej ma tak\u0105 posta\u0107 to wydajno\u015b\u0107 realizacji zadania w EZD nie jest ju\u017c taka du\u017ca. W tej sytuacji nie b\u0119dziemy bowiem mieli ca\u0142o\u015bci akt w systemie klasy EZD \u2013 b\u0119dzie ona rozproszona na system i na sk\u0142ad chronologiczny. I cho\u0107 EZD dalej jest tu mo\u017cliwe to jednak wzgl\u0119dy praktyczne powinny sk\u0142ania\u0107 do g\u0142\u0119bszej refleksji w tym temacie. Zw\u0142aszcza w sytuacji, gdzie istniej konieczno\u015b\u0107 lub ryzyko przekazywania p\u00f3\u017aniej akt sprawy do innego organu, s\u0105du lub archiwum pa\u0144stwowego – rozproszenie dokumentacji b\u0119dzie tutaj utrudnieniem.<\/p>\n\n\n\n

Decyduj\u0105c si\u0119 na EZD dla danego zadania nale\u017cy zatem oceni\u0107, czy mo\u017cemy skompletowa\u0107 ca\u0142o\u015b\u0107 lub zdecydowan\u0105 wi\u0119kszo\u015b\u0107 akt spraw w systemie \u2013 zw\u0142aszcza dokumentacji wp\u0142ywaj\u0105cej.\u00a0 Musimy te\u017c pami\u0119ta\u0107, \u017ce dotyczy to wszystkich spraw realizowanych w ramach danej klasy JRWA i nie mamy tu niestety pola manewru na poziomie pojedynczej sprawy \u2013 cho\u0107 osobi\u015bcie, bior\u0105c pod uwag\u0119 rozw\u00f3j EZD, jestem zwolennikiem „liberalizacji\u201d przepis\u00f3w w tym zakresie.<\/p>\n\n\n\n

Za tydzie\u0144 o dylematach zwi\u0105zanych z EZD i wykorzystaniem system\u00f3w dziedzinowych.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci\u00a0na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Jak pisa\u0142em tydzie\u0144 temu („Co elektronizowa\u0107? Dylemat dw\u00f3ch \u201etryb\u00f3w\u201d podpisu„) zasadnicz\u0105 przes\u0142ank\u0105, kt\u00f3ra powinna zach\u0119ca\u0107 do stosowania EZD w danym procesie administracyjnym jest wykorzystywanie komunikacji elektronicznej w kontaktach z klientami […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-4993","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4993","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4993"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4993\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4994,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4993\/revisions\/4994"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4993"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4993"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4993"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}