{"id":4936,"date":"2024-07-15T08:00:00","date_gmt":"2024-07-15T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=4936"},"modified":"2024-07-12T09:26:53","modified_gmt":"2024-07-12T07:26:53","slug":"co-elektronizowac-dylemat-dwoch-trybow-podpisu","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/07\/15\/co-elektronizowac-dylemat-dwoch-trybow-podpisu\/","title":{"rendered":"Co elektronizowa\u0107? Dylemat dw\u00f3ch \u201etryb\u00f3w\u201d podpisu"},"content":{"rendered":"\n

Jak pisa\u0142em ostatnio<\/a> wprowadzenie EZD nie oznacza, \u017ce od razu wszystkie sprawy czy zdania realizujemy tylko elektronicznie, lecz przez pewien czas w podmiocie wyst\u0119puje okres „koegzystencji” zada\u0144 papierowych i elektronicznych. Ka\u017cda organizacja musi wskaza\u0107 system podstawowy oraz sama okre\u015bli\u0107 „proporcje” tej koegzystencji. W tym celu powinno si\u0119 dokona\u0107 analizy rodzaj\u00f3w spraw prowadzonych w jednostce, stosowanych klas JRWA, przepis\u00f3w prawa reguluj\u0105cych poszczeg\u00f3lne procesy oraz sposob\u00f3w dokumentowania ich realizacji. Zebranie tych danych pozwoli wytypowa\u0107 klasy JRWA, a tym samym zadania, kt\u00f3re w spos\u00f3b optymalny nadaj\u0105 si\u0119 do procedowania w modelu EZD.<\/p>\n\n\n\n

Optymalizacja ma tu kluczowe znaczenie, bo cho\u0107 teoretycznie prawie wszystkie rodzaje spraw mo\u017cemy realizowa\u0107 w modelu EZD, to nie wszystkie zdania procedowane w tym modelu dadz\u0105 taki sam efekt „jako\u015bciowy”. Oczywistym jest, \u017ce najbardziej korzy\u015bci z EZD odczuwalne b\u0119d\u0105 przy zadaniach realizowanych g\u0142\u00f3wnie w postaci elektronicznej. Powinny by\u0107 to zatem procesy wewn\u0119trzne, jak i te gdzie klienci komunikuj\u0105 si\u0119 w znacznej mierze \u015brodkami komunikacji elektronicznej. Poniewa\u017c w dzisiejszym \u015bwiecie niemal ka\u017cdy dokument rozpoczyna sw\u00f3j byt jako dokument elektroniczny, a jednocze\u015bnie model elektronicznej komunikacji staje si\u0119 dominuj\u0105cy, to przej\u015bcie na elektroniczne procedowanie spraw zwalnia urz\u0119dnik\u00f3w z szeregu kancelaryjnych obowi\u0105zk\u00f3w, takich jak przyk\u0142adowo: drukowanie pism elektronicznych, nanoszenie znaku sprawy, dekretacji, podpisu, informacji o weryfikacji podpisu elektronicznego czy te\u017c sposobu wysy\u0142ki na egzemplarz papierowy. <\/p>\n\n\n\n

Prowadzenie sprawy elektronicznej w systemie klasy EZD jest wtedy odczuwalnie wygodniejsze ni\u017c by\u0142oby to w systemie papierowym.<\/p>\n\n\n\n

Dobr\u0105 tego egzemplifikacj\u0105 jest kwestia podpisywania pism wychodz\u0105cych. Przy komunikacji elektronicznej z klientem i papierowych aktach sprawy trzeba stworzy\u0107 przynajmniej dwie wersje danego dokumentu i jeden podpisywa\u0107 elektronicznie, a drugi w\u0142asnor\u0119cznie. Dla podpisuj\u0105cego jest to z regu\u0142y du\u017ca niedogodno\u015b\u0107, podobnie jak dla urz\u0119dnik\u00f3w, kt\u00f3rzy cz\u0119sto musz\u0105 „\u0142apa\u0107” i „pilnowa\u0107” w tym zakresie swoich szef\u00f3w. W modelu EZD i komunikacji elektronicznej mamy jedn\u0105 wersj\u0119 i jeden orygina\u0142 dokumentu, jedn\u0105 posta\u0107 podpisu, zero wydruku i mo\u017cliwo\u015b\u0107 „puszczenia szefa na zdaln\u0105”. Kr\u00f3tko m\u00f3wi\u0105c: znacznie mniej komplikacji!<\/p>\n\n\n\n

Oczywi\u015bcie cz\u0119sto jest tak, \u017ce podczas realizacji zadania modele komunikacji z klientami mog\u0105 by\u0107 r\u00f3\u017cne; cz\u0119\u015b\u0107 chce papier, cz\u0119\u015b\u0107 elektronik\u0119. Podczas moich rozm\u00f3w z pracownikami o wdro\u017ceniu EZD cz\u0119sto s\u0142ysza\u0142em argument, \u017ce klienci dalej w znacznym stopniu preferuj\u0105 papier, wi\u0119c to EZD im si\u0119 „nie op\u0142aca”, a szef nie chce podpisywa\u0107 pism w r\u00f3\u017cnych trybach. Ale i na ten zarzut do EZD s\u0105 \u015brodki zaradcze. Ju\u017c dzi\u015b mamy art. 39 par. 3 KPA<\/a>, kt\u00f3ry zwalnia z podpisywania pism w\u0142asnor\u0119cznie dla klienta przy spe\u0142nianiu odpowiednich warunk\u00f3w. Czyli generujemy dokument w systemie klasy EZD, podpisujemy elektronicznie, a stronie wysy\u0142amy wydruk. Wystarczy podpisa\u0107 raz \u2013 elektronicznie. Przed nami te\u017c dor\u0119czenia elektroniczne<\/a>, gdzie, co do zasady, wi\u0119kszo\u015b\u0107 pism b\u0119dzie wychodzi\u0107 tylko elektronicznie z podpisami elektronicznymi, wi\u0119c szefowie ju\u017c od podpis\u00f3w elektronicznych nie uciekn\u0105. B\u0119d\u0105 mogli uciec tylko w drug\u0105 stron\u0119 \u2013 aby nie podpisywa\u0107 dokumentu ad acta<\/em> w\u0142asnor\u0119cznie. „Kierunek EZD” wydaje si\u0119 wi\u0119c oczywisty!<\/p>\n\n\n\n

Na marginesie warto doda\u0107, \u017ce widzia\u0142em te\u017c instrukcj\u0119 kancelaryjn\u0105, gdzie dopuszczono sytuacj\u0119, \u017ce podpisanie pism wychodz\u0105cych w systemie klasy EZD zwalania z konieczno\u015bci sk\u0142adania w\u0142asnor\u0119cznego podpisu na dokumencie ad acta<\/em> w sprawie „papierowej”. Wystarczy tu uwierzytelniony wydruk z systemu klasy EZD z informacj\u0105 o podpisie.<\/p>\n\n\n\n

„Prymat” podpisu elektronicznego nad w\u0142asnor\u0119cznym i komunikacji elektronicznej nad papierow\u0105 staje si\u0119 rzeczywisto\u015bci\u0105 i s\u0105 to koronne argumenty za realizacj\u0105 zda\u0144 w EZD. Nie b\u0119dzie jednak tak w ka\u017cdym procesie administracyjnym i b\u0119d\u0105 takie kategorie zada\u0144, gdzie mimo mo\u017cliwo\u015bci pracy w EZD, bardziej praktyczny b\u0119dzie jeszcze „papier”. Na co jeszcze nale\u017cy zwr\u00f3ci\u0107 uwag\u0119 typuj\u0105c zdania do EZD? O tym za tydzie\u0144.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci\u00a0na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Jak pisa\u0142em ostatnio wprowadzenie EZD nie oznacza, \u017ce od razu wszystkie sprawy czy zdania realizujemy tylko elektronicznie, lecz przez pewien czas w podmiocie wyst\u0119puje okres „koegzystencji” zada\u0144 papierowych i elektronicznych. […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-4936","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4936","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4936"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4936\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4941,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4936\/revisions\/4941"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4936"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4936"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4936"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}