{"id":4915,"date":"2024-07-08T08:00:00","date_gmt":"2024-07-08T06:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=4915"},"modified":"2024-07-05T09:11:13","modified_gmt":"2024-07-05T07:11:13","slug":"wprowadzenie-ezd-koegzystencja-modelu-ezd-i-tradycyjnego-papierowego","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/07\/08\/wprowadzenie-ezd-koegzystencja-modelu-ezd-i-tradycyjnego-papierowego\/","title":{"rendered":"Wprowadzenie EZD \u2013 Koegzystencja modelu EZD i tradycyjnego (papierowego)"},"content":{"rendered":"\n

Pisa\u0142em ostatnio o wyj\u0105tkach i znaczeniu definiowania na poziomie klas JRWA sposobu obs\u0142ugiwania r\u00f3\u017cnych kategorii zada\u0144 (tradycyjny\/EZD) w podmiotach publicznych. My\u015bl\u0105c o wprowadzeniu EZD musimy dokona\u0107 przegl\u0105du JRWA i oceni\u0107, kt\u00f3re z zada\u0144 „nadaj\u0105 si\u0119” do prowadzenia elektronicznego, a kt\u00f3re tymczasowo dalej wygodniej b\u0119dzie prowadzi\u0107 papierowo. Taki przegl\u0105d powinien zosta\u0107 dokonany w oparciu o kryteria merytoryczne, a nie „odczucia i\u00a0ch\u0119ci” pracownik\u00f3w, bo tu cz\u0119sto (niestety) mamy do czynienia z d\u0105\u017ceniem do zachowania status quo<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

Na pocz\u0105tku cz\u0119sto wa\u017cniejsze od liczby klas w EZD jest to, aby EZD dotyczy\u0142o jak najwi\u0119kszej liczby pracownik\u00f3w, aby mogli si\u0119 go nauczy\u0107 i na podstawie w\u0142asnych do\u015bwiadcze\u0144 ukszta\u0142towa\u0107 „nastawienie” do EZD. Rozmawiaj\u0105c z pracownikami, kt\u00f3rzy realizuj\u0105 zadania (sprawy) prowadzone zar\u00f3wno w systemie tradycyjnym, jak i w EZD, w zdecydowanej wi\u0119kszo\u015bci wskazuj\u0105 oni, \u017ce preferuj\u0105 ten drugi, gdy\u017c jest „przyja\u017aniejszy” i wymaga od nich mniej „biurokratycznych obowi\u0105zk\u00f3w”. Cz\u0119sto okazuje si\u0119 przy tym, \u017ce na etapie wprowadzania EZD nie byli jego entuzjastami i podej\u015bcie to zmienia\u0142o si\u0119 w czasie. Dlatego dobrym rozwi\u0105zaniem wydaje mi si\u0119 stopniowe wprowadzenie EZD w organizacji, aby ka\u017cdy m\u00f3g\u0142 „odczu\u0107 i sam przekona\u0107 si\u0119” do\u00a0EZD.<\/p>\n\n\n\n

Takie podej\u015bcie ma jednak tak\u017ce pewne ryzyka. Pracownicy musz\u0105 by\u0107 \u015bwiadomi, \u017ce nie ka\u017cde zadanie b\u0119d\u0105 dokumentowa\u0107 tak samo – musz\u0105 wiedzie\u0107, \u017ce np. zadanie A realizuje si\u0119 w\u00a0„klasie tradycyjnej”, a np. zadanie B w „klasie EZD”. Tu z pomoc\u0105 przychodzi cz\u0119sto praktyka zak\u0142adania wszystkich spraw w systemie klasy EZD, kt\u00f3ry wskazuje czy zak\u0142adana sprawa jest papierowa czy elektroniczna (czerwona czy zielona jak to okre\u015blaj\u0105 systemy rz\u0105dowe).<\/p>\n\n\n\n

Okres wsp\u00f3\u0142istnienia obu rodzaj\u00f3w klas w organizacji z regu\u0142y troch\u0119 trwa i pracownicy musz\u0105 wiedzie\u0107, \u017ce za\u0142o\u017cenie sprawy „papierowej” w systemie teleinformatycznym nie zwalnia ich z\u00a0obowi\u0105zku kompletowania akt w postaci papierowej. Wykonane prace w systemie musz\u0105 finalnie i tak mie\u0107 odzwierciedlenie w teczce aktowej – czyli drukarko, do boju! W zale\u017cno\u015bci od zapis\u00f3w w\u00a0instrukcjach kancelaryjnych r\u00f3\u017cnie mo\u017ce si\u0119 to materializowa\u0107 w papierze lub na papierze (np. podpis prowadz\u0105cego spraw\u0119 zamiast podpis\u00f3w dekretuj\u0105cego lub podpisuj\u0105cego pismo, wydruk raportu weryfikacji podpis\u00f3w elektronicznych). Nie mo\u017ce by\u0107 te\u017c sytuacji w drug\u0105 stron\u0119, gdy mimo prowadzenia sprawy w modelu EZD np. papier trafia do teczek aktowych zamiast do sk\u0142adu chronologicznego lub drukowane s\u0105 dokumenty elektroniczne.<\/p>\n\n\n\n

Dobr\u0105 praktyk\u0105 jest prowadzenie spraw papierowych tak\u017ce pomocniczo w systemie klasy EZD (aby np. generowa\u0107 z niego spisy czy metryki spraw dla akt papierowych), bo to u\u0142atwia te\u017c „ogarni\u0119cie” dokumentacji w organizacji, ale jednocze\u015bnie jest to dodatkowa praca dla urz\u0119dnika, dlatego taki okres prowadzenia spraw „dwutorowo”, nie powinien trwa\u0107 zbyt d\u0142ugo i nale\u017cy d\u0105\u017cy\u0107 do jak najszybszego przej\u015bcia jedynie „w tryb EZD”. Je\u017celi pracownicy zostali odpowiednio przygotowani do pracy w EZD i mog\u0105 liczy\u0107 na wsparcie os\u00f3b odpowiedzialnych za funkcjonowanie EZD, podj\u0119cie takiej decyzji nie b\u0119dzie rodzi\u0142o oporu z ich strony, a wr\u0119cz przeciwnie – proces stopniowego zwi\u0119kszania klas w EZD b\u0119dzie post\u0119powa\u0142, je\u017celi nie z\u00a0inicjatywy to przynajmniej za aprobat\u0105 za\u0142ogi.<\/p>\n\n\n\n

A jak to jest z tym typowaniem klas JRWA (zda\u0144) do EZD – o tym za tydzie\u0144:)<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Pisa\u0142em ostatnio o wyj\u0105tkach i znaczeniu definiowania na poziomie klas JRWA sposobu obs\u0142ugiwania r\u00f3\u017cnych kategorii zada\u0144 (tradycyjny\/EZD) w podmiotach publicznych. My\u015bl\u0105c o wprowadzeniu EZD musimy dokona\u0107 przegl\u0105du JRWA i oceni\u0107, […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-4915","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4915","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4915"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4915\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4916,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4915\/revisions\/4916"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4915"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4915"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4915"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}