{"id":4904,"date":"2024-07-01T07:47:00","date_gmt":"2024-07-01T05:47:00","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=4904"},"modified":"2024-06-30T22:48:31","modified_gmt":"2024-06-30T20:48:31","slug":"wprowadzenie-ezd-system-podstawowy-i-tzw-wyjatki","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/07\/01\/wprowadzenie-ezd-system-podstawowy-i-tzw-wyjatki\/","title":{"rendered":"Wprowadzenie EZD \u2013 system podstawowy i tzw. „wyj\u0105tki”"},"content":{"rendered":"\n

Maj\u0105c system klasy EZD i regulacje dotycz\u0105ce stosowania EZD w normatywach kancelaryjno-archiwalnych kolejnym krokiem na drodze wprowadzenia EZD jest okre\u015blenie zakresu jego wykorzystania w danej jednostce. Wi\u0105\u017c\u0105 si\u0119 z tym dwa poj\u0119cia: „system podstawowy” i tzw. \u201ewyj\u0105tki\u201d.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Nale\u017cy pami\u0119ta\u0107, \u017ce wchodzenie w „tryb EZD” jest przej\u015bciem z papierowego na elektroniczny model procedowania dokumentacji i z regu\u0142y jest to proces, kt\u00f3ry jest roz\u0142o\u017cony w czasie. Niewiele jest jednostek, kt\u00f3re te\u017c od razu wprowadzaj\u0105 EZD „na 100%”. Najcz\u0119\u015bciej mamy do czynienia z\u00a0czasow\u0105 koegzystencj\u0105 obu modeli\u00a0 (papierowego i elektronicznego) w jednostkach i\u00a0stopniowego rozszerzania si\u0119 „wp\u0142yw\u00f3w” EZD na kolejne obszary zada\u0144. Przepisy nakazuj\u0105 jednak, aby postawi\u0107 wyra\u017an\u0105 granic\u0119, kt\u00f3ry model w danej jednostce jest tym podstawowym, czyli tym domy\u015blnym, tym pierwszego wyboru, a kt\u00f3ry jest uzupe\u0142niaj\u0105cy. Podj\u0119cie decyzji w tym zakresie decyduje o obiegu dokumentacji w jednostce oraz jak b\u0119dziemy definiowa\u0107 tzw. „wyj\u0105tki”, bo s\u0105 to wyj\u0105tki od systemu podstawowego.<\/p>\n\n\n\n

Wyj\u0105tki dotycz\u0105 zada\u0144 realizowanych w podmiotach i przepisy pozwalaj\u0105 podj\u0105\u0107 decyzj\u0119, \u017ce zadanie A b\u0119dziemy procedowa\u0107 papierowo, czyli prowadzi\u0107 akta spraw i archiwizowa\u0107 teczki aktowe, a zadanie B \u2013 w EZD, czyli prowadzi\u0107 akta spraw i archiwizowa\u0107 je w systemie.<\/p>\n\n\n\n

Ka\u017cde jednak zadanie realizowane przez dan\u0105 jednostk\u0119 musi mie\u0107 swoje odzwierciedlenie w\u00a0jednolitym rzeczowym wykazie akt (JRWA), kt\u00f3ry jest jednym z trzech normatyw\u00f3w kancelaryjno-archiwalnych. JRWA s\u0142u\u017cy do klasyfikowania i kwalifikowania dokument\u00f3w, kt\u00f3ry podmiot wytworzy\u0142 lub otrzyma\u0142. Budowa JRWA jest skorelowana z zdaniami realizowanymi przez dan\u0105 jednostk\u0119, poprzez tzw. klasy JRWA, kt\u00f3re s\u0105 „numerycznym i has\u0142owym” okre\u015bleniem ka\u017cdego z\u00a0zada\u0144. Je\u017celi podmiot realizuje jakie\u015b zadanie, oznacza to, \u017ce b\u0119dzie w zwi\u0105zku z tym zdaniem powstawa\u0107 dokumentacja, kt\u00f3ra musi by\u0107 zaklasyfikowana i zakwalifikowana w oparciu o\u00a0JRWA, a\u00a0konkretnie przypisana temu zadaniu odpowiednia klasy JRWA. I w\u0142a\u015bnie na poziomie klasy JRWA definiujemy w jakim modelu (papierowym czy elektronicznym) prowadzona jest dokumentacja dotycz\u0105ca przypisanego klasie zdania.<\/p>\n\n\n\n

Przyk\u0142adowym zadaniem, kt\u00f3re realizuje ka\u017cdy podmiot publiczny jest udzielanie informacji publicznej. To zadanie jest wskazane w JRWA poprzez odpowiedni\u0105 klas\u0119, z regu\u0142y o ha\u015ble „Udost\u0119pnienie informacji publicznej”. Dokumentacja powstaj\u0105ca w zwi\u0105zku z realizacj\u0105 tego zadania mo\u017ce zatem by\u0107 prowadzona w systemie tradycyjnym lub EZD i o tym decyduje kierownik jednostki. Je\u017celi wska\u017ce on system tradycyjny jako podstawowy, a zarazem zdecyduje, \u017ce klasa dotycz\u0105ca informacji publicznej b\u0119dzie prowadzona w EZD \u2013 to staje si\u0119 ona w\u0142a\u015bnie tzw. „wyj\u0105tkiem”.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Co warto podkre\u015bli\u0107, podj\u0119ta decyzja o sposobie realizacji konkretnego zadania (klasy JRWA) dotyczy wszystkich spraw dotycz\u0105cych tego zadania. Czyli, na przyk\u0142ad, otrzymuj\u0105c wniosek o\u00a0udost\u0119pnienie informacji publicznej papierowo \u2013 nie mo\u017cemy za\u0142o\u017cy\u0107 sprawy i prowadzi\u0107 j\u0105 papierowo, skoro okre\u015blili\u015bmy, \u017ce ta klasa jest prowadzona w EZD. Spos\u00f3b prowadzenia dokumentacji danej sprawy\/zadania w podmiocie nie jest tu zale\u017cny ani determinowany sposobem komunikacji z\u00a0klientem (papierowym\/elektronicznym).<\/p>\n\n\n\n

Niezale\u017cnie zatem od przyj\u0119tego systemu podstawowego, to na poziomie klas JRWA definiujemy dla ka\u017cdej kategorii spraw\/zda\u0144 spos\u00f3b procedowania akt spraw i ich archiwizacji. System podstawowy jest dla nas punktem odniesienia, bo na jego podstawie nale\u017cy w odr\u0119bnym zarz\u0105dzeniu wewn\u0119trznym wskaza\u0107 klasy JRWA, kt\u00f3re b\u0119d\u0105 prowadzone w\u00a0innym systemie\/modelu czyli w\u0142a\u015bnie te tzw. \u201ewyj\u0105tki\u201d.<\/p>\n\n\n\n

Najcz\u0119\u015bciej podmioty publiczne decyduj\u0105 si\u0119 na ewolucyjne podej\u015bcie do wprowadzania EZD \u2013 czyli pozostawiaj\u0105 system\/model tradycyjny jako podstawowy i stopniowo zwi\u0119kszaj\u0105 liczb\u0119 \u201ewyj\u0105tk\u00f3w\u201d w EZD, a\u017c do momentu kiedy s\u0105 gotowe zmieni\u0107 system podstawowy na EZD.<\/p>\n\n\n\n

O ile ten proces nie trwa zbyt d\u0142ugo, takie rozwi\u0105zanie pozwala skutecznie zaadoptowa\u0107 EZD w\u00a0organizacji oraz zrozumie\u0107 jego ide\u0119 i zasady przez pracownik\u00f3w.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Maj\u0105c system klasy EZD i regulacje dotycz\u0105ce stosowania EZD w normatywach kancelaryjno-archiwalnych kolejnym krokiem na drodze wprowadzenia EZD jest okre\u015blenie zakresu jego wykorzystania w danej jednostce. Wi\u0105\u017c\u0105 si\u0119 z tym […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-4904","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4904","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4904"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4904\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4907,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4904\/revisions\/4907"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4904"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4904"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4904"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}