{"id":4862,"date":"2024-06-24T08:28:47","date_gmt":"2024-06-24T06:28:47","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=4862"},"modified":"2024-06-24T08:28:47","modified_gmt":"2024-06-24T06:28:47","slug":"wprowadzenie-ezd-normatywy-kancelaryjno-archiwalne","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/06\/24\/wprowadzenie-ezd-normatywy-kancelaryjno-archiwalne\/","title":{"rendered":"Wprowadzenie EZD \u2013 normatywy kancelaryjno-archiwalne"},"content":{"rendered":"\n

Jak pisa\u0142em tydzie\u0144 temu<\/a> instalacja systemu klasy EZD i jego \u201eprzeklikiwanie\u201d przez pracownik\u00f3w to za ma\u0142o, aby mo\u017cna by\u0142o powiedzie\u0107, \u017ce wdro\u017cono EZD w organizacji. Do skutecznego wprowadzenia EZD konieczne s\u0105 te\u017c zmiany prawne, organizacyjne i procesowe wewn\u0105trz instytucji.<\/p>\n\n\n\n

Aby m\u00f3c wej\u015b\u0107 w „tryb EZD” trzeba przede wszystkim mie\u0107 podstaw\u0119 w przepisach, czyli odpowiednie zapisy w instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej opisuj\u0105cych zarz\u0105dzanie dokumentacj\u0105 i wykonywanie czynno\u015bci kancelaryjnych w EZD w danej jednostce. Niestety zdarza si\u0119, \u017ce kierownictwo urz\u0119d\u00f3w nie jest tego \u015bwiadome i maj\u0105c system klasy EZD zaczyna dzia\u0142a\u0107 w nim „elektronicznie” nie maj\u0105c ku temu podstaw w przepisach.<\/p>\n\n\n\n

Zgodnie z tzw. ustaw\u0105 archiwaln\u0105<\/a> s\u0105 dwa mo\u017cliwe sposoby „procedowania\u201d dokumentacji w jednostkach: papierowy \u2013 tzw. system tradycyjny i elektroniczny – w\u0142a\u015bnie EZD.<\/p>\n\n\n\n

Na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiw\u00f3w Pa\u0144stwowych<\/a> dost\u0119pna jest przyk\u0142adowa instrukcja kancelaryjna przygotowana pod EZD. Cho\u0107 jest ju\u017c troch\u0119 leciwa i wymaga uaktualnienia, mo\u017ce stanowi\u0107 podstaw\u0119 do przygotowania w\u0142asnych regulacji dla EZD. Osobi\u015bcie uwa\u017cam, \u017ce dla mniejszych instytucji (np. jednostek organizacyjnych JST) to jednostki nadrz\u0119dne powinny wzi\u0105\u0107 na siebie proces opracowania normatyw\u00f3w kancelaryjnych – w ma\u0142ych organizacjach z regu\u0142y brak do tego wystarczaj\u0105cego know-how<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

Domy\u015blnym sposobem (modelem) dzia\u0142ania w tym zakresie jest ten papierowy i jego zimna na „nowszy model”, czyli EZD, wymaga intencjonalnego i celowego dzia\u0142ania po stronie kierownictwa danej instytucji \u2013 przygotowania regulacji w tym zakresie w normatywach kancelaryjno-archiwalnych. To tam szukamy odpowiedzi na pytanie jak powinno wygl\u0105da\u0107 dzia\u0142anie w EZD i na czym ono polega, a nie w instrukcji pracy w systemie teleinformatycznym, kt\u00f3r\u0105 otrzymali\u015bmy od producenta!<\/p>\n\n\n\n

Polecam te\u017c aby wzorowa\u0107 si\u0119 na innych, bo dzi\u015b w Internecie mo\u017cemy znale\u017a\u0107 wiele instrukcji kancelaryjnych, zawieraj\u0105cych bardzo ciekawe zapisy w kontek\u015bcie realizacji EZD. Osobi\u015bcie zainteresowanych zach\u0119cam do zapoznania si\u0119 z rozwi\u0105zaniami Ministerstwa Finans\u00f3w czy wspomnianej NDAP.<\/p>\n\n\n\n

Zwi\u0105zane r\u0119ce w zakresie wprowadzenia w\u0142asnych normatyw\u00f3w kancelaryjnych maj\u0105 niestety jednostki samorz\u0105du terytorialnego i wojewodowie, bo tu obowi\u0105zuj\u0105ce s\u0105 normatywy wprowadzona rozporz\u0105dzeniem Prezesa Rady Ministr\u00f3w z 2011 r<\/a>. I cho\u0107 daje ono podstawy do realizacji EZD to wymaga zmian i \u015brodowiska samorz\u0105dowe od wielu lat zg\u0142aszaj\u0105 potrzeb\u0119 modyfikacji tego aktu prawnego, g\u0142\u00f3wnie ze wzgl\u0119du na EZD w\u0142a\u015bnie. Jak na razie jest to niestety g\u0142os wo\u0142aj\u0105cego na puszcz\u0119\u2026<\/p>\n\n\n\n

Warto te\u017c mie\u0107 na uwadze, \u017ce przygotowane instrukcje musz\u0105 te\u017c zosta\u0107 uzgodnione z w\u0142a\u015bciwymi archiwami pa\u0144stwowymi, a to z regu\u0142y troch\u0119 trwa, wi\u0119c nale\u017cy o tym pami\u0119ta\u0107 zawczasu my\u015bl\u0105c o wprowadzeniu EZD.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci na LinkedIn<\/a>, gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Jak pisa\u0142em tydzie\u0144 temu instalacja systemu klasy EZD i jego \u201eprzeklikiwanie\u201d przez pracownik\u00f3w to za ma\u0142o, aby mo\u017cna by\u0142o powiedzie\u0107, \u017ce wdro\u017cono EZD w organizacji. Do skutecznego wprowadzenia EZD konieczne […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-4862","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4862","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4862"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4862\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4864,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4862\/revisions\/4864"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4862"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4862"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4862"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}