{"id":4791,"date":"2024-06-10T08:00:20","date_gmt":"2024-06-10T06:00:20","guid":{"rendered":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/?p=4791"},"modified":"2024-06-10T08:00:20","modified_gmt":"2024-06-10T06:00:20","slug":"wyjscie-z-papierowego-matrixa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/2024\/06\/10\/wyjscie-z-papierowego-matrixa\/","title":{"rendered":"Wyj\u015bcie z \u201epapierowego matrixa\u201d"},"content":{"rendered":"\n

Polsk\u0105 administracj\u0119 czeka w najbli\u017cszym czasie cyfrowa transformacja. Ma ona zar\u00f3wno wymiar zewn\u0119trzny, zwi\u0105zany z elektroniczn\u0105 komunikacj\u0105 z klientami (dor\u0119czenia elektroniczne, KSEF, e-us\u0142ugi), jak i nie mniej wa\u017cny wymiar wewn\u0119trzny, zwi\u0105zany z przej\u015bciem na elektroniczn\u0105 realizacj\u0119 proces\u00f3w wewn\u0105trz instytucji, czyli przede wszystkim na elektroniczne akta spraw.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Kierunek odchodzenia od papieru i zast\u0119powania go rozwi\u0105zaniami cyfrowymi jest dzisiaj oczywisty, ale realizacja idzie bardzo powoli. Ci\u0105g\u0142e odraczanie e-Dor\u0119cze\u0144 i KSEF s\u0105 tutaj widoczn\u0105 egzemplifikacj\u0105 tego faktu, niemniej jednak, wed\u0142ug mnie, g\u0142\u00f3wna przyczyna tych \u201eop\u00f3\u017anie\u0144\u201d le\u017cy w\u0142a\u015bnie w wymiarze wewn\u0119trznym. Je\u017celi pracownicy instytucji publicznych wewn\u0105trz organizacji nie my\u015bl\u0105 i nie dzia\u0142aj\u0105 cyfrowo, to trudniej przej\u015b\u0107 na cyfryzacj\u0119 tak\u017ce w kontaktach zewn\u0119trznych. Na dzie\u0144 dzisiejszy wci\u0105\u017c jest jeszcze za wiele instytucji tkwi\u0105cych w \u201epapierowym matrixie\u201d, kt\u00f3re maj\u0105c do wyboru dwie pigu\u0142ki: niebiesk\u0105, oznaczaj\u0105c\u0105 status quo i czerwon\u0105, oznaczaj\u0105c\u0105 innowacj\u0119 \u2013 z ro\u017cnych przyczyn wybieraj\u0105 t\u0105 pierwsz\u0105. Te, kt\u00f3re wybra\u0142y drug\u0105 i podj\u0119\u0142y wyzwanie cyfryzacji \u0142atwiej adoptuj\u0105 si\u0119 do nowej rzeczywisto\u015bci i b\u0119d\u0105 beneficjentami transformacji.<\/p>\n\n\n

\n
\"\"<\/figure><\/div>\n\n\n

Co jest zatem t\u0105 czerwon\u0105 pigu\u0142k\u0105? Co trzeba zrobi\u0107, aby odej\u015b\u0107 od papieru w wymiarze wewn\u0119trznym? Tym czym\u015b jest elektroniczne zarz\u0105dzanie dokumentacj\u0105, czyli \u201es\u0142ynne\u201d EZD. Pracuj\u0105c w EZD pracownicy zaczynaj\u0105 \u201emy\u015ble\u0107 i dzia\u0142a\u0107 cyfrowo\u201d, co w dzisiejszym \u015bwiecie ma kluczowe znaczenie. Istotn\u0105 rol\u0119 EZD w procesie transformacji administracji dostrzega Ministerstwo Cyfryzacji, kt\u00f3re planuje wprowadzi\u0107 obowi\u0105zek posiadania system\u00f3w klasy EZD w podmiotach publicznych do 1 stycznia 2028 r.<\/a> Tylko synergia cyfrowo\u015bci w wymiarze wewn\u0119trznym i zewn\u0119trznym mo\u017ce wyprowadzi\u0107 ca\u0142\u0105 administracj\u0119 z \u201epapierowego\u201d matrixa.<\/p>\n\n\n\n

Problem \u201eiluzji\u201d cyfrowo\u015bci<\/h2>\n\n\n\n

Samo wdro\u017cenie systemu teleinformatycznego klasy EZD nie oznacza jeszcze, \u017ce dzia\u0142amy w EZD. Bo EZD to przede wszystkim wdro\u017cenie organizacyjne \u2013 wprowadzenie nowego sposobu realizacji proces\u00f3w i zarz\u0105dzania dokumentacj\u0105 wewn\u0105trz instytucji; ju\u017c nie papierowego, lecz elektronicznego. I to wdro\u017cenie z regu\u0142y jest najwi\u0119kszym wyzwaniem dla instytucji publicznych!<\/p>\n\n\n\n

Jak pokazywa\u0142 raport Cyfryzacja urz\u0119d\u00f3w miast<\/a> z 2022 roku, spo\u015br\u00f3d urz\u0119d\u00f3w miast posiadaj\u0105cych systemy klasy EZD jedynie w ok. 29% EZD by\u0142o podstawowym sposobem dokumentowania spraw! Tak\u017ce zdecydowana wi\u0119kszo\u015b\u0107 urz\u0119d\u00f3w wci\u0105\u017c \u201etrzyma si\u0119\u201d w znacznej mierze papieru mimo tego, \u017ce posiada narz\u0119dzie by to zmieni\u0107. Parafrazuj\u0105c s\u0142owa s\u0142ynnych piosenek, czasami to ten drugi krok bywa trudniejszy, a samo posiadanie systemu wcale nie musi by\u0107 lekiem na ca\u0142e (papierowe) z\u0142o. Warto bowiem mie\u0107 na uwadze, \u017ce wdro\u017cenie EZD to nie jest zagadnienie stricte informatyczne i aby zako\u0144czy\u0142o si\u0119 sukcesem nie mo\u017ce opiera\u0107 si\u0119 g\u0142\u00f3wnie na s\u0142u\u017cbach informatycznych.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Dla wielu urz\u0119dnik\u00f3w ju\u017c sam fakt pracy w systemie teleinformatycznym, w kt\u00f3rym mog\u0105 dekretowa\u0107, akceptowa\u0107 czy podpisywa\u0107 i wysy\u0142a\u0107 elektronicznie dokumenty jest prac\u0105 w EZD. Nie zawsze tak jest i to warto sobie to uzmys\u0142owi\u0107. Cz\u0119sto bowiem i tak finalnie musz\u0105 \u201epowieli\u0107\u201d te czynno\u015bci na papierze. Innym przyk\u0142adem dezorientacji cz\u0119\u015bci pracownik\u00f3w w obszarze e-administracji jest przyk\u0142ad skan\u00f3w. Nagminna praktyka komunikacji poprzez skany czyli elektroniczne \u201esubstytuty\u201d papieru pokazuje to, \u017ce nawet pr\u00f3buj\u0105c realizowa\u0107 pewne czynno\u015bci elektronicznie, mentalnie cz\u0119sto dalej tkwimy w papierze. Oba przyk\u0142ady dobrze pokazuj\u0105, \u017ce tym samym mamy do czynienia z iluzj\u0105 cyfrowo\u015bci bo zatrzymujemy si\u0119 w p\u00f3\u0142 drogi do celu. Dzia\u0142aj\u0105c po cz\u0119\u015bci elektronicznie nie eliminujemy do ko\u0144ca \u201emy\u015blenia papierowego\u201d!<\/p>\n\n\n\n

Droga do tego aby takich \u201enieporozumie\u0144\u201d by\u0142o mniej, a e-administracja si\u0119 rozwija\u0142a, w mojej ocenie, prowadzi poprzez upowszechnienie EZD i wiedzy na czym ono polega.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

Nazywam si\u0119 Karol Ciecho\u0144ski<\/a> i od blisko 10 lat uczestnicz\u0119 w procesie wdra\u017cania i rozwijania EZD w Urz\u0119dzie Miasta Lublin, aktualnie na stanowisku g\u0142\u00f3wnego specjalisty ds. e-administracji. Prowadz\u0119 tak\u017ce szkolenia z tego obszaru (EZD, e-Dor\u0119czenia, ePUAP, podpisy elektroniczne, e-us\u0142ugi, przepisy kancelaryjno-archiwalne). W ci\u0105gu kilku najbli\u017cszych tygodni chcia\u0142bym si\u0119 z Pa\u0144stwem podzieli\u0107 swoj\u0105 wiedz\u0105 i do\u015bwiadczeniem w tym obszarze na \u0142amach strony internetowej Sprawnego Pa\u0144stwa. Osoby zainteresowane zapraszam do dyskusji i wymiany do\u015bwiadcze\u0144. Zach\u0119cam r\u00f3wnie\u017c do \u015bledzenia mojej aktywno\u015bci na Linkedin , gdzie zabieram g\u0142os w sprawach dotycz\u0105cych e-administracji.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Polsk\u0105 administracj\u0119 czeka w najbli\u017cszym czasie cyfrowa transformacja. Ma ona zar\u00f3wno wymiar zewn\u0119trzny, zwi\u0105zany z elektroniczn\u0105 komunikacj\u0105 z klientami (dor\u0119czenia elektroniczne, KSEF, e-us\u0142ugi), jak i nie mniej wa\u017cny wymiar wewn\u0119trzny, […]<\/p>\n","protected":false},"author":3,"featured_media":4769,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[46,31],"tags":[98,96],"class_list":["post-4791","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","category-aktualnosci","category-dobre-praktyki","tag-e-administracja","tag-ezd"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4791","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=4791"}],"version-history":[{"count":2,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4791\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":4795,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4791\/revisions\/4795"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/4769"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=4791"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=4791"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/sprawnepanstwo.pl\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=4791"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}